Autopiloot is een mogelijkheid die je Daxto-assistent voor je aan het werk zet. Jouw wijze uil kan je namelijk helpen om wat taken uit handen te nemen door zelfstandig rond te vliegen door je administratie. Op die manier kun jij als ondernemer een aantal herhalende en tijdrovende taken uit handen geven, zo kun jij weer bezig zijn met jouw agenda.
Wat doet autopiloot?
Je Daxto-assistent helpt je altijd en helpt ook met veel taken, dat merk je door heel Daxto heen. Maar de autopiloot is speciaal. Waar je Daxto-assistent normaal alleen met jou communiceert, kun je met de autopiloot aangegeven dat je wilt dat je assistent óók contact op kan nemen met je klanten. En wel in de volgende twee situaties:
- Om (als dat nodig is) factuurherinneringen te versturen.
- Om (als dat nodig is) betalingsherinneringen te versturen.
Factuurherinnering
Deze herinnering is heel luchtig en is meer gerelateerd aan after-sales dan aan wanbetaling. Het zit zo: als een klant een verkoopfactuur van jou ontvangen heeft, dan heeft deze factuur een vervaldatum. Een vervaldatum is de datum waarop jij de betaling ontvangen zou moeten hebben. Er vervalt niets, het gaat er simpelweg om dat je op die datum het geld ontvangen zou moeten hebben.
In de praktijk zien ondernemers dat dit niet altijd het geval is, een betaling komt met regelmaat te laat. Op dat moment moet je als ondernemer weer actie ondernemen, je zult de klant even moeten aanspreken. Het kan natuurlijk zo zijn dat de klant in alle hectiek heel onschuldig jouw factuur helemaal uit het oog was verloren. Als je contact opneemt dan blijkt vaak dat ze het die dag nog meteen aan je overmaken en dat er niets aan de hand was.
Maar ja, voor jou als ondernemer is het wel heel vervelend als dat vaak voorkomt. En dat doet het. Dat kost je veel tijd en inspanning, en dus geld. Om die reden heeft Daxto een factuurherinnering als onderdeel van de autopiloot. Dat betekent dat jouw Daxto-assistent je klant een e-mail kan sturen, standaard 7 dagen vóórdat een factuur betaald moet zijn. Met die e-mail schud je de klant weer even wakker, die meteen in actie komt, waardoor de betaling vaak alsnog prima op tijd door jou ontvangen wordt. En het mooie is; als de klant al wel betaald had, en de verkoopfactuur als voldaan in jouw omgeving staat, dan zal jouw Daxto-assistent de klant er verder niet mee lastigvallen.
De strekking van de factuurherinnering is dan ook in de trant van: "Beste klant, is alles naar wens? Nogmaals dank voor uw klandizie. Als u nog vragen heeft, schuw dan niet om contact op te nemen". En aanvullend, terwijl het eigenlijk de hoofdzaak is: "Als de betaling nog niet is voldaan, en dit schrijven die betaling niet kruist, denkt u er dan nog even aan om de betaling te voldoen?". En dat voorkomt, zo is gebleken, vrijwel alle anders te laat ontvangen betalingen. Daarnaast biedt het ook nog eens automatisch nazorg aan je klanten en soms leidt dat tot een nieuwe dialoog met verkoopkansen. Wat ook fijn is.
Betalingsherinnering
Dit is een steviger onderwerp. Een betalingsherinnering is een herinnering die niemand graag verstuurt of ontvangt. In dat geval had de betaling al gedaan moeten zijn, terwijl dat dus nog niet zo is. Ook hier schiet je Daxto-assistent je te hulp, en doet deze wat nu eenmaal gebeuren moet. Dat werkt in je voordeel, omdat je nu computers de schuld kunt geven.
Hoe regel ik dat de autopiloot mij helpt?
Daar hoef je niets voor te doen. Als je al die fijne, handige hulp niet wilt, dan kun je het uitzetten. Dat doe je hier: Menu → Omgeving → Instellingen. Onderaan die bladzijde met instellingen, onder het kopje 'Autopiloot', daar stel je in of de hele autopiloot aan of uit staat, maar ook welke herinnering je wel of niet wilt gebruiken, zelfs op welke momenten.
Ook is het mogelijk om je autopiloot te gebruiken voor iedereen, met uitzondering van één specifieke persoon of organisatie. Of meerdere, maar dus niet iedereen. Dat doe je door per persoon of organisatie aan te geven of de autopiloot ook voor hen aan staat. Zo niet, dan blijven alle andere relaties wel geholpen worden door de autopiloot, maar die specifieke relatie niet. Onvoorstelbaar eigenlijk, hoe flexibel dat allemaal werkt. Niet?
Hoe pas ik de teksten aan die mijn klanten ontvangen?
De exacte tekst heeft je Daxto-assistent voorbereid toen je jouw Daxto-omgeving hebt geopend. Je kunt deze tekst altijd zelf inzien en aanpassen via Menu → Omgeving → Instellingen → Instellingen kiezen → Sjablonen. Onderaan die pagina met instellingen kun je dan je eigen teksten invullen, in de sjablonen van het type 'e-mail', met de herkenbare onderwerpen 'factuurherinnering' en 'betalingsherinnering'.