Boeken is een woord dat je veel hoort en tegenkomt als het gaat om boekhouden. Het betekent: het laten gebeuren van iets in je boekhouding op een specifiek moment.
Waarom heet het boeken?
Omdat het al een hele oude term is; vroeger bestond elke administratie uit een dikke stapel boeken. Stel je even 1850 of 1950 voor. Als je toen iets ging opschrijven in die boeken, dan zei je bijvoorbeeld tegen je collega: "Dat potje pindakaas dat die klant net kocht ga ik meteen even boeken.". Hoewel de hele stapel boeken van de boekhouding vaak ergens in een kantoor lag, lag er op de balie van de winkel vaak een iets dunner boek. Het zogenaamde verkoopdagboek. Daar schreef je dan op dat je een potje pindakaas minder hebt, en wat geld méér. Boekhouden en voorraad bijhouden tegelijk dus.
Aan het eind van de dag nam je het verkoopdagboek mee naar het kantoor en schreef je alle verkopen van de dag nog eens over in een dikker boek: het zogenaamde grootboek. Deze waren ook echt groot, want er moest veel in kunnen worden opgeschreven. Dat grootboek kun je zien als het resultatenrapport van Daxto nu, maar toen was het allemaal nog iets omslachtiger en veel werk met de hand.
Afijn, tijden veranderen. Tegenwoordig scannen we de barcode van het potje pindakaas even, en de computer doet de rest. Maar het woord is blijven hangen. 'Boeken' is nu eenmaal duidelijk, ook vandaag nog.
Boekdatum
De boekdatum is de datum en tijd waarop je een verandering in je boekhouding wilt vastleggen. De boekdatum hoeft dus niet de datum van vandaag te zijn. Voorbeeld: stel een leverancier heeft je een inkoopfactuur gestuurd. Op die inkoopfactuur staat een factuurdatum, die heeft je leverancier erop gezet. Laten we zeggen dat het de datum van gisteren is. Zodra jij deze factuur in jouw boekhouding gaat opnemen, dan ga je hem dus boeken. Dan boek je hem op de factuurdatum, dat hoort zo. En dat is dus de datum van gisteren in dit voorbeeld. Het maakt niet uit dat jij hem vandaag pas opschrijft, je gebruikt toch als boekdatum de datum van de inkoopfactuur.
Boekslotdatum
De boekslotdatum is dan weer modern. Het is een mogelijkheid waarmee je je boekhouding tegen veranderingen beschermt. Dat wil je omdat cijfers die officieel doorgegeven zijn, zoals aan de Belastingdienst, daarna niet meer mogen veranderen. Daar kan een boekslotdatum bij helpen. Je Daxto-assistent zal je dan waarschuwen als je iets probeert te boeken in een periode die je gesloten had door middel van de boekslotdatum.