Het bijhouden van een goede rittenregistratie is essentieel. Zo kunnen niet alleen de juiste vergoedingen verrekend en uitgekeerd worden, ook is er een goed beeld van alle bewegingen. Een absolute must voor jou en de Belastingdienst.
Ritten met eigen voertuigen
Dit begint al met het juist bijhouden van wie de eigenaar van het voertuig is én hoe het voertuig gebruikt wordt:
- Een zakelijk voertuig dat uitsluitend zakelijk gebruikt wordt.
- Een zakelijk voertuig dat deels privé gebruikt wordt.
- Een privévoertuig dat deels zakelijk gebruikt wordt.
Elke rittenadministratie moet een sluitende kilometerregistratie hebben. Dat betekent dat elke zakelijke kilometer een goede onderbouwing of uitleg dient te hebben. Zo hou je zelf trouwens ook scherp zicht op alle voertuigen en ritten. Dat geeft je als ondernemer inzichten waardoor je later handige beslissingen kunt nemen.
Minimale eisen
Voor een geaccepteerde rittenregistratie is het verplicht om minimaal de volgende gegevens te noteren:
- Datum: wanneer was de reis?
- Doel: waarom werd er gereisd?
- Bestemming: waar ging de reis heen?
- Aantal kilometers: hoe lang was de reis?
De rittenregistratie in Daxto gaat nog iets verder. Zo zijn de registraties niet alleen heel beknopt, maar ook duidelijk en compleet.
Afstand of kilometerstand?
De meest complete administratie gebruikt de kilometerstand vóór en na een rit. Op deze wijze sluiten alle ritten keurig op elkaar aan om tot de huidige kilometerstand te komen. In sommige gevallen, zoals een privévoertuig die maar af en toe zakelijk ingezet wordt, is het ook prima om alleen van de zakelijke ritten de gereden kilometers te noteren.
Kilometervergoeding
Sommige ritten komen in aanmerking voor een kilometervergoeding. Dit is een voordeeltje vanuit de overheid aan ondernemers.
Sinds 2006 ligt dit bedrag op € 0,19 per kilometer. Het is bijna zeker dat dit bedrag in 2023 zal stijgen naar € 0,21 en in 2024 naar € 0,23. Ook zijn er Europese plannen om vanaf 2030 rekeningrijden in te voeren. Waarschijnlijk wordt de kilometervergoeding tegen die tijd hiermee verrekend.
De kilometervergoeding is bedoeld om tegemoet te komen in de kosten van zakelijke ritten. Maar het is niet dekkend. De aanschaf, vervanging, het onderhoud en de brandstof kunnen er niet volledig mee betaald worden. Maar het helpt wel een beetje, en dat is altijd fijn.
De vergoeding is in de boekhouding aftrekbaar van de winst. Ook zal de BTW als voorbelasting worden opgevoerd. Zo betaal je hierdoor later minder winstbelasting en omzetbelasting.
Daxto berekent de kilometervergoeding automatisch volgens het juiste tarief. Je hoeft enkel de voertuigen juist in te stellen en de ritten goed te noteren. De rest gaat vanzelf.
Andere reizen
Als je op de fiets springt voor een zakelijk doel dan kan er ook aanspraak gemaakt worden op de kilometervergoeding. Dat geldt overigens ook voor al het woon-werkverkeer. Bij het gebruik van openbaar vervoer, taxi's of huurauto's zijn de kosten zelfs volledig aftrekbaar.
Parkeerkosten mogen tevens afgetrokken worden. Dit doe je eenvoudig door het bonnetje te boeken als inkoopfactuur. Bewaar dus altijd alle bonnetjes en andere bewijzen om je ritten toe te kunnen lichten als daar om gevraagd wordt tijdens een controle.