Voordat je je gaat bezighouden met het maken of verwerken van facturen, is het handig als je van tevoren zorgt dat je alle voor jou relevante relaties hebt ingevoerd in Daxto. Zo kun je namelijk later heel gemakkelijk de ontvanger of de afzender van de factuur invullen, doordat alle personen en organisaties in een lijstje staan waar jij alleen nog maar op hoeft te klikken. Hierdoor heb je deze gegevens altijd bij de hand en hoef je niet telkens terug naar de relaties om de gegevens van de desbetreffende persoon of organisatie op te zoeken.
Hoe voeg ik organisaties toe in Daxto?
In dit artikel gaan we je stap voor stap helpen met het toevoegen van organisaties in Daxto. Als je wilt weten hoe je personen toe kunt voegen, klik dan hier.
Ga om te beginnen als je bent ingelogd naar Menu → Relaties → Organisaties. Klik als je hier bent aangekomen op de knop Voeg een nieuwe organisatie toe.
Voeg een organisatie toe
Op deze pagina zie je een aantal velden die je kunt gaan invullen. Naast sommige velden staat een waar je met je muis cursor op kunt leunen voor extra hulp, mocht je dat nodig hebben.
Helemaal onderaan zie je een checkbox die je kunt aan- of uitvinken, genaamd 'Autopiloot'. Door deze checkbox aan te vinken kun je je Daxto-assistent automatisch betalings- of factuurherinneringen laten sturen.
Klik als je alles hebt ingevuld op Opslaan. Je komt daarna automatisch op een nieuwe pagina waar je een overzicht ziet. Hier zie je alle gegevens terug die je zojuist hebt ingevuld, maar kun je ook nog meer gegevens toevoegen. Om dit te doen klik je op de knop Gegeven toevoegen. Je krijgt dan een aantal opties om uit te kiezen: adres, KvK-nummer, e-mailadres, telefoon, voorkeurstaal, sociale media, BTW-nummer en website. We zullen ze hieronder even apart behandelen.
Adres- Label (optioneel): Hier kun je iets invullen als je bijvoorbeeld wat extra informatie wilt toevoegen aan het adres om iets voor jezelf te verduidelijken. Dit is informatie die alleen jij ziet.
- Type: je hebt hier vier keuzemogelijkheden: factuuradres, postadres, algemeen adres of verzendadres. Als er meerdere soorten adressen zijn dan kun je op deze manier meer dan één adres toevoegen, bijvoorbeeld een postadres en een factuuradres.
- Adres: vul hier, afhankelijk van welk type je hebt gekozen, een adres in inclusief het huisnummer.
- Woonplaats: vul hier alleen de woonplaats in.
- Provincie: deze mag leeggelaten worden. In het geval van een buitenlands adres kun je hier bijvoorbeeld de (deel)staat, prefectuur, graafschap of het kanton invullen.
- Postcode: vul hier alleen de postcode in, zonder de woonplaats. Bijvoorbeeld 1234 AB.
- Land: hier staat het land dat je bij de instellingen ( Menu → Omgeving → Instellingen) hebt gekozen als standaardland voor relaties. Hiermee maak je het voor jezelf gemakkelijk als je klanten voornamelijk uit één land komen, bijvoorbeeld Nederland.
- Primair: vink deze checkbox aan als je meerdere adressen hebt ingevuld bij deze organisatie, en wilt dat dit adres de voorkeur heeft om gebruikt te worden voor deze organisatie. Er kan dus ook maar één adres primair zijn.
- KvK-nummer: vul hier het KvK-nummer in van de organisatie.
- E-mailadres: vul hier het e-mailadres van de organisatie in.
- Label: hier kun je iets invullen als een bedrijf bijvoorbeeld meerdere e-mailadressen gebruikt of als je wat meer informatie wilt toevoegen ter verduidelijking voor jezelf. Deze informatie is alleen voor jou te zien.
- Primair: vink deze checkbox aan als dit e-mailadres de voorkeur heeft om gebruikt te worden voor deze organisatie.
- Administratief: vink deze checkbox aan als dit e-mailadres de voorkeur heeft in het geval van administratieve taken, bijvoorbeeld het e-mailadres waar je facturen naar verstuurt.
- Telefoon: vul hier het telefoonnummer in.
- Label: hier kun je iets invullen als een bedrijf bijvoorbeeld meerdere telefoonnummers gebruikt of als je wat meer informatie wilt toevoegen ter verduidelijking voor jezelf. Deze informatie is alleen voor jou te zien.
