Omzetbelasting noemen we ook wel BTW, dat is een afkorting van Belasting Toegevoegde Waarde. Het is een belasting waar niet iedere ondernemer mee bezig hoeft te zijn. Ook het moment is niet voor alle ondernemers hetzelfde.
BTW vrijgesteld
Sommige organisaties zijn vrijgesteld van BTW. Dat kan bijvoorbeeld gaan om de volgende redenen:
- Je organisatie behoort tot een een branch of bedrijfsactiviteit die is vrijgesteld van BTW. Bijvoorbeeld de gezondheidszorg, kansspelen of uitvaartondernemers.
- Je onderneemt op een hele kleine schaal, en de omzet per boekjaar is zó laag dat je na overleg met de Belastingdienst een vrijstelling hebt gekregen.
Voor de meeste ondernemers geldt dat ze wél te maken krijgen met BTW. Als je in die groep valt dan krijg je de taak om namens de Belastingdienst BTW te innen op alle verkoopfacturen. De BTW die jij betaalt over inkoopfacturen mag je verrekenen met de BTW die je aan de Belastingdienst betaalt over je omzet. Daar lees je zo meer over.
Ben je wel vrijgesteld van BTW? Vraag al je leveranciers dat ze je de facturen in dat geval BTW-vrijgesteld toesturen en geef je BTW-ID aan hen door. Je kunt geen BTW terugvorderen van de Belastingdienst als een leverancier je per ongeluk BTW in rekening brengt wanneer je vrijgesteld bent.
BTW in ontvangst nemen en doorsturen
Als je wél met BTW te maken krijgt, dan krijg je bovenop je eigen boekhouding nog een eenvoudige taak erbij. Je int namens de Belastingdienst de BTW op verkopen en betaalt BTW op inkopen. Eens in de zoveel tijd dan maak je een sommetje en de uitkomst van die som bepaalt of je de Belastingdienst nog iets moet toesturen of juist dat je iets van ze gaat ontvangen.
BTW die jij in rekening brengt over verkoopfacturen zet je apart in je boekhouding. Dat geld is niet van jou, maar van de Belastingdienst. Ook houd je bij hoeveel BTW jij hebt betaald over zakelijke uitgaven. Deze BTW mag je aftrekken van de BTW die jij moet betalen over je omzet. Dit laatste noemen we 'aftrekken als voorbelasting'. Het verschil betaal je aan de Belastingdienst of je krijgt het juist van hen terug.
Tijd voor een voorbeeld
Daxto bekijkt het vanuit jouw ogen als ondernemer. Dus BTW die je ontvangt heet 'te betalen BTW', en BTW die je betaalt heet 'te ontvangen BTW'. Want zo is het voor jou, tussen jouw onderneming en de Belastingdienst.
| Omschrijving | Bedrag |
|---|---|
| Te betalen BTW (BTW op jouw verkoopfacturen, te betalen aan de Belastingdienst) | € 20,00 |
| Te ontvangen BTW (BTW op jouw inkoopfacturen, te ontvangen van de Belastingdienst. Oftewel voorbelasting.) | € 5,00 |
| Conclusie: over te maken aan de Belastingdienst | € 15,00 |
In het bovenstaande voorbeeld is er € 20,00 aan BTW in rekening gebracht op jouw verkoopfacturen. Die heb je ontvangen van jouw klanten en moet je betalen aan de Belastingdienst. Ook is er € 5,00 voorbelasting, dat is dus BTW die je betaald hebt over zakelijke aankopen. Deze twee bedragen verreken je met elkaar en zo kom je tot de conclusie dat je nog € 15,00 aan de Belastingdienst moet overmaken. Je trekt de betaalde BTW (voorbelasting) dus van de ontvangen BTW af om uit te rekenen welk bedrag er nog ontvangen of betaalt moet worden. Een voorbeeld van een situatie waarin de Belastingdienst jou iets terug gaat betalen:
| Omschrijving | Bedrag |
|---|---|
| Te betalen BTW | € 80,00 |
| Te ontvangen BTW (Voorbelasting) | € 230,00 |
| Conclusie: te ontvangen van de Belastingdienst | € 150,00 |
In het bovenstaande voorbeeld zal de Belastingdienst dus iets gaan overmaken aan jou. Dit komt doordat de door jou betaalde BTW (voorbelasting) hoger is dan de door jou ontvangen BTW.
