Creditfactuur

Een creditfactuur, credit of creditnota zijn allemaal hetzelfde. Het is een factuur met een negatief eindtotaal, een minbedrag dus.

Creditfacturen kunnen om verschillende redenen gemaakt worden. De meest voorkomende reden is om een eerder gemaakte factuur, die al in handen is van de ontvanger, te corrigeren. Ook is het mogelijk om met een creditfactuur maar een gedeelte van een factuur ongedaan te maken, bijvoorbeeld wanneer je klant een deel van de bestelling annuleert.

Concreet voorbeeld

Als je samen besluit dat je afziet van een eerder gemaakte afspraak, dan kun je de originele factuur volledig crediteren. Dat is makkelijk uit te leggen met een klein voorbeeld. Stel de originele factuur heeft nummer 0001 en had een bedrag van € 100,00. Om deze afspraak ongedaan te maken, maak je een nieuwe factuur. Die krijgt dus nummer 0002. We maken er een creditfactuur van doordat het eindtotaal negatief gaat worden. Om volledig te crediteren komt het bedrag dus omgekeerd overeen met de originele factuur. In dit geval € -100,00.

Op de juiste wijze crediteren

Elke factuur die in Daxto gemaakt wordt en een negatief eindtotaal heeft, is een creditfactuur. Toch is het verstandig om niet zomaar een factuur te maken met een negatief eindbedrag, tenzij de creditfactuur niet verrekend hoeft te worden met een andere factuur én je het bedrag terug zult storten aan je klant. In dat geval koppel je de terugbetaling aan de losse creditfactuur en is alles geregeld.

In de meeste gevallen ga je echter als volgt te werk: om een eerder gemaakte factuur deels of volledig te crediteren, ga je eerst naar de originele factuur. Vervolgens kies je voor Acties → Dupliceren naar creditfactuur.

Dit heeft als voordeel dat je Daxto-assistent het meeste werk voor je zal doen, zoals het overnemen van alle gegevens en het plaatsen van een opmerking waarin het originele factuurnummer genoemd wordt. Ook zal de Daxto-assistent de bedragen automatisch negatief maken en zorgen dat de totalen van beide facturen in balans zijn. Tot slot weet je Daxto-assistent nu ook voor welke originele factuur je een creditfactuur aan het maken bent, en wordt de hele situatie automatisch door je assistent in goede banen geleid.

Deels crediteren

Stel dat je klant de helft van de bestelling annuleert nadat jij de factuur al gemaakt hebt, maar voordat er betaald is. Laten we als voorbeeld nemen dat het gaat om twee stoelen, elk van € 50,00. Eén van die twee stoelen wil de klant niet meer aanschaffen. In dat geval maak je creditfactuur 0002 met een eindtotaal van € -50,00. Dit is eenvoudig gemaakt:

Eerst dupliceer je de originele factuur naar een creditfactuur. Je assistent heeft deze helemaal voor je ingevuld. Maar hier staan beide stoelen op, je wilt er maar één annuleren. Je verwijdert de regel van de stoel die wél afgerekend gaat worden uit de creditfactuur.

Nadat je de creditfactuur opslaat zal bij de eindtotalen van de originele factuur te zien zijn dat de helft gecrediteerd is. Je Daxto-assistent regelt namelijk automatisch het papierwerk rondom deze situatie. De klant hoeft nu nog maar de overgebleven helft af te rekenen. Die betaling koppel je aan de originele factuur. Dat is alles.

Vergeet niet om je klant ook de creditfactuur te overhandigen. Die maakt, samen met de originele factuur, het verhaal kloppend voor zowel de klant als zijn boekhouding.

Crediteren ná betaling

Maar soms crediteer je niet voorafgaand. Soms crediteer je nadat er al betaald is, of een deel betaald is. Hoe werkt het dan?

In Daxto is gekozen om de originele factuur als middelpunt te laten fungeren. Zo hoef je niet als een detective een spoor door je administratie heen te volgen om een volledig beeld te krijgen. Alle bedragen, credits en memoriaalboekingen worden aan de originele factuur gekoppeld. Zo heeft die factuur altijd een actueel overzicht van hoe het er voor staat.

Een voorbeeld hiervan kan zijn dat je klant eerst iets aanschaft en betaalt, maar daarna komen jullie beide overeen dat er toch nog 50% korting komt. Dat ziet er dan zo uit:

In dit voorbeeld is er dus ná ontvangst van de betaling besloten om een deel van de factuur te crediteren. Die credit maak je vanuit de originele factuur, door deze te dupliceren naar een creditfactuur en dan aan te passen tot de helft. Als je op dit moment je assistent een controle zou laten doen, dan zou deze aangeven dat de originele factuur 'overbetaald' is. De klant had per slot van rekening eerder alles al betaald. Door de nieuwe creditfactuur is er nu dus teveel betaald.

Je ziet deze 'overbetaling' ook in de opsomming van de totalen van de originele factuur onderaan, en in de gekoppelde betalingen links daarvan. De oplossing is om geld aan de klant terug te storten en deze transactie ook te koppelen aan de originele factuur. Dat is dus factuur 0001. Alles rondom deze situatie is dus op elk moment in één oogopslag te zien in factuur 0001, waar alles mee begon. Wel zo helder.

Creditfactuur van leverancier (inkoopfactuur)

Heb je een creditfactuur ontvangen van een leverancier? Kies dan in het veld 'Creditfactuur voor inkoopfactuur' de juiste originele factuur waarvoor deze creditfactuur bedoeld is. Je Daxto-assistent zal vervolgens de twee facturen met elkaar verrekenen.

Als het eindtotaal van de ontvangen creditfactuur niet overeenkomt met de originele factuur, dan kun je het restant verwerken met een koppeling van een transactie óf door het te boeken op een categorie.

Meer weten?

Over facturen in het algemeen is nog veel meer te leren. Bekijk bijvoorbeeld ook eens dit overzicht.