Het kan gebeuren dat een verkoopfactuur door je klant niet, of niet op tijd, wordt betaald. Het is handig om te weten wat je dan kunt doen.
Factuurherinnering
Als je de autopiloot van Daxto aan hebt laten staan, dan ontvangt je klant automatisch een factuurherinnering. Dat is niet hetzelfde als een betalingsherinnering.
Contact opnemen en samenwerken
Als je de autopiloot uitgeschakeld hebt, of merkt dat de klant er geen gehoor aan heeft gegeven, ga dan als volgt te werk. Doorgaans is het voldoende om de klant even te herinneren aan de factuur, in de meeste gevallen zijn ze het gewoon vergeten.
- Neem contact op met je klant en ga er vanuit dat deze door omstandigheden de factuur helaas helemaal vergeten was.
- Herinner de klant vriendelijk en tast voorzichtig af of de klant van plan is om de factuur alsnog zo snel mogelijk te gaan voldoen.
- Als de klant even krap bij kas zit, overweeg dan of je een betaalplan wilt afspreken. Dit wordt vaak erg gewaardeerd omdat je meedenkt in hun lastige situatie. Het helpt jou ook, omdat je uiteindelijk toch betaald krijgt zonder hard op te hoeven treden.
Deze stappen zijn er op gericht om aannames te voorkomen en de relatie met je klant zo goed mogelijk te houden. Je weet nooit hoeveel klandizie er in de toekomst nog kan volgen. Ga daarom altijd in overleg, hoor de reden aan én werk samen aan een oplossing.
Markeer als dubieus
Laat de klant niets meer van zich horen of heb je rare onderbuikgevoelens over deze factuur? Overweeg dan om de factuur zo spoedig mogelijk als dubieus te markeren. Daxto houdt er zo rekening mee dat dit bedrag mogelijk nooit betaald zal gaan worden. Dat verlaagt je winst en daarmee dus ook de belasting, en de klant merkt hier niets van. Als deze later alsnog betaalt, dan kun je het dubieus markeren weer ongedaan maken.
Dubieus markeren is heel eenvoudig in Daxto. Vanuit elk factuur dat open staat kun je boven in het menu kiezen voor Acties → Markeer als dubieus. Je persoonlijke Daxto-assistent regelt al het papierwerk op de achtergrond en jij kunt meteen weer door met je eigen werk.
Betalingsherinnering
De autopiloot van Daxto verstuurt automatisch 3, 7 en 11 dagen ná het verstrijken van de vervaldatum een betalingsherinnering.
Incassobureau
Als de klant niet wil betalen of onbereikbaar blijkt en de derde betalingsherinnering al een paar dagen geleden verstuurd is, dan kun je overwegen om een incassobureau in te schakelen. Dit is uiteraard voor iedereen een vervelende situatie. Vaak betekent dit ook dat je de relatie met je klant permanent beschadigt, weeg het dus goed af.
Markeer als oninbaar
Mocht zelfs met de hulp van een incassobureau de betaling uitblijven, dan kun je de verkoopfactuur oninbaar markeren.