Hoewel de resultaten en de balans de belangrijkste rapporten zijn met cijfers, is het memoriaal het krachtigste gereedschap in elke boekhouding. Een onmisbaar Zwitsers zakmes.
Het memoriaal is een lijst van boekingen die, als je het juist gebruikt, op geen enkele andere manier te verwerken zijn in je boekhouding. Doorgaans hoef je zelf zelden of nooit te denken aan het memoriaal, de meeste taken worden namelijk automatisch gedaan door je digitale Daxto-assistent. Sommige ondernemers komen er maar één keer per jaar, tijdens de jaarafsluiting.
Maar onthoud, als je iets speciaals wilt regelen en je hebt geen idee waar dat dan zou moeten, dan is het antwoord waarschijnlijk het memoriaal. Dus laten we eens kijken wat het is en hoe het werkt.
Concreet voorbeeld
We halen fictieve Bart er nog eens bij. Bart heeft een eenmanszaak. Nadat Bart zijn aangifte omzetbelasting heeft gedaan blijkt dat hij € 100,00 terug gaat ontvangen. De Belastingdienst heeft dit vervolgens overgemaakt naar de privérekening van Bart. Kan gebeuren. Niet erg ook, want Bart weet hoe hij dit met een kleine memoriaalboeking weer rechttrekt.
Deze oplossing is volledig toegelicht in dit artikel, mocht het jou overkomen. Voor een blik op de werking van het memoriaal kijken we hier even uitsluitend naar de volgende boeking:
| Categorie | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Betaalde en/of ontvangen BTW | 0 | € 100,00 |
| Opnames Bart | € 100,00 | 0 |
Nadat Bart deze corrigerende memoriaalboeking opslaat is zijn boekhouding weer in orde. De boekhouding begrijpt op deze manier dat het te ontvangen bedrag binnen is gekomen, ondanks dat het niet op de zakelijke rekening werd gestort, maar ergens anders. De opnames van Bart uit zijn onderneming zijn verhoogd met precies het bedrag dat terug had moeten komen, alsof Bart er zelf voor koos om het op te nemen uit zijn onderneming en te storten op zijn privérekening.
Als je jezelf nou afvraagt hoe Bart wist welk bedrag credit moest zijn, en welk bedrag debet moest zijn, lees dan dit artikel even door. Tot slot zou het handig zijn als Bart even bij de Belastingdienst zijn zakelijke rekeningnummer doorgeeft, anders moet hij bij de volgende teruggaaf weer zo'n memoriaalboeking maken.
Het memoriaal werd hier gebruikt om waarde te verplaatsen binnen de boekhouding. Soms verplaats je heel simpel een bedrag tussen twee categorieën. Het voorbeeld hierboven is voor een situatie die een tikkeltje moeilijker te begrijpen is. Toch is de boeking in het memoriaal eenvoudig, met slechts twee regels. Dát is waarom het memoriaal zo krachtig is.
Typische zaken voor het memoriaal
Je Daxto-assistent boekt automatisch wat zaken in je memoriaal voor jou, zoals:
- het invoeren van een eindbalans nadat je een jaarafsluiting hebt gedaan;
- het automatisch correct verwerken van afrondingen na een aangifte omzetbelasting;
- het automatisch afschrijven op investeringen;
- het dubieus of oninbaar markeren van verkoopfacturen.
Maar je kunt er ook zelf in werken. Heel concreet bijvoorbeeld om het volgende te regelen:
- Het invoeren van je eerste balans; de beginbalans.
- Het verdelen van resultaat aan het eind van het jaar; de jaarafsluiting. Je assistent bereidt deze automatisch voor jou voor.
- Het corrigeren en/of verrekenen van kleine verschilletjes, zoals bijvoorbeeld het aanvullen van onderbetaalde facturen vanuit de categorie betalingsverschillen.
- Het boeken van kosten voor elektriciteit die in een volgend boekjaar pas worden gefactureerd. Die kosten moeten uiteraard in het juiste tijdvak geschat en geboekt worden, al voordat je er de factuur voor ontvangt.
- Het boeken van sociale lasten, zoals loonbelasting in geval van personeel.
Dat was de hele kern
En daarmee ben je aan het eind gekomen van de achtergrondserie 'De kern van boekhouden'. Voor de volledigheid tref je hieronder nog één keer de inhoudsopgave ervan.
Met deze kennis op zak kun jij beginnen met Daxto. Het is tijd geworden om je eerste relaties toe te voegen, en facturen te gaan invoeren. En als je nog ergens vragen over hebt, bekijk dan bijvoorbeeld de rest van de help-artikelen. Er zijn er namelijk nog véél meer. Je kunt ze ook bewaren totdat je ze nodig hebt. Tot dan!
De kern van boekhouden
Dit achtergrondartikel is onderdeel van de serie 'De kern van boekhouden'. Er staat nergens dat het verboden is om ze allemaal te lezen.
- Boekhouden
- Boekhoudtermen
- Balans
- Resultaten
- Memoriaal (hier ben je nu)