En tarieven dan?
De bovenstaande voorbeelden zijn simpel gehouden; een inkomend bedrag en een uitgaand bedrag. De werkelijkheid is niet veel lastiger, maar wel anders. Zo krijg je te maken met verschillende BTW-tarieven. Een goed voorbeeld is hoe levensmiddelen een BTW-tarief van 9% hebben en zogenaamde luxe artikelen een BTW-tarief van 21%. Voor de werking maakt dat echter niets uit, die blijft hetzelfde. Het is alleen de som die iets lastiger wordt. In werkelijkheid kan het er zo uitzien:
| Omschrijving | Omzet | BTW |
|---|---|---|
| 1a. BTW hoog (21%) | € 1000,00 | € 210,00 |
| 1b. BTW laag (9%) | € 100,00 | € 9,00 |
| 5b. Voorbelasting | € 85,00 | |
| Conclusie: over te maken aan de Belastingdienst (219-85=) | € 134,00 |
Vraag je jezelf af wat 1a, 1b en 5b hier nu weer mee te maken hebben? Dat is simpel. Bij het aangeven van je BTW beantwoord je een vragenlijst van de Belastingdienst, die vragen heeft van 1a tot en met 5c. Met de termen in het voorbeeld hierboven zie je meteen bij welke échte vragen die bedragen op de BTW-aangifte ingevuld worden.
De kolom 'omzet' vul je in als controle voor jezelf en de Belastingdienst. Zo kan gecontroleerd worden of het bedrag per tarief klopt. Bij je voorbelasting doe je dit niet, daar vul je ongeacht de betaalde BTW-tarieven enkel de som van het bedrag in dat je betaald hebt. De Belastingdienst kan dit controleren bij de andere ondernemer.
En het buitenland dan?
Jeetje, je blijft maar doorvragen hè? Maar dat klopt, als we ook nog het buitenland in dit verhaal meenemen dan komt er nog een beetje extra bij. Het buitenland moeten we ook nog even verdelen in twee stukken:
- Buiten Nederland, maar binnen Europa: aan ondernemers verleg je de BTW en je noemt hun BTW-nummer op jouw verkoopfactuur. Particulieren betalen Nederlandse BTW die jij int en afdraagt aan de Nederlandse Belastingdienst.
- Landen buiten Europa: aan zowel particulieren als ondernemers verleg je de BTW. De douane van die landen kan besluiten om lokale belasting te heffen bij jouw klant.
En dan maakt het ook nog uit of je er een dienst levert, of een product. En dus of dat aan een particulier is of aan een andere ondernemer. Toch is het minder erg dan het klinkt hoor, je moet even goed uitzoeken hoe het werkt voor jouw onderneming. Dat kun je via de website van de Belastingdienst, of je raadpleegt een financieel expert. Als je eenmaal weet welke regels voor jou gelden, dan is het een kwestie van de juiste tarieven in Daxto te selecteren. De rest regelt je Daxto-assistent. Lees vooral onder in dit artikel even over ICP als jij over de grens zaken doet.
Wanneer de BTW-aangifte?
Dat is dus ook niet voor iedereen hetzelfde, maar voor veel ondernemers wel. De meeste ondernemers geven per kwartaal aan, per 3 maanden dus. Hoewel anderen per halfjaar of jaar aangeven en hele grote ondernemingen zelfs per maand. De meeste ondernemers vallen in de groep die per kwartaal BTW aangeeft.
De Belastingdienst stuurt je per post een blauwe envelop als het tijd is voor jouw onderneming om de aangifte omzetbelasting te doen. Daarnaast kan het zo zijn dat je per tijdvak een e-mail ontvangt van de Belastingdienst ter herinnering. En daar bovenop zal je Daxto-assistent je herinneren op het omgevingsoverzicht. Als jouw tijdvak verstreken is (of dat nu een maand, kwartaal of jaar is) en jij de aangifte nog niet gedaan hebt, dan zal je assistent je hieraan herinneren. Het is wel belangrijk dat je in je instellingen opgeeft welk tijdvak voor jou geldt. Standaard gaat die instelling ervan uit dat je elk kwartaal aangifte moet doen.
