Wat is boekhouden?
Je zou het bijna vergeten. Meestal duiken we meteen in de details, en die zijn er genoeg. Toch moeten we even bij het begin beginnen: boekhouden, wat is het nou eigenlijk?
Boekhouden is het opschrijven en bijhouden van alles wat te maken heeft met waarde. Welke waarde is dat dan?
- Alle dingen die van jou zijn.
- Alle dingen die je hebt geleend.
- Al het geld dat je verdient.
- Al het geld dat je uitgeeft.
Iets formeler verwoord gaat het dus om bezittingen, schulden, inkomsten en uitgaven. Het is niet toevallig dat de balans precies hierover gaat. Als je bijhoudt hoe het er met deze vier zaken voorstaat, dan ben je aan het boekhouden. Boekhouden kun je ook privé, thuis. En ook daar draait het om dezelfde vier zaken, maar uiteraard gaan we het hier hebben over boekhouden voor ondernemers.
Waarom boekhouden?
Het lijkt voor de hand te liggen dat ondernemers boekhouden omdat de Belastingdienst ze hiertoe verplicht. Iedere ondernemer moet de boekhouding op elk moment kunnen tonen. Die boekhouding moet actueel zijn en kloppen, dat is je plicht.
Toch moet dat niet dé reden zijn voor een ondernemer om de boeken bij te houden. Boekhouden doe je namelijk op de eerste plaats voor jezelf. En hoewel het saai kan klinken of het misschien je minst favoriete taak is om te doen, is het ook het allerbelangrijkste gereedschap van elke ondernemer. Hoe meer je het snapt, hoe leuker en handiger het vanzelf wordt.
Ondernemen doe je om te kunnen leven. Elke onderneming moet dus meer inkomsten dan uitgaven hebben. Alleen door alles heel goed bij te houden kun je op tijd ingrijpen om hiervoor te zorgen. Met je actuele boekhouding bij de hand kun je zien waar het beter kan en waar het goed gaat. Je kunt zien welke beslissingen niet gemaakt hoeven te worden en welke beslissingen meteen een groot verschil gaan maken.
Zonder actuele boekhouding ben je geen ondernemer, maar een verkoper; altijd bezig met inkomsten, maar geen idee hoeveel ervan overblijft.
Hoe boekhouden begon
Boekhouden werd 10.000 jaar geleden al gedaan in wat we nu het Midden-Oosten noemen. Later was het heel normaal om rekensommetjes uit te voeren op een abacus. Egyptenaren hadden ook meteen door hoe belangrijk het is om de boeken bij te houden; om inzicht en overzicht te houden. Zij hebben de boekhouding nog iets verder tot kunst verheven. Zo is boekhouden door de millennia heen altijd belangrijk gebleven, maar ook gemoderniseerd.
Het boekhoudsysteem dat we tegenwoordig hanteren is gebaseerd op het werk van Luca Pacioli (1446-1517, Toscane, Italië). Hij was geschoold in handel en commercie, met een interesse in wiskunde. Tussen 1472 en 1475 werd hij monnik, maar hij bleef ook nadenken over, en les geven in, handel en commercie. Luca kwam met het concept van dubbel boekhouden. Niet te verwarren met een dubbele boekhouding:
- Dubbel boekhouden: hetzelfde op twee manieren bijhouden, zodat je de een met de ander kunt controleren.
- Dubbele boekhouding: de boel bedonderen door één echte boekhouding te hebben, maar daarnaast ook een andere voor het geval je een controle krijgt.
Het dubbel boekhouden zorgde ervoor dat het makkelijker was om fouten te ontdekken en op te lossen. Dit was een enorme vooruitgang die heel wat ondernemers hoofdpijn heeft bespaard. Sinds toen is de volgende grote doorbraak op het gebied van boekhouden de computer.
Hoe boekhouden verder gaat
Met computers en software zijn we aanbeland in een nieuw tijdperk. Alles kan sneller, er kan meer bijgehouden worden en er kan beter gecontroleerd worden. En dit is nodig. Ondernemen is net als alles in de moderne tijd een stukje uitgebreider geworden. Waar we vroeger concurreerden met een ondernemer in dezelfde winkelstraat, concurreren we nu met elke ondernemer op de wereld.
Om voor te blijven op de rest zet elke ondernemer alles in wat mogelijk is. Kleine verschillen opmerken, en sneller opmerken, is essentieel geworden. Dit is alleen mogelijk geworden door de meest geavanceerde 'abacus' van de mens tot nu toe; de computer. Daxto brengt dit op het scherpst van de snede, door het absolute maximale te halen uit deze laatste wending in de geschiedenis van boekhouden.
De kern: waarde
De kern van elke boekhouding is de verandering van waarde, het moment waarop én de reden waarom. Met veranderen wordt hier bedoeld: de momenten waarop de waarde van je onderneming toeneemt, afneemt of verplaatst. Waarde kan gaan om geld, maar ook om spullen. En al die veranderingen leg je vast via:
- Facturen. Die vormen een overeenkomst tussen een leverancier en afnemer, met een leveringsplicht én een betalingsplicht.
- Transacties. Dat zijn alle bedragen die je ontvangt of betaalt vanaf je financiële rekeningen. Vaak naar aanleiding van facturen, maar niet altijd, zoals bankkosten.
- Boekingen. Dat zijn alle overige veranderingen van waarde (geld en spullen) die je boekhouding binnenkomen, verlaten óf binnen je eigen boekhouding verplaatst worden.
Al deze veranderingen van waarde houd je bij door middel van een overzicht van facturen, transacties en boekingen. Naast je facturen en transacties schrijf je de boekingen in je memoriaal. Het overzicht over al die veranderingen houd je door te kijken naar je resultatenrapport en balansrapport. Hoe dat allemaal werkt wordt vanzelf duidelijker in de onderstaande vervolgartikelen over de kern van boekhouden.
De kern van boekhouden
Dit achtergrondartikel is onderdeel van de serie 'De kern van boekhouden'. Er staat nergens dat het verboden is om ze allemaal te lezen.
- Boekhouden (hier ben je nu)
- Boekhoudtermen
- Balans
- Resultaten
- Memoriaal