Levering is onderdeel van facturen. Zowel bij inkoop- als verkoopfacturen. Je vindt het leveringsveld tussen het BTW-tarief en de categorie, aan het eind van elke factuurregel.
Het is verplicht om op facturen te vermelden wanneer iets geleverd wordt, het is niet de bedoeling dat dit ontbreekt op een factuur. Niet op die van jou, maar ook niet op die van je leveranciers. Mocht dat toch eens gebeuren, dan moet er vanuit gegaan worden dat alles geleverd is op de factuurdatum. Als er wel aan levering gedacht is, dan wordt het aangegeven als één datum óf een periode. Dat mag voor voor de hele factuur gelden of per factuurregel anders zijn.
Leverdatum of leverperiode?
- Leverdatum: het item van de factuurregel is, of wordt, geleverd op deze datum: bijvoorbeeld een product. De twee datums zijn dan gelijk. Bijvoorbeeld: 1 mrt. 2024 - 1 mrt. 2024.
- Leverperiode: het item van de factuurregel is, of wordt, over langere tijd geleverd: bijvoorbeeld een dienst. De twee datums verschillen dan. Bijvoorbeeld: 1 mrt. 2024 - 1 mrt. 2025.
Als je in Daxto een nieuwe inkoop- of verkoopfactuur aanmaakt, dan zal elke factuurregel automatisch de factuurdatum overnemen als leverdatum. Je kunt deze levering zelf aanpassen als dat nodig is. Om het je makkelijker te maken helpt je Daxto-assistent je hiermee. Als je namelijk een nieuwe regel toevoegt aan een factuur, dan zal je Daxto-assistent voor de nieuwe regel snel dezelfde levering overnemen als de regel erboven. Dat bespaart jou weer onnodig werk.
Waarom een levering?
Of de levering nu gaat om een leverdatum of leverperiode, het is verplicht om het te vermelden. Dat heeft te maken met wetten en belasting. Om precies te zijn, het toerekeningsbeginsel (art. 2:362.5 BW) en winstbelasting.
Om dit duidelijk te maken kun je de inkomsten of uitgaven van een factuur verdelen in twee stukken: de omzet en de BTW. BTW draag je af of krijg je terug in het tijdvak waarin de factuur valt met de factuurdatum. Maar over de omzet betaal je later pas winstbelasting, na het opstellen van de jaarrekening en het doen van de aangifte.
Leverperiode en winstbelasting
Met een voorbeeld is makkelijker uit te leggen hoe de leverperiode de winstbelasting beïnvloedt. Stel je het volgende voor:
- Je maakt een verkoopfactuur van € 120,00 exclusief BTW voor een dienst die je 12 maanden lang gaat leveren.
- Er komt 21% BTW bij, dus € 25,20. Dat maakt het totale factuurbedrag € 145,20 inclusief BTW.
- De factuurdatum stel je in op 18 april 2024, omdat je de klant die dag meteen vooraf factureert.
- De dienst zal geleverd worden vanaf 1 mei 2024 tot 1 mei 2025. Die leverperiode is dan ook voor de factuurregel ingesteld.
In je boekhouding gaat dan grofweg het volgende gebeuren:
- Over het tweede kwartaal van 2024 wordt € 25,20 BTW afgedragen omdat de factuurdatum 18 april 2024 is.
- Daarna blijft er € 120,00 omzet over die voor de winstbelasting over de juiste periode verdeeld moet worden.
- De eerste 8 maanden van de dienst worden geleverd in 2024. Het resultaat van 2024 stijgt daarom met € 80,00.
- De resterende 4 maanden van de dienst worden geleverd in 2025. Het resultaat van 2025 stijgt daarom met € 40,00.
Daxto spreidt de inkomsten en uitgaven van facturen met leverperiodes automatisch over de ingestelde periode, tot op de dag nauwkeurig zelfs. Zo heb je als ondernemer een beter beeld van je inkomsten en uitgaven, in plaats van dat alle omzet of kosten op 1 factuurdatum getoond worden.
Dit betekent natuurlijk wel dat je rapporten het resultaat 'uitgesmeerd' laten zien, en dat wil je als ondernemer juist. Maar soms wil je ook wel eens inzicht in daadwerkelijk ontvangen en betaalde bedragen in een periode. En dat kan ook. Raadpleeg dan je kasstroom.
