Als je samen met de klant afspreekt om iets in twee of meer delen te betalen, dan is het belangrijk om elk deel afzonderlijk te factureren. De reden hiervoor is dat je anders te snel en/of te veel BTW afdraagt en omzet terugziet in je cijfers.
Om aanbetalingen, afbetalingen en deelbetalingen te regelen, maak je daarom per deel een nieuwe verkoopfactuur. Elk van die verkoopfacturen heeft dus een eigen factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum en levering.
Hoe regel je een aanbetaling?
Een aanbetaling mag maximaal 50% van het totaalbedrag zijn, tenzij je schriftelijk heel nadrukkelijk met je klant overeengekomen bent dat het méér gaat worden. Toch zie je vaak dat aanbetalingen van 20% tot 30% gebruikelijk zijn. Stel je verkoopt een handgemaakte schommelstoel van € 800,00 inclusief 21% BTW en je spreekt met je klant af dat er 20% wordt aanbetaald, dan ga je als volgt te werk:
- Maak een nieuwe verkoopfactuur. Laten we zeggen dat deze factuurnummer 0001 krijgt.
- Voeg een factuurregel toe en schrijf een duidelijke omschrijving. Bijvoorbeeld 'Schitterende schommelstoel'.
- Eindig deze omschrijving met de zin 'Deze factuur is een aanbetaling van 20% op bestelling #123.'.
- Bereken 20% van € 800,00 inclusief BTW. Dat is € 160,00.
- Stel het aantal eenheden van de factuurregel in op 1 en stel de eenheidsprijs in op € 160,00.
- Vink onderaan de factuur aan dat de prijzen ingegeven zijn inclusief BTW.
- Maak een tweede, nieuwe verkoopfactuur. Deze laat je op de status 'concept' staan. Er komt dus nog géén factuurnummer.
- Voeg hier ook een nieuwe factuurregel aan toe met een omschrijving. Je kunt de vorige omschrijving vrijwel helemaal herhalen.
- Verander alleen de laatste zin in: 'Deze factuur is een afbetaling van 80% op bestelling #123. Eerder is al 20% aanbetaald via factuur 0001.'.
- Stel het aantal eenheden van de factuurregel in op 1 en stel de eenheidsprijs in op (800-160=) € 640,00.
- Vink onderaan de factuur weer aan dat de prijzen ingegeven zijn inclusief BTW.
- Deze tweede verkoopfactuur laat je op de status 'concept' staan. Daar lees je zo meer over.
Uiteraard vervang je in deze teksten #123 door je echte bestelnummer. Is je klant géén particulier, maar ook een onderneming? Werk dan met 20% op het bedrag exclusief BTW. Je moet onderaan de factuur dan ook aangeven dat de prijzen ingegeven zijn exclusief BTW.
Ondernemers rekenen altijd exclusief BTW, maar omdat particulieren alles inclusief BTW ervaren kun je hier beter kiezen voor een aanbetaling van 20% inclusief BTW. Het effect is hetzelde. Zonder omzetbelasting is de schommelstoel natuurlijk € 661,16. En dus is een aanbetaling van 20% dan € 132,23. Niet geheel ontoevallig 21% minder dan € 160,00. Toch is het ingeven van de prijs inclusief BTW prettiger voor een particulier, met de inbegrepen 21% BTW oogt € 160,00 logischer. We zijn niet allemaal rekenmachine-ridders. Een particulier rekent vaak de 20% aanbetaling uit op basis van de prijs inclusief BTW.
De tweede conceptfactuur
Doordat je de hele afspraak in één keer hebt ingegeven, blijft Daxto je herinneren aan de tweede factuur met de afbetaling. Zo kan deze niet vergeten worden. Doordat de factuur een concept is telt hij nog niet mee voor de BTW-aangifte of voor de winstbelasting. Op het moment dat het tijd is om de afbetaling van je klant te vragen hoef je dan enkel nog het volgende te doen:
- Open de tweede factuur, die heeft als status nog 'concept'. Werk de factuurdatum bij naar de datum van vandaag, de vervaldatum werkt zich dan automatisch bij.
- Stel nu de status in op 'gereed' of gebruik vanuit de 'concept'-status de functies onder de knop Versturen. Die markeren de factuur automatisch als gereed.
- De factuur krijgt nu een factuurnummer, en telt vanaf nu mee voor belastingen en omzetcijfers.
Waarom niet één factuur?
Als je één verkoopfactuur maakt van € 800,00 dan kun je die ook in twee betalingen laten betalen. Je kunt immers twee ontvangen bankbetalingen koppelen aan deze factuur. Toch is dat niet de bedoeling. Het heeft de volgende nadelen:
- De vervaldatum is waarschijnlijk 14 tot 90 dagen na de factuurdatum. Als je klant later pas de afbetaling doet, dan ga je waarschijnlijk dus er aan herinnerd worden dat deze factuur té laat betaald is. Omdat niet het hele bedrag binnen de betaaltermijn ontvangen is.
- Als je de hele € 800,00 in één factuur stopt dan draag je op basis van die factuurdatum al de volledige 21% BTW af. Dat is dus € 138,84 van € 800,00, in plaats van € 27,77 van € 160,00.
- Als de klant de afbetaling uiteindelijk niet doet, en de factuur oninbaar wordt, dan moet die BTW weer terugkomen. Dat is onnodige moeite. Als je jezelf in die situatie hebt gewerkt dan is er wel een oplossing; suppletie. Maar dit had niet gehoeven als elk deel even los gefactureerd was.
- Ook je omzetcijfers kloppen niet. Met één factuur wordt de volledige omzet geboekt op de levering van die factuur, terwijl je volgens het factuurstelsel de afbetaling moet rekenen in de periode waarin deze ontvangen wordt.
- Dat scheef boeken van omzet wordt nog eens vergroot als de echte afbetaling pas in een volgend boekjaar binnenkomt. Dan betaal je in het verkeerde boekjaar winstbelasting.
Doe jezelf dus een plezier, en maak voor aanbetalingen, afbetalingen en deelbetalingen afzonderlijke facturen. Dan heb je later geen onnodig extra werk.