Het maken van een verkoopfactuur in Daxto is heel eenvoudig. Om te beginnen klik je als je bent ingelogd in een omgeving bovenin op Menu → Inkoop & Verkoop → Verkoopfacturen. Vervolgens klik je op de knop Maak een nieuwe verkoopfactuur.
De volgende stap is om een aantal gegevens in te gaan vullen. Het makkelijkste is om te beginnen bij het blok links bovenin.
Tip: voeg minimaal één factuurregel toe voordat je de factuur opslaat. Zonder factuurregels gaat dit namelijk niet. Ook is het handig om vóór het maken van de factuur ervoor te zorgen dat je de ontvanger hebt toegevoegd als relatie. Hiermee voorkom je dat je dit nog moet doen tijdens het maken van de factuur.
Verkoopfactuur
FactuurstatusStandaard staat deze op 'Concept'. Als je helemaal klaar bent met het opstellen van de factuur kun je de status op 'Gereed' zetten. Nadat er een betaling aan de factuur is gekoppeld verandert deze status automatisch in bijvoorbeeld 'Volledig betaald'.
FactuurnummerDit veld is standaard leeg. Je kunt zelf een nummer invullen in de conceptfase van de factuur of het nummer automatisch in laten vullen door de status op 'Gereed' te zetten en op Opslaan te klikken als de factuur helemaal is ingevuld. Het nummer is dan opvolgend op je laatst gebruikte factuurnummer.
FactuurdatumDe factuurdatum staat op de datum en de tijd waarop je de factuur hebt gemaakt. Je kunt dit nog aanpassen zolang de factuur niet aan de klant verstuurd is. De datum kun je op verschillende manieren invullen, bijvoorbeeld: 01-01-2024, 1 januari 2024 of 1 jan. 2024. Vergeet niet om ook de tijd in te vullen, als je alleen aan datum invult dan wordt automatisch 00:00 als tijd voor je ingevuld.
BetalingstermijnBij het invullen van je instellingen, die je vindt als je in het Menu gaat naar Omgeving → Instellingen, kun je de standaard betalingstermijn instellen zodat je dit niet telkens handmatig hoeft aan te passen.
OntvangerAls je net bezig bent met de instellingen staat deze op 'Nog niet ingesteld'. Als je van tevoren in het menu bij Relaties personen of organisaties hebt toegevoegd, dan krijg je als je klikt een lijstje met die personen of organisaties. Zo heb je snel de ontvanger ingevuld.
FactuuradresHet factuuradres wordt automatisch voor je ingevuld als je bij het toevoegen van relaties ook een adres hebt toegevoegd. Heel gemakkelijk dus, omdat je dan niet eerst op zoek hoeft te gaan naar het goede adres.
Optionele velden
FactuursjabloonJe kunt zelf factuursjablonen instellen als je in het Menu gaat naar Omgeving → Instellingen → Instellingen kiezen → Sjablonen. Door op het gewenste sjabloon te klikken kun je het uiterlijk van de e-mail en/of de PDF aanpassen.
ReferentieDeze kun je invullen als de factuur gericht is aan een specifiek persoon in het bedrijf.
OpmerkingHier kun je optioneel opmerkingen plaatsen als je de factuur wilt aanvullen met extra informatie. Deze opmerkingen zijn dus ook zichtbaar op de factuur.
Factuurregels
Klik op de knop Regel toevoegen om een nieuwe factuurregel te maken.
Tip: bij het invullen van factuurregels kun je heel snel en gemakkelijk naar het volgende veld gaan door de TAB toets op je toetsenbord te gebruiken. Zo hoef je niet telkens te klikken als je een nieuw veld wilt gaan invullen én je kunt meteen verder gaan met het invullen omdat de vooraf ingevulde getallen automatisch geselecteerd zijn. Als je terug wilt naar het vorige veld, dan kan dat door SHIFT + TAB in te drukken.
OmschrijvingVul hier een omschrijving in zoals 'Schitterende schommelstoel'.
EenhedenStel hier het aantal in van het product. Je kunt op de pijltjes klikken, maar je kunt ook heel makkelijk zelf een getal intoetsen.
EenheidsprijsDit is de prijs van het product per stuk.