Hoe doe ik aangifte?
Neem elke BTW-aangifte heel serieus, zo voorkom je dat je later gebruik moet maken van suppletie. Gelukkig is het doen van de BTW-aangifte niet ingewikkeld. Het begint zoals altijd heel simpel met een controle. Je moet zorgen dat alles in je administratie zit. Dus bijvoorbeeld:
- Heb je al je verkoopfacturen gemaakt? Of ben je vergeten om er één of meer in te vullen? Dat kan nu nog, vóór je de aangifte doet.
- Zijn er concept-verkoopfacturen die je nog snel wilt omzetten naar een echte factuur? Zet ze dan op gereed zodat ze een factuurnummer krijgen. En stuur ze natuurlijk ook naar je klant.
- Heb je nog facturen die je als dubieus wilt markeren? Dan is dit het moment. Deze verlagen de 'te betalen BTW' nog.
- Let je ook op oninbare facturen? Deze facturen dienen uiterlijk één jaar na de uiterste betaaldatum als oninbaar gemarkeerd te worden. Behalve als je vóór die tijd al een gegrond reden hebt om dit te doen.
- Heb je al je inkoopfacturen ingevoerd en al je bonnetjes? Zo zorg je dat de voorbelasting die je Daxto-assistent berekent straks ook klopt.
- Zijn alle transacties op je financiële rekeningen toegevoegd? Zorg dat deze bijgewerkt zijn. Of je het nu met de hand doet, per bestand uploadt of een koppeling hebt.
- Weet je ook zeker dat geen van de transacties onvolledig of ongekoppeld is? Anders wil je dat nog even snel oplossen.
- Misschien doe je niets met het memoriaal, maar als je het wel doet, heb je dan alle boekingen die BTW beïnvloeden daar gedaan?
Als je Daxto-assistent verder geen opmerkingen meer had toen je hem vroeg om je boekhouding even dubbel te controleren ( Menu → Omgeving → Assistent), dan is het tijd voor de aangifte. Je begint deze via Menu → Boekhouding → BTW & ICP aangifte. Of als je ingelogd bent, dan klik je hier om daar meteen te komen.
Daar aangekomen klik je op Nieuwe aangifte bovenaan. Je Daxto-assistent neemt je mee door 3 stappen:
- Controleer of je alles ingevoerd hebt.
- Kies het juiste tijdvak, zie de berekening én gebruik hem om je aangifte te doen.
- Sla je Daxto aangifte definitief op en upload de PDF-bestanden die je kreeg van de Belastingdienst.
Let goed op dat je ná het doen van je aangifte kiest om ook de bestanden hiervan te downloaden bij de Belastingdienst. Dat gaat om de PDF van je BTW-aangifte. Als je later ook een ICP-aangifte doet, waar je hierna over leest, dan wil je ook daar de PDF van downloaden. Beide bestanden upload je in stap 3 naar Daxto zodat je die gegevens vastgelegd hebt voor jezelf.
Hoewel je Daxto-assistent de aangifte ook voor jou had kunnen doen bij de Belastingdienst, wat technisch mogelijk is, is het een bewuste keuze van je assistent om dat niet te doen. Als je Daxto-assistent je BTW-aangifte achter de schermen direct met de Belastingdienst regelt, dan kun je hier als ondernemer namelijk niets van terugvinden op de website van de Belastingdienst. Je ziet dan dus niet je aangiften op het portaal van de Belastingdienst op een later moment. Dat is een technische uitdaging waar de Belastingdienst nog eens naar zou kunnen kijken in de toekomst.
Het doel van Daxto is overzicht. En overzicht heb je beter als je bij de Belastingdienst kunt zien welke aangiften je hebt gedaan in het verleden. Dit is vooral prettig als je ooit stopt met je onderneming, of stopt met Daxto. Dan wil je dat het verleden van je BTW-aangiften bij de Belastingdienst gewoon compleet is.