- Primair: vink deze checkbox aan als dit telefoonnummer de voorkeur heeft om gebruikt te worden voor deze organisatie.
- Administratief: vink deze checkbox aan als dit telefoonnummer de voorkeur heeft in het geval van administratieve taken.
- Voorkeurstaal: kies hier de taal die de voorkeur heeft voor deze organisatie. De facturen en e-mails die naar deze klant worden verstuurt zullen ook deze taal gebruiken.
- Sociale media: het adres van de desbetreffende sociale media.
- Label: hier kun je iets invullen als een bedrijf bijvoorbeeld meerdere soorten social media gebruikt of als je wat meer informatie wilt toevoegen ter verduidelijking voor jezelf. Deze informatie is alleen voor jou te zien.
- Primair: vink deze checkbox aan als dit social media adres de voorkeur heeft om gebruikt te worden voor deze organisatie.
- Administratief: vink deze checkbox aan als dit social media adres de voorkeur heeft in het geval van administratieve taken.
- BTW-nummer: vul hier het BTW-nummer in van de organisatie.
- Label: hier kun je iets invullen als je wat meer informatie wilt toevoegen ter verduidelijking voor jezelf. Deze informatie is alleen voor jou te zien.
- Website: vul hier de website in van de organisatie, bijvoorbeeld B-Art.nl
- Label: hier kun je iets invullen als een bedrijf bijvoorbeeld meerdere websites heeft of als je wat meer informatie wilt toevoegen ter verduidelijking voor jezelf. Deze informatie is alleen voor jou te zien.
- Primair: vink deze checkbox aan als deze website de voorkeur heeft om gebruikt te worden voor deze organisatie.
- Administratief: vink deze checkbox aan als deze website de voorkeur heeft in het geval van administratieve taken.
Notities betreffende organisatie
Iedereen kent wel de gekleurde notitieblaadjes met de plakstrip die je bijvoorbeeld kunt gebruiken om iets op te schrijven wat je niet mag vergeten of om je kantoorruimte mee te behangen. In Daxto kun je ook notities maken, maar dan digitaal. Handig, want deze raak je niet kwijt doordat de plakstrip het heeft begeven.
Om een notitie toe te voegen klik je op de knop Maak een nieuwe notitie. Je komt dan op een nieuwe pagina waar je een aantal opties kunt kiezen en de notitie kunt invullen.
- Notitie prioriteit: je kunt hier kiezen uit vier prioriteiten: laag, gemiddeld, hoog of top. Dit is vooral om voor jezelf te verduidelijken hoe belangrijk de notitie is.
- Gerelateerde persoon: je kunt hier een persoon uit een lijstje kiezen. In deze lijst zie je alle personen die je hebt eerder hebt toegevoegd.
- Geschreven op: de datum en tijd staan automatisch op het moment waarop je de notitie begon aan te maken. Je kunt deze veranderen naar een datum en tijd naar keuze.
- Notitie: vul hier de notitie in.
Nadat je hebt opgeslagen zie je de notitie terug in het overzicht van de organisatie. Je kunt de notitie altijd nog aanpassen of verwijderen als je wilt.
Verkoopfacturen voor organisatie
Als je al verkoopfacturen hebt gemaakt voor deze organisatie, dan zie je deze hier allemaal netjes bij elkaar staan. Je kunt hier ook meteen heel handig een nieuwe verkoopfactuur maken, zo staat hij meteen op naam van de juiste organisatie. Klik hiervoor op de knop Maak een nieuwe verkoopfactuur.
Inkoopfacturen van organisatie
Als je al inkoopfacturen hebt ontvangen van deze organisatie, dan zie je deze hier allemaal netjes bij elkaar staan. Je kunt hier ook meteen heel handig een nieuwe inkoopfactuur boeken, zo staat hij meteen op naam van de juiste organisatie. Klik hiervoor op de knop Boek een nieuwe inkoopfactuur.
Financiële rekeningen van organisatie
Voeg hier een financiële rekeningen toe voor deze organisatie door op de knop Maak een nieuwe financiële rekening te klikken. Je komt dan op een nieuwe pagina waar je alle benodigde gegevens kunt invullen.
Personen bij organisatie
Wanneer je één of meerdere personen hebt toegevoegd en 'Persoon werkt bij' hebt ingevuld, dan zie je deze persoon/personen hier terug.