Relaties

Relaties. Dat is wel een heel rekbaar begrip, niet? Toch dekt het de lading perfect. Die rekbaarheid was nodig. Het zit als volgt:

Relaties zijn alle contacten die jij hebt gelegd, van leveranciers tot webwinkelklanten en alles ertussenin. Elke organisatie of persoon die jouw organisatie op een of andere manier kent is een relatie. En dáár zit de kracht nu juist, let op:

In Daxto gaan we er niet vanuit dat iemand óf een klant is, óf een leverancier. En ook niet dat een particulier alleen voor zichzelf bestelt, of een bedrijf gezichtloos is zonder mensen erachter. In Daxto kun je relaties inrichten zoals de wereld echt werkt: op alle manieren.

Particulier, organisatie, klant, leverancier of allemaal?

In Daxto zijn relaties in twee hoofdgroepen onderverdeeld: mensen en bedrijven. Formeler heet dat natuurlijke personen en rechtspersonen. Rechtspersonen zijn geen mensen. Dat zijn bedrijven. Afijn, dat is stof voor een saai economie college. Dat slaan we even over.

Waar het om gaat is dat je zowel mensen als bedrijven in kunt voeren als relatie. Daarna kun je aangeven dat bepaalde mensen bij bepaalde bedrijven werken. Maar niet alleen één bedrijf, ook meerdere bedrijven. Je kunt ze vervolgens als particulier iets verkopen, of als medewerker van een organisatie. Het kan alle kanten op.

Dit klinkt vast veel verwarrender dan nodig is. Maar laten we het nog lastiger maken, waarom niet. Als je een persoon invoert als relatie, en je geeft aan dat deze ook werkzaam is bij een bedrijf, dan kun je voor die persoon als medewerker van dat bedrijf gegevens invoeren. Ja, het wordt tijd voor een voorbeeld.

Hallo Bart

Vaak nemen we als voorbeeld Bart. Bart is fictief, maar dat moet je Bart niet vertellen. We gaan Bart invoeren als relatie, en wel als particulier:

Maar laten we zeggen dat Bart op maandagen ook badmeester is in het lokale zwembad genaamd 'Snorkel'. En op dinsdag helpt hij in het in het café 'Gezellig'. En zowel Bart, het zwembad en het café zijn klant van jou. Ze kopen allemaal jouw geweldige producten.

Je voert dan Bart in als particulier. Vervolgens 'Snorkel' en 'Gezellig' als organisatie. Daarna ga je terug naar Bart, en geef je aan dat Bart werkt bij zowel 'Snorkel' als 'Gezellig'. Als je Bart als persoon bekijkt in je relaties, dan zul je zien dat er ook vermeld wordt waar Bart werkt. In dit geval dus beide organisaties, 'Snorkel' en 'Gezellig'. Ook zie je als je die bedrijven opzoekt in je administratie, dat Bart een werknemer is bij beide organisaties.

Je belt Bart normaal op 06-12345678 zoals net je las. Dat is zijn eigen mobiele telefoon. Maar als Bart als badmeester aan het werk is, dan kun je hem bellen via het nummer van het zwembad. Laten we zeggen 0123-45678. Dit nummer vul je dan in voor Bart als werknemer voor 'Snorkel'.

En als Bart bij café 'Gezellig' het e-mailadres 'bart@gezellig.nl' heeft, dan kan dit ingevuld worden als e-mailadres voor Bart als werknemer bij café 'Gezellig'. Terwijl Bart als individu natuurlijk bereikbaar blijft per e-mail via bart@bartjes.nl zoals opgegeven voor hem als particulier.

Bart is creatief

Maar stel Bart is handig met kwasten, hij maakt prachtige schilderijen. En zijn laatste werk is precies wat jij zoekt voor de entree van je kantoorpand. Dan wordt Bart ook ineens leverancier, en dat is helemaal prima. Bart heeft een eenmanszaak opgericht genaamd 'B-Art' en stuurt jou een factuur nadat het schilderij bij je opgehangen is. Nu kun je 'B-Art' toevoegen als organisatie, en aangeven dat Bart er werkt. In de functie 'eigenaar', met zijn eigen e-mailadres en telefoonnummer van de zaak.

Leverancier en klant tegelijk

Maar daar stopt het niet. Nu draaien de rollen om. Bart van 'B-Art' wil iets van jou kopen, als ondernemer. En dus wordt 'B-Art' zowel een leverancier als een klant, daar hoef je niets voor te doen. 'B-Art' was al een relatie, en je kunt nu een verkoopfactuur maken en versturen aan diezelfde relatie. Zo flexibel werkt het.

Relatie vóór facturatie

Aan relaties, zowel personen als bedrijven, kun je verschillende gegevens koppelen. En dus ook aan de combinatie van personen met bedrijven, afzonderlijk. Het is altijd wijs om dit te zien als het begin van alles in je administratie. Je voert eerst de relatie in, hoe het ook in elkaar steekt, en daarna maak je de facturen. Zo voorkom je dat je tijdens het maken van een factuur een stapje terug moet doen, en alsnog eerst de relaties moet ingeven. Zonder de relatie kun je de ontvanger van je factuur niet instellen natuurlijk.