Instellingen

Als je in Daxto aan de slag gaat dan wil je ongetwijfeld wat instellingen aanpassen zodat je omgeving zo is ingericht als jij het wilt. In dit artikel lees je wat je allemaal kunt instellen en hoe je dat doet.

Zorg dat je bent ingelogd in je omgeving en ga dan via het Menu naar Omgeving → Instellingen. Je bent nu aangekomen bij de algemene instellingen. Hier kun je een aantal instellingen gaan aanpassen voor onder andere facturen en BTW.

Algemeen

Onder dit kopje kun je de rechtsvorm van je onderneming gaan instellen en daaronder vul je de datum van oprichting in. Als laatste zie je de boekslotdatum. Om deze goed in te stellen is het aan te raden om even dit help-artikel door te lezen.

Relaties

Standaard voorkeurstaal, voor relaties

Stel je klanten komen voornamelijk uit een Engelstalig land, dan kies je hier voor Engels. Je klanten krijgen zo alle e-mails en documenten die je naar ze verstuurt in het Engels. Als je een nieuwe persoon of organisatie gaat toevoegen kun je deze voorkeurstaal per persoon of organisatie aanpassen als voor hen niet de standaard voorkeurstaal van toepassing is.

Standaardland, voor relaties

Net als bij de voorkeurstaal stel je hier bij voorkeur het land in waar de meerderheid van je relaties vandaan komt. Ook dit kun je per relatie aanpassen.

Facturen

Factuurnummerformaat

{number} zorgt ervoor dat het factuurnummer zich automatisch ophoogt. Dit nummer bestaat standaard uit vier cijfers en wordt vanzelf langer als alle cijfercombinaties gebruikt zijn zodat er netjes verder wordt geteld.

Laatst gebruikte factuurnummer

Dit getal hoogt zich automatisch elke keer op als je een verkoopfactuur maakt en de status van de factuur op 'Gereed' zet. Je hoeft zo dus niet zelf bij te houden welk factuurnummer je als laatste hebt gebruikt.

Standaard betalingstermijn, voor verkoopfacturen

Je kunt hier een getal naar keuze invullen. Dit getal zie je terug bij het maken van een verkoopfactuur en kun je per factuur altijd nog aanpassen in het geval dat er voor die specifieke factuur een andere betalingstermijn geldt.

Standaard verkoopfactuur PDF sjabloon

Het sjabloon voor deze PDF kun je zo aanpassen dat het uiterlijk ervan aansluit bij jouw huisstijl. We leggen later in dit artikel uit hoe je dat doet.

Standaardcategorie, voor inkoopfactuur items

Je kunt hier kiezen voor een van de bestaande categorieën, of je kunt zelf een nieuwe categorie aanmaken. Hoe dat werkt leggen we je later uit. De categorie die je hier kiest is de categorie die je standaard ziet bij elke factuurregel die je toevoegt voor de inkoopfactuur.

Standaardcategorie, voor verkoopfactuur items

Hiervoor geldt hetzelfde als voor de inkoopfacturen, je kunt een van de bestaande categorieën kiezen of er zelf een aanmaken. Ook zie je bij elke factuurregel die je toevoegt deze categorie terug.

Standaard financiële rekening op verkoopfacturen

Bij het registreren van je Daxto-account heb je een aantal gegevens ingevuld waaronder een financiële rekening. De rekening die je toen hebt ingevuld ze je nu hier terug. Als je meerdere financiële rekeningen hebt dan kun je deze toevoegen door naar Menu → Boekhouding → Financiële rekeningen te gaan. Je kunt daarna een van deze rekeningen als standaard aanmerken als deze de voorkeur heeft boven de rekening die je hebt ingevuld bij het registreren van je account.

Standaard verkoopfactuur e-mail sjabloon

Net als bij de PDF kun je het sjabloon zo aanpassen dat het uiterlijk van de e-mail aansluit bij jouw huisstijl.

BTW

BTW-aangifte interval

Je hebt hier de keuze uit vier opties: elke maand, elk kwartaal, elk jaar of nooit. Voor de meeste ondernemers geldt dat er per kwartaal aangifte moet worden gedaan. Je kunt de Belastingdienst verzoeken om maand- of jaaraangifte te doen, daarvoor moet je wel voldoen aan een aantal voorwaarden.

Standaard belastingmodus, voor verkoopfacturen

Er zijn hier twee keuzemogelijkheden, je kunt ervoor kiezen dat prijzen worden ingevoerd exclusief BTW of inclusief BTW. De keuze die je hier maakt zorgt ervoor dat je, zolang er tenminste niks verandert of er geen uitzondering is, je altijd de goede belastingmodus gebruikt op je verkoopfacturen.

