Transacties zijn alle bedragen die je ontvangt en betaalt vanaf jouw financiële rekeningen. Kortom; bankrekeningen, PayPal-rekeningen, kassalades, geldkistjes, cryptocurrency wallets, creditcards en ga zo maar door.
Hoe voeg ik transacties toe?
- Je kunt transacties met de hand toevoegen. Vaak heb je dan een afschrift van de bank naast je of internetbankieren op een tweede scherm.
- Je kunt één of een heleboel transacties toevoegen door een bestand te uploaden. Je Daxto-assistent zoekt dan zelf uit wat er uit dat bestand nog gebeuren moet.
- Je kunt transacties real-time toevoegen met een bankkoppeling. Je Daxto-assistent maakt dan zelfstandig je transacties aan zodra er iets verandert.
Hoe je het ook doet, daarna is de transactie bekend in je boekhouding. En dan resteert nog één taak; het koppelen van de transactie aan iets anders. Een transactie moet namelijk altijd ergens aan gekoppeld worden. Dat kan een verkoop- of inkoopfactuur zijn, maar bijvoorbeeld ook een categorie op je balans. Zelfs als je geld overmaakt van de lopende rekening naar de spaarrekening van je onderneming, dan maak je transacties en koppelingen. Elke beweging van waarde moet nou eenmaal verklaard worden in je boekhouding.
Koppelen
Met koppelen verklaar je geld dat je ontvangen of betaald hebt in je boekhouding. Dat heeft altijd één van de volgende drie oorzaken:
- Je hebt geld ontvangen voor een verkoopfactuur.
- Je hebt geld betaald voor een inkoopfactuur.
- Je hebt geld ontvangen of betaald dat iets aan een boekhoudcategorie verandert.
Het ontvangen van geld voor verkoopfacturen en het betalen van geld voor inkoopfacturen klinkt logisch. Toch zijn er soms speciale situaties. Bijvoorbeeld als je klant te weinig betaald heeft, of juist teveel betaald heeft. Maar de echt bijzondere situaties zijn natuurlijk de situaties waarin je een bedrag koppelt aan een categorie in je boekhouding. Dat kan de volgende redenen hebben:
- Je stort geld in je onderneming als eigenaar van een eenmanszaak.
- Je betaalt of ontvangt omzetbelasting na een BTW-aangifte.
- Je betaalt jezelf of andere medewerkers salaris uit.
En zo zijn er nog vele andere redenen. Elk van die redenen heeft een eigen help-artikel waar je in je zoekbalk op kunt zoeken met een steekwoord of steekwoorden.
Meerdere koppelingen
Vergeet ook niet dat je één transactie aan meerdere zaken kunt koppelen. Zo kun je bijvoorbeeld een verkoopfactuur gemaakt hebben van € 100,00. Je klant maakt € 100,20 over in een transactie. Je had contact met je klant en die gaf aan dat je het mag houden als fooi, hun fout. Dus nu heb je € 0,20 méér dan nodig is voor die verkoopfactuur. Dat noemen we overbetaling, het tegenovergestelde van een onderbetaling. Bij een overbetaling zoals deze koppel je de € 100,00 van die transactie aan de verkoopfactuur en de € 0,20 fooi aan de resultatencategorie genaamd 'betalingsverschillen'. Zo klopt het totaal van je koppelingen met het totaal van de transactie.