Daxto maakt het ontzettend gemakkelijk. In stap 2 zie je letterlijk welke antwoorden je moet overtikken in het aangifte-scherm van de Belastingdienst. Met twee computerschermen aan je computer is dat nog eens extra makkelijk naast elkaar te zien.
Wat doe ik met de transactie van de omzetbelasting?
Zodra je geld betaald aan de Belastingdienst, of juist geld van ze hebt ontvangen, komt deze transactie op één van je financiële rekeningen. Die transactie koppel je aan de categorie 'Betaalde en/of ontvangen BTW'. Het is heel belangrijk dat je die kiest, dus let er even goed bij op.
Hierna doet je Daxto-assistent de rest. Je zult zien bij je BTW aangiften dat de aangifte die je gedaan hebt nu een koppeling heeft naar de transactie. Ook zal op je balans de categorie 'Betaalde en/of ontvangen BTW' weer op nul staan. Alles is dik in orde zo.
Wat heeft ICP ook alweer met BTW te maken?
Oh ja, dat moeten we nog even bespreken. ICP staat voor 'intracommunautaire prestaties'. Daar kan Daxto ook niets aan doen. Waar het om gaat is dat je aangifte doet van alle zaken die je gedaan hebt met het buitenland. Vooral nét buiten Nederland, maar binnen Europa.
Het idee is simpel. Europa telt heel wat landen, allemaal onder dezelfde Europese vlag. Allemaal hebben ze een eigen Belastingdienst, en als je zaken doet met Europese landen dan moet je even aangeven hoe dat zit. Zo kunnen de Belastingdiensten van Europa onderling uitvechten wie wat krijgt.
Vóór 1 juli 2021 was dit een heel gedoe voor ondernemers, misschien weet je het nog wel. Maar dat is verleden tijd. Met het éénloketsysteem is het voor heel wat ondernemers stukken eenvoudiger geworden. Je geeft alles aan bij de Nederlandse Belastingdienst, en als er wat uit te zoeken valt, dan regelen zij het met andere Europese landen. Zo heb jij er geen omkijken meer naar.
Maar als je zaken doet met landen buiten Nederland, denk dan wel even aan de ICP-opgaaf. Als jij de juiste BTW-tarieven hebt ingevuld dan herinnert je Daxto-assistent je hier aan. De ICP-opgaaf doe je via hetzelfde portaal als de normale BTW-aangiften, maar wel los van normale BTW-aangiften. En als je ze gedaan hebt, dan wil je de PDF daar ook van opslaan en uploaden naar Daxto zodat je al je gegevens compleet houdt.
Exclusief BTW
Uiteindelijk is BTW dus een taak die je er als ondernemer wél of niet bij krijgt. En als je die taak er wél bij krijgt, dan is het zó geregeld. Dit brengt ons afsluitend wel tot het volgende; BTW doe je er bij. Je int het, betaalt het, draagt het af of krijgt het terug. Het heeft heeft dus weinig te maken met jouw onderneming. Dát is de reden waarom ondernemers vaak niet eens spreken over BTW. Je hoort dan:
- '€ 50 ex'
- '€ 50 ex. BTW'
- '€ 50 exclusief'
Dat betekent allemaal hetzelfde; dat er gesproken wordt over prijzen zonder BTW. Die BTW wordt weggelaten omdat elke ondernemer weet dat dit er nog bij komt en dat BTW die betaalt wordt ook weer als voorbelasting verrekend kan worden. Dus het is niet relevant voor ondernemers onderling. BTW kost een ondernemer niets en het levert niets op.
Als je een ondernemer hoort spreken over bedragen, ga er dan vanuit dat ze zonder BTW zijn. Vooral tegen andere ondernemers. Dit is ook de reden waarom je totaal géén BTW ziet op je resultatenrapport. Op je balansrapport zie je wél BTW. De enige reden dat je BTW ziet op je balans, is zodat je in de gaten kunt houden welke bedragen je hebt ontvangen en betaald. Zodat je die later kunt verrekenen met de Belastingdienst.
BTW is van de Belastingdienst, niet van jou als ondernemer. Door het weg te laten uit al je cijfers en rapporten zie jij de cijfers die er wel toe doen. Zonder BTW.