Standaard belastingmodus, voor inkoopfacturen

Net als bij de verkoopfacturen heb je hier twee keuzemogelijkheden: voer prijzen in exclusief BTW of inclusief BTW. Als de prijzen op je inkoopfacturen voornamelijk exclusief BTW zijn is het bijvoorbeeld handig om deze optie als standaard te kiezen.

Standaard belastinggroep, voor inkoopfacturen

Kies hier de belastinggroep die het vaakst voorkomt op je inkoopfacturen, zo staan je factuurregels in de meeste gevallen meteen op de juiste groep.

Standaard belastinggroep, voor verkoopfacturen

Hiervoor geldt hetzelfde als voor de inkoopfacturen; kies bij voorkeur de belastinggroep die voor de meeste factuurregels van toepassing is.

Autopiloot

Autopiloot activiteit

Je hebt hier de keuze uit twee opties: gepauzeerd of actief. Als je kiest voor actief dan zal de autopiloot automatisch factuur- en/of betalingsherinneringen versturen. Wil je het een poosje niet, dan kun je ervoor kiezen om het te pauzeren. Meer informatie over de autopiloot lees je hier.

Autopiloot factuurherinneringen

Als je wilt kun je de autopiloot 7 dagen vóór de vervaldatum van de verkoopfactuur een factuurherinnering laten sturen. Let op: dit is dus geen betalingsherinnering aangezien de vervaldatum van de factuur nog niet is bereikt. De andere optie die je hier kunt kiezen is dat je de autopiloot pauzeert en hij dus geen factuurherinneringen verstuurt.

Autopiloot betaalherinneringen

Deze betalingsherinnering wordt 3, 7 en 11 dagen na de vervaldatum van de verkoopfactuur verstuurd. Als je dit niet wilt, of tijdelijk wilt uitschakelen, kies dan voor 'Gepauzeerd'.

We zijn nu aangekomen bij het einde van deze pagina. Als je alles hebt ingevuld, klik dan bovenin op de knop Opslaan. We kunnen nu verder naar de volgende instellingen-pagina. Je komt hier door te klikken op de knop Instellingen kiezen. Je ziet nu het volgende lijstje met instellingenpagina's:

• Algemeen (waar we nu zijn)
• Daxto-omgeving
• Sjablonen
• Categorieën
• Gebruikers
• Verificatie
• Integraties

Hieronder leggen we per pagina uit wat je er kunt instellen en hoe je dat doet.

Daxto-omgeving

Op deze pagina kun je allerlei instellingen voor je abonnement invoeren.

Jouw abonnement

Huidig abonnement

Je ziet hier alle gegevens die betrekking hebben op je abonnement: de editie en de opslag.

Upgraden of downgraden

Om je abonnement te up- of downgraden kun je hier de gewenste editie kiezen. Klik daarna alleen nog op Abonnementswijzigingen opslaan om je keuze te bevestigen.

Facturatie

Hier zie je een overzicht van alle voorgaande facturatiemomenten.

Omgeving wissen

Als je je omgeving wilt wissen dien je eerst ter bevestiging aan te vinken dat je begrijpt dat bij het wissen alle gegevens en bestanden direct worden verwijderd. Klik om te wissen op de knop Omgeving wissen.

Abonnement opzeggen

Ook als je je abonnement wilt opzeggen dien je eerst te bevestigen dat je begrijpt dat het opzeggen van je abonnement direct gebeurt en je ook meteen de toegang tot je omgeving verliest. Klik om je abonnement op te zeggen op de knop Abonnement opzeggen.

Sjablonen

Op deze pagina kun je een logo toevoegen, het uiterlijk en teksten van e-mails en het uiterlijk van de PDF voor verkoopfacturen aanpassen. Hoe je dat precies doet lees je in het help-artikel Het uiterlijk van verkoopfacturen aanpassen.

Categorieën

Voordat je nieuwe categorieën gaat toevoegen is het aan te raden om eerst even dit help-artikel door te lezen. Hierin leggen we uit waarom er categorieën worden gebruikt, welke er precies zijn en hoe je ze gebruikt. We gaan nu uitleggen hoe je nieuwe categorieën kunt toevoegen om voor jezelf de opbrengsten en kosten te verduidelijken.

Er zijn resultatencategorieën en balanscategorieën. De resultatencategorieën laten zien hoe je opbrengsten en kosten precies zijn verdeeld. Om een duidelijk inzicht te krijgen is het dus belangrijk dat je alles op de juiste categorie boekt. De balanscategorieën laten de bezittingen, de schulden en het vermogen van je onderneming zien vanaf een specifieke datum.