Levering in het verleden
Maar het werkt ook andersom. Stel je hebt een inkoopfactuur ontvangen voor het abonnement van de mobiele telefoon van de zaak. Je ontvangt deze op 15 januari 2025, maar de factuur gaat om het gebruik van de mobiele telefoon tussen 15 december 2024 en 15 januari 2025. Door de levering op de inkoopfactuur juist in te stellen zal een deel van de factuur meegenomen worden in de cijfers van het jaar ervoor.
Dit is overigens één van de redenen waarom je niet nét na de jaarwisseling meteen je jaarrekening opstelt en je aangifte doet. Het is verstandiger om minimaal te wachten tot halverwege februari. Vanaf dat moment moeten alle facturen die het voorgaande boekjaar nog zouden kunnen beïnvloeden door jou ontvangen zijn.
Levering en de balans
Inkomsten en uitgaven met een levering die verschilt van de factuurdatum, verhogen of verlagen je resultaat in de toekomst, het verleden of beide. Dit moet gecorrigeerd worden op de balans, om hem in balans te houden. Als je dat concept begrijpt dan heb je vast ook geen moeite met het concept van tijdreizen, ze lijken op elkaar. Toch is dit voor iedereen makkelijk gemaakt. Je Daxto-assistent regelt het balanceren volledig automatisch voor je. Daarvoor worden de volgende balanscategorieën ingezet:
| Balanscategorie | Toelichting |
|---|---|
| Vooraf gefactureerde omzet levering | Eerder gefactureerde inkomsten, exclusief BTW, die door de levering nu nog niet meetellen voor het resultaat. |
| Achteraf gefactureerde omzet levering | Later gefactureerde inkomsten, exclusief BTW, die door de levering nu al meetellen voor het resultaat. |
| Vooraf gefactureerde kosten levering | Eerder gefactureerde uitgaven, exclusief BTW, die door de levering nu nog niet meetellen voor het resultaat. |
| Achteraf gefactureerde kosten levering | Later gefactureerde uitgaven, exclusief BTW, die door de levering nu al meetellen voor het resultaat. |
Een voorbeeld; je hebt op 1 december een verkoopfactuur gemaakt ter waarde van € 100,00 exclusief BTW. De leverperiode is van 1 december tot 1 februari. Als je op 31 december naar je balansrapport kijkt, dan zie je een resultaat van € 49,21. De rest van de omzet telt immers pas mee in het volgende boekjaar. Om je balans in balans te houden wordt de resterende € 50,79 tijdelijk ondergebracht in de categorie 'Vooraf gefactureerde omzet levering'.
Verwar deze vier categorieën niet met de twee onderstaande, die een ander nut hebben:
| Balanscategorie | Toelichting |
|---|---|
| Nog te factureren aan klanten | Inkomsten (inclusief BTW) die al ontvangen zijn, maar waarvoor nog geen verkoopfactuur is gemaakt. |
| Nog te factureren door leveranciers | Kosten (inclusief BTW) die al betaald zijn, maar waarvoor nog geen inkoopfactuur is ontvangen. |
In Daxto is er bewust voor gekozen om deze twee categorieën apart te houden van de vorige vier. Zo houd je een helder overzicht op inkomsten en uitgaven door leveringen. En daarnaast ook op bedragen die vooruitlopend op facturen ontvangen of betaald zijn.
Voorbeeld: een klant stort € 50,00 op je rekening op 31 december, maar je gaat de factuur pas maken in januari van het volgende boekjaar. Omdat de storting van de klant in de boekhouding verwerkt moet worden, koppel je deze transactie op de balanscategorie 'Nog te factureren aan klanten'. Nadat je de factuur hebt gemaakt in januari, verander je de koppeling en laat je de transactie gelden als betaling voor de zojuist aangemaakte verkoopfactuur.
De meeste ondernemers krijgen hier zelden of niet mee te maken. Maar mocht je hier mee te maken krijgen, gebruik dan deze twee categorieën. Bij voorkeur boek je nooit zelf iets op een van de bovenste vier categorieën.
Daxto helpt je automatisch om alle cijfers juist bij te houden in je boekhouding, van resultatenrapport tot jaarrekening. Door de levering van factuurregels in te stellen als dat nodig is, zie jij automatisch overal de juiste cijfers terug.