Facturen leggen afspraken vast in een document. Het is een overeenkomst tussen:
- een leverancier, die de factuur maakt.
- een klant, die de factuur ontvangt.
Omdat facturen officiële, rechtsgeldige overeenkomsten zijn, geeft een factuur een leveringsplicht aan de leverancier én een betalingsplicht aan de klant. In de wet is daarnaast behoorlijk wat geschreven over facturen. Het is daarom heel belangrijk om alle 'spelregels' te volgen als je met facturen werkt.
Inkoop- en verkoopfacturen
In de basis zijn er twee soorten facturen in je administratie:
- Inkoopfacturen. Dit zijn facturen die jouw onderneming ontvangt van leveranciers.
- Verkoopfacturen. Dit zijn facturen die jouw onderneming verstuurt aan klanten.
Impact van facturen
Omdat facturen overeenkomsten zijn, afspraken die nagekomen moeten worden, moet er in boekhoudingen vanuit gegaan worden dat er gegarandeerd geleverd en betaald gaat worden. Dat merk je meteen als je een verkoopfactuur hebt gemaakt voor je klant, of als je een inkoopfactuur hebt ontvangen van je leverancier. Want je zult merken dat de BTW hiervan in je eerstvolgende belastingaangifte direct meegerekend wordt. Ook als de factuur nog niet betaald is of deels betaald is. Dat laat goed zien wat de impact van een factuur is.
Omdat het zo officieel is mag je een factuur ook niet zomaar maken, veranderen of weggooien. Daar zijn regels voor. Om deze reden bestaan er termen zoals creditfacturen, dubieuze facturen en oninbare facturen. Hoe dat precies zit lees je zometeen.
Factuurstelsel en kasstelsel
- Factuurstelsel: veranderingen in je boekhouding leg je vast op basis van de factuurdatum, ook als er nog niet betaald is.
- Kasstelsel: veranderingen in je boekhouding leg je vast op basis van wanneer het geld wordt ontvangen of betaald.
In Nederland vraagt de Belastingdienst aan vrijwel elke ondernemer om te werken met het factuurstelsel. Dat betekent dat er voor het leveren van goederen en diensten altijd een factuur gemaakt moet worden. De factuurdatum bepaalt in welk tijdvak je de BTW van deze factuur afdraagt.
Factuurdatum en leverdatum
Zoals de impact van facturen hierboven al liet zien is de factuurdatum bepalend voor wanneer je de BTW moet aangeven. Maar los daarvan kan het zijn dat je de winstbelasting pas op een ander moment hoeft te betalen. Dat hangt namelijk af van de leverdatum of leverperiode.
De levering kan gelijk zijn aan de factuurdatum, maar kan ook verschillen van de factuurdatum. De levering is de datum waarop je de goederen écht hebt geleverd, of de periode waarin je de diensten hebt verleend. De levering bepaalt dan op welke datum of in welke periode de omzet van de factuur meetelt voor je winstbelasting.
Creditfacturen
Zowel inkoop- als verkoopfacturen kennen twee varianten: de normale factuur en de creditfactuur. Dat wordt ook wel eens een creditnota genoemd, of heel bondig 'credit'. Maar het kan dus gaan om een verkoop-creditfactuur of een inkoop-creditfactuur, afhankelijk van of jij hem kreeg of zelf maakte.
Als een factuur gemaakt is dan mag deze niet meer aangepast worden, dat zijn de spelregels. Kom je samen met je klant overeen dat er toch iets verandert aan de afspraak tussen jullie? Dan corrigeer je de originele factuur met een creditfactuur. Hoe dat werkt lees je hier.
Dubieuze facturen
Als je het gevoel krijgt dat er iets niet helemaal in de haak is, dan voer je deze stappen uit om het tot een goed eind te brengen.
Oninbare facturen
Is het duidelijk dat een klant een factuur niet zal betalen? Let dan goed op de regels in deze situatie, zodat je boekhouding wel blijft kloppen.
Overbetaalde facturen
Heeft je klant méér betaald dan nodig was? Geen probleem, hoe je dat kunt oplossen lees je hier.
Onderbetaalde facturen
Als je klant nét iets minder heeft betaald dan het eindtotaal van je factuur, maar je vindt het wel prima zo, dan lees je hier hoe je dat snel oplost in je boekhouding.
Vergrendelde verkoopfacturen
Om je te helpen zal je Daxto-assistent proberen te voorkomen dat je per ongeluk een verkoopfactuur verandert nadat je deze gemaakt hebt. Los van de boekslotdatum waarmee je een periode in je boekhouding vergrendelt, zijn verkoopfacturen direct na het maken al vergrendeld. Waarom dat is en hoe dat zit lees je hier.