Het uiterlijk van verkoopfacturen aanpassen

Wanneer je je klant een factuur gaat sturen, is het natuurlijk wel zo leuk als je het uiterlijk zo aan kunt passen dat je factuur je eigen huisstijl heeft. Zo is een factuur goed herkenbaar voor je klant en het ziet er ook meteen heel professioneel uit.

Maar hoe doe je dat dan? Daarmee gaan we je helpen, in een aantal simpele stappen heb jij onder de knie hoe je verkoopfacturen kunt versturen in je eigen huisstijl.

Laten we bij het begin beginnen

Het is het meest praktisch om het uiterlijk van je verkoopfacturen in te stellen voordat je je eerste verkoopfactuur gaat maken. Zo hoef je alleen nog maar het juiste sjabloon aan te klikken als je op het punt bent aangekomen om de factuursjabloon te kiezen.

Om bij de sjablonen te komen gaan we rechts bovenin naar Menu en dan naar Omgeving → Instellingen → Instellingen kiezen → Sjablonen.

Op dit scherm kun je ervoor kiezen om je bedrijfslogo te uploaden, of om door te klikken naar een van de vier opties om het uiterlijk van documenten of e-mails aan te passen.

Bedrijfslogo

Het uploaden van een bedrijfslogo is een handomdraai gepiept. Selecteer op je computer het bestand van het logo en sleep het vervolgens met je muis naar het uploadveld onder het kopje 'Bedrijfslogo'. Dat is alles. Het logo wordt automatisch opgeslagen zodat je dit niet zelf hoeft te doen.

Als je het logo ooit wilt veranderen, herhaal dan wat we je hierboven hebben uitgelegd. Je hoeft niks te verwijderen, het logo wordt meteen voor je vervangen. Lekker makkelijk!

Documenten & e-mails

Dit is de plek waar je ervoor kunt zorgen dat je e-mails en PDF jouw eigen huisstijl krijgen. Laten we even samen gaan kijken wat er allemaal ingesteld kan worden en hoe je dat doet.

Om bij de instellingen te komen klik je op een van de links, bijvoorbeeld 'Standaard verkoopfactuur e-mail'. Je ziet hierna op het volgende scherm een aantal opties:

Deze kun je niet aanpassen. Er zijn 3 categorieën: verkoopfactuur, factuurherinnering en betalingsherinnering.

Ook het type kun je niet aanpassen.

Je kunt de naam wijzigen als je dat wilt. Je vindt deze naam terug bij het maken van een verkoopfactuur onder 'Optionele velden'.

Vul hier zelf een e-mailadres in naar keuze.

Ontwerp

Hier ga je echt het uiterlijk van de e-mails en PDF bepalen door verschillende kleuren te kiezen. Ook kun je bepalen of je het logo wel of niet op de e-mails en/of PDF wilt laten zien, al dan niet in combinatie met de naam van je organisatie.

Zoals we hierboven al vertelden heb je hier verschillende opties om uit te kiezen. De opties zijn:

• Geen logo, alleen de naam van mijn organisatie.
• Logo aan de linkerkant, de naam van mijn organisatie aan de rechterkant.
• De naam van mijn organisatie aan de linkerkant, het logo aan de rechterkant.
• Alleen het logo, verder niets.

Deze kleuren kun je allemaal afzonderlijk van elkaar instellen met behulp van een hex-code, bijvoorbeeld #FFFFFF, wat staat voor wit. Als je niet helemaal thuis bent in het gebruik van hex-codes, kun je voor het gemak een online color picker gebruiken. Je kunt hiermee op verschillende manieren de gewenste kleur kiezen. De color picker geeft je dan de hex-code voor die kleur. Als je bijvoorbeeld deze code (inclusief #) invult bij de achtergrondkleur, dan is dit je nieuwe achtergrondkleur.

In de preview van het kleurenschema zie je de kleuren veranderen zo gauw je een andere hex-code invult. Handig, want je kunt meteen zien of de kleur je bevalt of niet.

Inhoud

Als je op de knop Voeg variabele in klikt krijg je een lijstje met opties. Hiermee kun je variabelen toevoegen aan de tekst die je wilt gebruiken voor de e-mail van de verkoopfactuur,ocreditfactuur, factuurherinnering of betalingsherinnering. Deze variabelen zorgen ervoor dat bijvoorbeeld automatisch de naam van de klant wordt ingevuld, zo heb je hier geen omkijken naar. Je kunt dus zelf de tekst invoeren die je graag op je facturen wilt laten zien, en door de juiste variabelen op de juiste plekken te gebruiken hoef je deze tekst niet continu aan te passen per klant.

Ben je helemaal tevreden met al je instellingen? Dan hoef je alleen nog maar op Opslaan te klikken zodat je je instellingen en teksten vastlegt. Je kunt zelfs de e-mails als test naar jezelf versturen om te kijken of alles er echt uitziet zoals je voor ogen had. Klik hiervoor nadat je hebt opgeslagen op de knop Verstuur test.