Zodra een factuur voor het eerst de status 'Verzonden' bereikt, wordt deze vergrendeld. De reden hiervoor is dat een verzonden factuur nu ook in handen is van de ontvanger.
Een factuur mag niet meer gewijzigd worden zodra de ontvanger een kopie ontvangen heeft. Mocht er toch een wijziging nodig zijn, dan kan er een creditfactuur gemaakt worden.
Creditfacturen
Om een creditfactuur te maken ga je eerst naar de originele factuur die je wilt crediteren. Kies vervolgens Acties → Dupliceren naar creditfactuur. Er wordt nu automatisch een creditfactuur aangemaakt met de status 'Concept'. Je zult overigens meteen naar deze creditfactuur gebracht worden.
De creditfactuur bevat alle factuurregels van de originele factuur, maar de bedragen zijn negatief. Je kunt de creditfactuur meteen versturen. Je Daxto-assistent zal beide facturen automatisch verwerken, zodat er geen betalingen meer verschuldigd zijn.
Meer informatie over creditfacturen.
Facturen dupliceren
Wil je na het crediteren een nieuwe factuur maken? Lijkt de nieuwe factuur bovendien sterk op de vorige? Kies dan Acties → Dupliceren naar nieuwe factuur van de originele factuur. Je maakt dan met één klik een nieuwe conceptfactuur met dezelfde informatie als het origineel. Maak vervolgens je aanpassing en verstuur de nieuwe factuur.
Betalingsverschillen
Het kan ook voorkomen dat een betaling niet overeenkomt met je factuur. Je hoeft dan niet altijd een creditfactuur te maken. Als er te weinig betaald is, dan kun je de ontvanger vragen om het restant alsnog over te maken. Je koppelt deze betaling dan als tweede betaling op dezelfde factuur. Als je klant teveel heeft betaald, dan kun je dit natuurlijk terugstorten. Je koppelt dan het teveel betaalde en het teruggestorte bedrag aan de categorie 'Kruisposten'.
Als het om een heel klein bedrag gaat, zoals centen, dan kun je het kleine verschil ook direct koppelen aan de categorie 'Betalingsverschillen' en verder geen moeite steken in het terugstorten of vragen om bijbetaling.
Toch ontgrendelen?
Als het niet anders kan, dan is de vergrendeling tot slot ook terug te keren. Kies dan in het menu Acties → Vergrendeling ongedaan maken. Let er dan wel op dat de gegevens van de ontvanger hetzelfde blijven, net als de totalen. Lukt dit niet, stuur de ontvanger dan een nieuwe kopie van de factuur, en vraag de ontvanger de eerder ontvangen factuur te vernietigen.