Categorieën toevoegen

Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe categorie toe te voegen. Let er op dat je van tevoren kiest of je een resulatencategorie of een balanscategorie gaat toevoegen door op een van de twee categorieën te klikken.

Resultatencategorie toevoegen

Je kunt nu een resultatentype gaan kiezen om te bepalen onder welk type je nieuwe categorie valt.

Als je het type hebt gekozen kun je de categorienaam in gaan vullen. Daarna kun je gaan kiezen of de categorie een subcategorie wordt van een ander, of dat deze op zichzelf staat. Om het tenslotte extra te verduidelijken, bijvoorbeeld voor je boekhouder of accountant, kun je ook de desbetreffende RGS-grootboekrekening toevoegen. Vergeet niet om als je alles heb ingevuld op de knop Opslaan te klikken.

Balanscategorie toevoegen

Net als bij de resultaten kies je hier om te beginnen een type. Voor meer uitleg over deze catgorieën is er dit help-artikel.

Vervolgens ga je ook hier de categorienaam invullen met eventueel de bijbehorende categorie en/of de RGS-grootboekrekening. Klik nu alleen nog op Opslaan nadat je alles hebt ingevuld en de categorie is klaar voor gebruik.

Ben je toch niet helemaal tevreden over de categorienaam, of heb je een foutje gemaakt tijdens het invullen? Dat geeft niks, je kunt het altijd nog aanpassen door in het overzicht op het te klikken om te bewerken. Je kunt geen categorieën verwijderen, de reden hiervoor is omdat de categorie in gebruik zou kunnen zijn.

Gebruikers

Je kunt als je dat wilt meerdere gebruikers toevoegen. Dit bijvoorbeeld omdat je een collega of boekhouder (tijdelijk) toegang wilt geven tot je Daxto-omgeving. Hieronder leggen we je uit hoe dat werkt.

Anderen uitnodigen om deel te nemen

Om iemand uit te nodigen kies je eerst voor welke rol je deze persoon wilt uitnodigen. Als de juiste rol er nog niet is dan kun je die zelf toevoegen, dit leggen we later uit. Vul als je de rol hebt gekozen het e-mailadres in van de persoon die je toegang wilt geven. De laatste stap is om op de knop Uitnodiging versturen te klikken. Hierna heeft iemand 48 uur de tijd om de uitnodiging te accepteren.

Verstuurde uitnodigingen

Alle uitnodigingen die je hebt verstuurd zie je terug in dit overzicht. Ook kun je zien wat de uitnodigingscode is, de rol en wanneer de uitnodiging verloopt.

Huidige gebruikers

In dit lijstje zie je alle gebruikers die toegang hebben tot jouw Daxto-omgeving, hun e-mailadres, wanneer hun laatste activiteit was en wat hun rol is.

Huidige rollen

Dit is de plek waar je nieuwe rollen kunt gaan toevoegen. Er zijn twee standaardrollen, deze kun je niet verwijderen en hun rechten kunnen niet gewijzigd worden. Je kunt wel de naam van de rol veranderen als je dat wilt. Klik op Toevoegen om een nieuwe rol toe te voegen.

Rol instellingen

Vul bij rol naam de naam in die je hebt gekozen voor de nieuwe rol die je wilt gaan toevoegen. Vervolgens kun je bij rechten alle hokjes aanvinken die voor deze rol van toepassing zijn. Hiermee zorg je dat iemand alleen de rechten kan gebruiken die zijn aangevinkt. Wil je bijvoorbeeld dat een collega alleen verkoopfacturen kan maken en bewerken, dan vink je de vakjes aan die toepassing hebben op de verkoopfacturen.

In tegenstelling tot de twee standaardrollen kun je de rollen die je zelf hebt toegevoegd wél bewerken en verwijderen. Klik als je klaar bent op Opslaan en je nieuwe rol is klaar voor gebruik.

Verificatie

Vertrouwen en integriteit zijn belangrijke onderdelen van ondernemen. Verificatie vergelijkt gegevens van jouw omgeving met officiële bronnen. Het niet volledig geverifieerd zijn kan sommige onderdelen van Daxto beperken.

Integraties

Integraties kunnen ingezet worden om Daxto met andere software te koppelen, of andere software met Daxto. Integraties vereisen Daxto Premium of Daxto Enterprise. Integratie met Exclusive-IT Foundation e-commerce software is beschikbaar voor alle Daxto edities.