Als ondernemer moet je natuurlijk ook de kosten voor energie opnemen in je administratie. Ook als het onderdeel is van een privérekening. Er zijn namelijk wat verschillende situaties. Laten we die bekijken, inclusief hoe dat geboekt kan worden.
Helemaal zakelijk
Als je een kantoor of loods hebt die 100% zakelijk is, dan is het boeken van energie het makkelijkst. Je energieleverancier stuurt jou een rekening nadat het boekjaar afgelopen is. Deze boek je in zodra je hem ontvangt, en je stelt de leverperiode in op 1 januari tot 31 december van het juiste boekjaar. Dat is dus vaak het kalenderjaar vóór de factuurdatum.
De factuurdatum voer je gewoon in zoals deze op de factuur staat, dat is ook verplicht. Daarnaast moet de BTW wel verrekend worden in het huidige jaar, want je hebt Q4 van vorig boekjaar waarschijnlijk ook al aangegeven. Nu dat je deze energierekening ingeboekt hebt stel je de jaarrekening op over het voorgaande boekjaar. Zo komen de juiste cijfers op je jaarrekening voor je belastingaangifte over dat boekjaar.
Privé aan huis
Als je aan huis een gescheiden werkruimte hebt dan is het net even anders. In deze situatie behoor je een tussenmeter te hebben. Deze meter is dus geplaatst ná de meter van de privéwoning. De stand van deze zakelijke meter gaat dan ook enkel om wat je in de gescheiden werkruimte hebt verbruikt. Maar je energieleverancier stuur je natuurlijk privé een rekening, voor alles. Dus wat doe je dan?
Je boekt in dit geval niet de privérekening in je bedrijfsboekhouding. Zeker niet omdat deze ook nog eens inclusief het privégebruik is. Nee, in dit geval maak je een memoriaalboeking aan.
Als boekdatum van de memoriaalboeking gebruik je 31 december van het boekjaar waar het om gaat. Gebruik als tijd 12:00 in de middag. In die boeking noteer je als omschrijving vervolgens de stand van je tussenmeter op 1 januari en 31 december van het boekjaar waar het om gaat. Vervolgens reken je het verbruik uit. Het verschil tussen die twee standen dus. Tot slot achterhaal je de prijs per kilowatt en\of m3 gas die in dat jaar gold. Die staat vaak op de factuur van je leverancier. Je vermenigvuldigd de prijs met het verbruik. Je hebt dan als omschrijving bijvoorbeeld:
Electriciteit
Stand 1 januari: 5000
Stand 31 december: 5500
Verbruik in jaar: 500
Kilowatt prijs: € 0,24 incl. BTW
Kosten: € 120,00 incl. BTW
Die € 120,00 kosten zijn dus berekend door 500 maal 0,24 uit te rekenen. Nadat je dit als omschrijving in de memoriaalboeking hebt gezet ga je de categorieën van de memoriaalboeking invullen. We hebben er minimaal drie nodig:
| Categorie | BTW | Debet | Credit |
|---|---|---|---|
| Gas, water & licht (Een resultatencategorie. Het bedrag is exclusief BTW) | Geen | € 99,17 | |
| Kapitaal (van Bart) (Een balanscategorie. Het bedrag is inclusief BTW) | Geen | € 120,00 | |
| Te ontvangen BTW (Ook een balanscategorie. Het bedrag is enkel BTW) | [Inkoop] BTW Hoog (21%) | € 20,83 | -- |
Bart is onze fictieve voorbeeldpersoon. Jij kiest natuurlijk kapitaal onder je eigen naam. Let ook op dat je voor de categorie "Te ontvangen BTW" een BTW categorie moet kiezen. Het gaat om een (energie-)leverancier en dus inkoop. Kies daarom "[Inkoop] BTW Hoog (21%)" of welk ander hoog inkoop BTW tarief er dat jaar dan ook gold. Sla de boeking nu op. Dat was het.
Wat er gebeurd is zit als volgt;
- Je hebt energiekosten van € 99,17 excl. BTW geboekt in je onderneming.
- Je hebt de berekening van dit bedrag in de beschrijving onderbouwd.
- Deze energiekosten tref je vanaf dit moment als kosten aan in je resultaten.
- Hierdoor is je ondernemingsresultaat lager, want meer kosten is minder winst.
- Omdat er nu minder winst behaald is, betaal je minder winstbelasting. Gunstig.
- € 20,83 BTW komt automatisch terug door een verrekening als voorbelasting.
- € 120,00 is bij je kapitaal opgeteld. Het is door jou nu op te nemen, of niet.
Je kunt dit bedrag gewoon in je kapitaal laten staan. Toch is het duidelijk dat dit bedrag eigenlijk aan jou toebehoort, op de balans. Je kunt het dan ook op elk moment opnemen als je wilt.
Als je het heel letterlijk wilt nemen dan kun je het dus ook opnemen door het van je zakelijke rekening op je privérekening te storten. Die banktransactie koppel je dan als normale opname. Als je vervolgens de privé ontvangen energierekening betaald van je privé rekening, dan is een deel dus betaald met geld dat afkomstig is uit de winst van je onderneming. Zoals het heel letterlijk genomen wel zou horen in deze situatie.
Goed om te weten is dat als je samen met een partner eigenaar bent van de onderneming, je er ook voor kunt kiezen om de € 120,00 te delen. Je maakt dan een extra regel bij in de memoriaalboeking en boekt € 60,00 op het kapitaal van elk van beide partners, in plaats van het hele bedrag enkel aan jezelf.
Privé in huis
Het kan ook voorkomen dat je een kantoor aan huis hebt in je woning. Je hebt dan geen tussenmeter. Toch mag je een deel van je energiekosten als bedrijfskosten opvoeren. Raadpleeg hiervoor de regels die in dat specifieke boekjaar van toepassing zijn via de Belastingdienst. Het komt er op neer dat je een soortgelijke berekening maakt zoals in het bovenstaande geval. Ook boek je het op dezelfde wijze via het memoriaal. De totale kosten die je in dit geval mag boeken is een percentage van de totale privérekening. Wat dit percentage voor jouw precies is zal blijken uit je berekening.
Bewijslast
Let er op dat er zoals altijd sprake is van bewijslast. Als ondernemer moet je altijd je volledige boekhouding kunnen laten zien, verklaren en toelichten. In de eerste situatie, met een inkoopfactuur, is dat eenvoudig. Maar in de laatste twee situaties met berekeningen is dat minder eenvoudig. De berekening die je hebt gemaakt moet je namelijk kunnen verklaren.
Maak daarom altijd een kopie van de factuur die privé ontvangen is. Deze boek je niet in je bedrijfsboekhouding, maar je bewaard de kopie wel in je bedrijfsadministratie. In geval van een tussenmeter is het ook wijs om de standen van 1 januari en 31 december op te schrijven en te bewaren in je bedrijfsadministratie. Zo heb je altijd je papierwerk op orde. Wel zo prettig.