Categorieën maken

Categorieën geven inzicht in je administratie. Een aantal categorieën krijg je cadeau van Daxto, dat heeft een reden. Andere maak je zelf, als je wilt. Daarvoor ga je in het Menu naar Omgeving → Instellingen → Instellingen kiezen → Categorieën.

Waarom categorieën?

Boekhouden is de kunst van het inzichtelijk maken van waarde. Hoe meer waarde (spullen en geld) er in je onderneming omgaan, hoe meer nut het heeft. Anders raak je het overzicht kwijt. Een aantal categorieën zijn ook gewoon verplicht.

Vroeger had je vast een spaarvarken. Bedrijven hebben er tientallen. Ondanks die aantallen is het toch simpel. Elke categorie is een figuurlijk roze spaarvarken, met een labeltje erop, zodat we weten waar dát spaarvarken voor bedoeld is. Zo verdeel je al het geld dat binnenkomt, en pak je geld uit het juiste spaarvarken als je het uitgeeft. En zo houd je overzicht.

Standaardcategorieën

De Nederlandse wet heeft wat regels opgesteld voor de boekhoudingen van ondernemingen. Op die manier zijn boekhoudingen vergelijkbaar, of je nu koelkasten verkoopt of een spa-resort hebt. Dat is de reden dat boekhoudingen vaak al enkele hoofdcategorieën hebben waar je mee begint. Die zijn vaak verplicht, of op zijn minst verstandig om te hebben omdat financiële professionals ze vaak gebruiken.

Eigen categorieën

Maar die standaardcategorieën zijn echt het minimale. Voor een veel beter inzicht maak je daarom vaak nog wat subcategorieën, extra spaarvarkens dus. Dat doe je voor jezelf, als ondernemer, om je financiën nog meer onder te verdelen in logische stukjes. Categorieën kom je tegen op je resultatenrapport en je balansrapport, daar zie je ze terug. Maar waar je ze vult en leegt is onder andere op facturen, bij transacties en in je memoriaal. Zo geef je aan welk bedrag in welk spaarvarken gestopt wordt, of er juist uitgehaald wordt.

Praktisch voorbeeld

Stel je hebt een onderneming die piano's verkoopt en repareert. Je hebt een webwinkel en een aantal winkels in winkelstraten, bijvoorbeeld in Groningen en Utrecht. Je kunt dan alle inkomsten op één hoop gooien in je boekhouding, maar het is slimmer om inzicht te krijgen in welke inkomsten via welk kanaal binnenkomen. Als je de omzet bijhoudt voor de webwinkel én winkelpanden, dan kun je meteen zien wie van de drie het meeste oplevert. Zo kun je besluiten of je nog een extra winkel wilt openen in Utrecht óf Groningen, of misschien toch meer wilt inzetten op de webwinkel?

Concreet voorbeeld

In het onderstaande voorbeeld is de hoofdcategorie 'omzet' van de resultaten onderverdeeld in de verkoopkanalen van de piano-onderneming. De webwinkel blijkt de meeste omzet te genereren.

Maar die bedragen komen niet automatisch in die 'spaarvarkens', de categorieën dus. Daarvoor stel je op een verkoopfactuur in dat bijvoorbeeld één of meerdere factuurregels geboekt moeten worden op 'Winkel Utrecht'. Dat kan meteen tijdens het maken van die factuur, of later. Tot aan je jaarrekening kun je nog snel wisselen van categorie als je wilt.