Kort. %Hier kun je een kortingspercentage invullen. Let op, dit is dus een percentage en geen bedrag. Voor een kortingsbedrag maak je een nieuwe factuurregel waarin je in de omschrijving aangeeft dat het om korting gaat en zet je een minteken voor de eenheidsprijs. Voor meer uitleg is er het help-artikel Kortingen op facturen.
RegeltotaalHet regeltotaal laat het totaalbedrag zien van de regel. Als je bijvoorbeeld bij eenheidsprijs € 25,00 hebt ingevuld en bij eenheden 10, dan is het regeltotaal € 250,00.
BTW, levering & categorieDoor middel van een handig uitklaplijstje kun je heel eenvoudig het juiste BTW-tarief toevoegen per factuurregel. Wil je hier graag meer over weten? Lees dan het help-artikel BTW-tarieven op facturen.
De levering kun je instellen op één datum, bijvoorbeeld de datum van de factuur of een latere datum. Maar ook kun je een leverperiode invullen als dat nodig is. Meer uitleg over levering op facturen lees je hier.
De categorie is net als de BTW en levering in te stellen per factuurregel. Om het jezelf makkelijk te maken kun je zelf een standaardcategorie instellen als je in het Menu gaat naar Omgeving → Instellingen → Facturen → Standaardcategorie, voor verkoopfactuur items. Als je met Daxto begint staat deze categorie automatisch op 'Ongecategoriseerde omzet'. Je kunt ook zelf categorieën maken als je duidelijker wilt kunnen zien waar je omzet precies vandaan komt.
Gekoppelde betalingen
Wanneer je klant de factuur betaald heeft en je de betaling aan de factuur hebt gekoppeld kun je hier de betaling terugzien. Zolang er nog geen koppeling is staat hier de tekst 'Nog geen gekoppelde betalingen'.
Factuurbelastingen
Hier geef je aan of de prijzen zijn ingevoerd exclusief BTW of inclusief BTW. Let er dus op dat je dit goed hebt ingesteld als je een factuur maakt. Je kunt er ook voor kiezen om bij de instellingen aan te geven dat je prijzen altijd exclusief of inclusief BTW moeten worden ingevoerd. Ga hiervoor naar Menu → Omgeving → Instellingen. Je ziet dan onder BTW het kopje Standaard belastingmodus, voor verkoopfacturen. Kies hier voor een van de twee opties.
De verkoopfactuur in een andere taal opmaken
In het geval dat je klant de factuur wil ontvangen in een andere taal dan Nederlands, kun je een factuur aanpassen naar Engels of Duits. Zorg dat je wel voor jezelf ook de Nederlandse factuur maakt, deze heb je nodig voor je eigen administratie. Je kunt de taal waarin je werkt aanpassen door bovenaan in het scherm te klikken op Nederlands. Of, als je een van de andere talen gebruikt, op Deutsch of English.
Als je de taal hebt aangepast zie je dat een aantal velden automatisch voor je wordt ingevuld, maar ook een aantal niet. De referentie, opmerking en omschrijving moet je per taal nog even zelf invullen. Om te controleren hoe de PDF er uit komt te zien kun je nadat je de factuur hebt opgeslagen klikken op Download → PDF factuur. Zo kun je nog eens extra controleren of je alles hebt ingevuld voor de desbetreffende taal en of alles er naar wens uitziet.
Om ervoor te zorgen dat je klant de factuur in de juiste taal ontvangt, kun je bij het aanmaken van personen of organisaties een voorkeurstaal invullen. Het enige waar jij nog voor hoeft te zorgen is dat je de factuur ook invult in die taal.
Extra opties na het opslaan van de factuur
Nadat je de factuur hebt opgeslagen komen er een paar extra knoppen tevoorschijn. De opties waaruit je kunt kiezen zijn:
Versturen- Factuur versturen per e-mail.
- Factuur handmatig versturen.
- PDF factuur
- Dupliceren naar nieuwe factuur.
- Dupliceren naar creditfactuur.
- Maak een herhalende factuur.
- Markeer als dubieus.
- Markeer als oninbaar.
Dit waren alle stappen om een verkoopfactuur te maken in Daxto. Als je na de eerste keer nog wat hulp nodig hebt kun je altijd dit artikel nog eens doorlezen zodat je niks hebt gemist. Of klik op een van de uiltjes op het scherm, die kunnen je ook nog wat extra uitleg geven als je daar behoefte aan hebt.