Overbetaalde factuur

Mijn klant heeft iets teveel betaald

Als je klant een verkoopfactuur betaald heeft, maar het bedrag van de transactie net iets hoger is dan het verschuldigde bedrag, dan kun je dit oplossen op drie manieren.

1. Gebruiken als betaling voor een andere factuur

Als deze klant nog andere facturen open heeft staan, dan kun je het bedrag dat teveel betaald is hieraan koppelen. Hierdoor is er alvast een stukje betaald van een andere factuur van deze klant. Het is dan wel belangrijk om de klant te laten weten dat er voor die factuur iets minder betaald hoeft te worden, anders krijg je later weer een verschil om op te lossen.

Je hebt verkoopfactuur 0001 gemaakt, het totaal bedraagt € 100,00 inclusief BTW. De klant heeft € 100,10 overgemaakt op je bankrekening, er is dus € 0,10 teveel betaald. Maar je hebt voor dezelfde klant ook verkoopfactuur 0002 gemaakt. Het totaal daarvan bedraagt € 200,00 inclusief BTW. Je gaat dan als volgt te werk:

• Koppel de financiële transactie aan twee categorieën.
• De eerste koppeling is naar verkoopfactuur 0001 met een bedrag van € 100,00.
• De tweede koppeling is naar verkoopfactuur 0002 met een bedrag van € 0,10.

Verkoopfactuur 0001 is nu volledig betaald. Verkoopfactuur 0002 is onderbetaald, namelijk € 0,10. Daar resteert dus nog € 199,90 voor de klant om te betalen.

2. Terug overmaken aan de klant

Je hebt verkoopfactuur 0001 gemaakt. Het totaal bedraagt € 100,00 inclusief BTW. De klant heeft € 100,10 overgemaakt op je bankrekening, er is dus € 0,10 teveel betaald. Je wilt dit terug overmaken aan je klant. Dat doe je als volgt:

• Koppel de financiële transactie aan twee categorieën.
• De eerste koppeling is naar verkoopfactuur 0001 met een bedrag van € 100,00.
• De tweede koppeling is naar de balanscategorie 'Kruisposten' met een bedrag van € 0,10.
• Maak nu € 0,10 terug over aan de klant, met een duidelijke omschrijving waarom het terugkomt.

Er staat nu tijdelijk een bedrag van € 0,10 open op je balans, dit heb je overgemaakt aan je klant. Zodra die transactie later in je boekhouding verschijnt koppel je hem opnieuw aan de balanscategorie 'Kruisposten'. Omdat dit bedrag betaald is, is het tegenovergesteld aan het bedrag dat je eerder teveel ontving, ze heffen elkaar op. Daarmee is de categorie 'Kruisposten' weer nul op je balans.

3. Als betalingsverschil verwerken

Je hebt verkoopfactuur 0001 gemaakt, het totaal bedraagt € 100,00 inclusief BTW. De klant heeft € 100,10 overgemaakt op je bankrekening, er is dus € 0,10 teveel betaald. Je kunt dit bedrag bewaren in de categorie 'Betalingsverschillen', dat doe je als volgt:

• Koppel de financiële transactie aan twee categorieën.
• De eerste koppeling is naar verkoopfactuur 0001 met een bedrag van € 100,00.
• De tweede koppeling is naar de resultatencategorie 'Betalingsverschillen' met een bedrag van € 0,10.

De transactie is nu volledig verwerkt. € 100,00 is naar verkoopfactuur 0001 gegaan, deze is nu volledig betaald. De resterende € 0,10 is naar 'Betalingsverschillen' gegaan. Dat kan later weer handig zijn als er sprake is van onderbetaalde facturen.