Inkoopfacturen verwerken

Als je een inkoopfactuur hebt ontvangen van een leverancier dan moet je deze gaan verwerken. Om de factuur te boeken ga je, nadat je bent ingelogd, bovenaan de pagina naar Menu → Inkoop & Verkoop → Inkoopfacturen. Daar zie je de knop Boek een nieuwe inkoopfactuur.

Klik op de knop zodat je op een nieuwe pagina komt. Hier kun je nu alle gegevens in gaan vullen voor de inkoopfactuur die je hebt ontvangen. Tip: het is handig om van tevoren de leverancier toe te voegen door in het Menu te gaan naar Relaties → Personen of Relaties → Organisaties. Op het moment dat je de afzender op de factuur gaat invullen kun je dan de desbetreffende leverancier heel gemakkelijk uit een lijstje kiezen.

Inkoopfactuur

Factuurstatus

Deze staat standaard op 'Concept'. Je kunt de status meteen veranderen naar bijvoorbeeld 'Gereed' als je de factuur op het moment van boeken al betaald hebt.

Factuurnummer

Hier vul je het factuurnummer in dat op de inkoopfactuur staat.

Factuurdatum

Vul hier de datum in die op de factuur staat.

Betalingstermijn

Let hier goed op dat je de betalingstermijn goed overneemt van de factuur. Mocht je vergeten om te betalen, dan zal de factuur totdat hij betaald wordt altijd op het omgevingsoverzicht te zien zijn onder het kopje 'Onbetaalde inkoopfacturen'. Zo verlies je hem niet uit het oog.

Vervaldatum

Deze datum wordt automatisch ingesteld zodra je de betalingstermijn hebt ingevuld.

Dagen resterend

Hier kun je zien hoeveel dagen er resteren tot de vervaldatum.

Afzender

Als je ervoor hebt gezorgd dat je de leverancier hebt toegevoegd aan Relaties voordat je de factuur ging boeken, dan kun je hier de juiste afzender kiezen uit het lijstje.

Creditfactuur voor inkoopfactuur

Deze staat standaard ingesteld op: 'Dit is geen creditfactuur'. In het geval dat de factuur wél een creditfactuur is voor een inkoopfactuur, dan kies je uit het lijstje de bijbehorende factuur.

Factuurregels

Klik op de knop Regel toevoegen om een nieuwe factuurregel te maken.

Tip: bij het invullen van factuurregels kun je heel snel en gemakkelijk naar het volgende veld gaan door de TAB toets op je toetsenbord te gebruiken. Zo hoef je niet telkens te klikken als je een nieuw veld wilt gaan invullen én je kunt meteen verder gaan met het invullen omdat de vooraf ingevulde getallen automatisch geselecteerd zijn. Als je terug wilt naar het vorige veld, dan kan dat door SHIFT + TAB in te drukken.

Omschrijving

Neem hier de regels over van de inkoopfactuur. Zo komt de omschrijving altijd overeen met wat er op de factuur staat en is het niet onnodig verwarrend.

Eenheden

Het aantal producten per factuurregel. Je kunt hier eenvoudig zelf een getal invullen, of het getal ophogen of verlagen met behulp van de pijltjestoetsen.

Eenheidsprijs

De stuksprijs van het product per factuurregel. Daxto rekent het totaalbedrag automatisch voor je uit.

Kort. %

Hier kun je per factuurregel een kortingspercentage invullen als je korting hebt gekregen van je leverancier. Let er dus wel op dat dit een percentage is, en geen bedrag. Voor een kortingsbedrag kun je een nieuwe factuurregel maken. Zorg er dan voor dat je bij de eenheidsprijs een negatief bedrag invult door er een minteken voor te zetten. Hier lees je hoe het werkt.

Regeltotaal

Het totaalbedrag van de factuurregel. Hierbij wordt rekening gehouden met het aantal dat je hebt ingevoerd en met een eventueel kortingspercentage.

BTW percentage & categorie

Net als bij verkoopfacturen kun je heel makkelijk een BTW-tarief toevoegen. Klik het uitklaplijstje open en kies dan het juiste BTW-tarief. Zo simpel is het.

In het datumveld kun je een losse datum invullen, maar ook een periode. Neem ook hier de datum of datums over die op de inkoopfactuur staan.

Tot slot kun je nog een categorie kiezen. Hiermee verduidelijk je voor jezelf bijvoorbeeld hoe je kosten precies zijn verdeeld.

Gekoppelde betalingen

Nadat je de factuur hebt betaald en deze betaling hebt gekoppeld aan de inkoopfactuur kun je hier de betaling zien. Zolang er geen betaling gekoppeld is lees je de tekst 'Nog geen gekoppelde betalingen'.

Factuurbelastingen

Hier kun je aangeven of de prijzen op de factuur inclusief BTW zijn of exclusief BTW. De standaardinstelling is exclusief BTW, let er dus op dat je dit verandert als het inclusief moet zijn.