Einstellungen

Wenn Sie anfangen, mit Daxto zu arbeiten, werden Sie zweifellos einige Einstellungen ändern wollen, damit Ihre Umgebung so eingerichtet ist, wie Sie es wünschen. In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie einstellen können und wie Sie es tun können.

Vergewissern Sie sich, dass Sie in Ihrer Umgebung angemeldet sind, und gehen Sie dann über das Menü zu Umgebung → Einstellungen. Sie befinden sich nun bei den allgemeinen Einstellungen. Hier können Sie einige Einstellungen für Rechnungen und die Mehrwertsteuer ändern.

Allgemein

Unter dieser Rubrik können Sie die Rechtsform Ihres Unternehmens festlegen und darunter das Gründungsdatum angeben. Schließlich sehen Sie das Datum der Buchschließung. Um dies richtig einzurichten, empfehlen wir Ihnen, diesen Hilfeartikel zu lesen.

Beziehungen

Standard bevorzugte Sprache für Beziehungen

Angenommen, Ihre Kunden kommen hauptsächlich aus einem englischsprachigen Land, dann wählen Sie hier Englisch. Ihre Kunden erhalten dann alle E-Mails und Dokumente, die Sie an sie senden, in englischer Sprache. Wenn Sie eine neue Person oder Organisation hinzufügen, können Sie diese Präferenzsprache pro Person oder Organisation ändern, wenn die Standardpräferenzsprache nicht auf sie zutrifft.

Standardland, für Beziehungen

Genau wie bei der bevorzugten Sprache legen Sie hier das Land fest, aus dem die meisten Ihrer Beziehungen stammen. Sie können dies auch für jeden einzelnen Bezieher ändern.

Rechnungen

Format der Rechnungsnummer

{number} bewirkt, dass die Rechnungsnummer automatisch erhöht wird. Diese Zahl besteht standardmäßig aus vier Ziffern und wird automatisch länger, wenn alle Ziffernkombinationen verwendet werden, damit die Zählung sauber weiterläuft.

Zuletzt verwendete Rechnungsnummer

Diese Zahl wird jedes Mal automatisch erhöht, wenn Sie eine Verkaufsrechnung erstellen und den Status der Rechnung auf "Erledigt" setzen. Sie müssen sich also nicht mehr merken, welche Rechnungsnummer Sie zuletzt verwendet haben.

Standard-Zahlungsfrist, für Verkaufsrechnungen

Sie können hier eine Zahl Ihrer Wahl eingeben. Diese Zahl wird bei der Erstellung einer Verkaufsrechnung verwendet und kann jederzeit für jede Rechnung geändert werden, falls für die betreffende Rechnung eine andere Zahlungsfrist gilt.

Standard-PDF-Vorlage für Verkaufsrechnungen

Sie können die Vorlage für diese PDF so anpassen, dass das Erscheinungsbild Ihrem Hausstil entspricht. Wir werden später in diesem Artikel erläutern, wie Sie dies tun können.

Standardkategorie, für Einkausfrechnungsposten

Sie können entweder eine der vorhandenen Kategorien auswählen oder selbst eine neue Kategorie erstellen. Wir werden später erklären, wie das funktioniert. Die Kategorie, die Sie hier auswählen, ist die Standardkategorie, die in jeder Rechnungszeile angezeigt wird, die Sie für die Einkaufsrechnung hinzufügen.

Standardkategorie, für Verkaufsrechnungsposten

Das Gleiche gilt für die Einkaufsrechnungen: Sie können eine der vorhandenen Kategorien auswählen oder eine eigene erstellen. Sie können eine der vorhandenen Kategorien auswählen oder eine eigene erstellen.

Standard-Finanzkonto auf Verkaufsrechnungen

Bei der Registrierung Ihres Daxto-Kontos haben Sie einige Informationen angegeben, darunter ein Finanzkonto. Das Konto, das Sie damals eingegeben haben, wird hier angezeigt. Wenn Sie mehrere Finanzkonten haben, können Sie diese unter Menü → Buchhaltung → Finanzkonten hinzufügen. Sie können dann eines dieser Konten als Standardkonto festlegen, wenn es dem Konto, das Sie bei der Registrierung Ihres Kontos angegeben haben, vorzuziehen ist.

Standard-E-Mail-Vorlage für Verkaufsrechnungen

Genau wie bei der PDF können Sie die Vorlage so anpassen, dass das Erscheinungsbild der E-Mail Ihrem Hausstil entspricht.

MwSt

Mwst intervall

Hier haben Sie vier Möglichkeiten: jeden Monat, jedes Quartal, jedes Jahr oder nie. Für die meisten Unternehmer ist eine vierteljährliche Erklärung erforderlich. Sie können bei den Steuerbehörden die Abgabe einer monatlichen oder jährlichen Erklärung beantragen, müssen aber eine Reihe von Bedingungen erfüllen.

Standardsteuermodus für Verkaufsrechnungen

Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Sie können wählen, ob Sie Preise ohne oder mit Mehrwertsteuer eingeben möchten. Die hier getroffene Auswahl stellt sicher, dass Sie immer den richtigen Steuermodus auf Ihren Verkaufsrechnungen verwenden, solange sich nichts ändert oder es keine Ausnahme gibt.

Standardsteuermodus für Einkaufsrechnungen

Wie bei den Verkaufsrechnungen haben Sie hier zwei Möglichkeiten: Sie können Preise ohne oder mit Mehrwertsteuer eingeben. Wenn die Preise auf Ihren Einkaufsrechnungen überwiegend ohne Mehrwertsteuer sind, ist es zum Beispiel sinnvoll, diese Option als Standard zu wählen.

Standard-Steuergruppe für Einkaufsrechnungen

Wählen Sie die Steuergruppe, die am häufigsten auf Ihren Einkaufsrechnungen vorkommt, so dass Ihre Rechnungszeilen in den meisten Fällen sofort der richtigen Gruppe zugeordnet sind.

Standard-Steuergruppe für Verkaufsrechnungen

Es gilt dasselbe wie bei den Einkaufsrechnungen; wählen Sie vorzugsweise die Steuergruppe, die für die meisten Rechnungszeilen gilt.

Autopilot

Autopilot-Aktivität

Sie haben hier zwei Möglichkeiten: pausiert oder aktiv. Wenn Sie aktiv wählen, sendet der Autopilot automatisch Rechnungs- und/oder Zahlungserinnerungen. Wenn Sie es eine Zeit lang nicht brauchen, können Sie es pausieren. Mehr über den Autopilot können Sie hier lesen.

Autopilot Rechnungserinnerung

Wenn Sie möchten, können Sie Autopilot 7 Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Verkaufsrechnung eine Rechnungserinnerung senden lassen. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um eine Zahlungserinnerung handelt, da das Fälligkeitsdatum der Rechnung noch nicht erreicht ist. Die andere Option, die Sie hier wählen können, ist, den Autopilot anzuhalten, damit er keine Rechnungserinnerungen sendet.

Autopilot Zahlungserinnerung

Diese Zahlungserinnerung wird 3, 7 und 11 Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Verkaufsrechnung verschickt. Wenn Sie dies nicht wünschen oder es vorübergehend deaktivieren möchten, wählen Sie "Pausiert".

Wir haben nun das Ende dieser Seite erreicht. Wenn Sie alles ausgefüllt haben, klicken Sie oben auf die Schaltfläche Speichern. Wir können nun zur nächsten Einstellungsseite gehen. Sie gelangen auf diese Seite, indem Sie auf die Schaltfläche Einstellungen wählen klicken. Sie sehen nun die folgende Liste von Einstellungsseiten:

• Allgemein (wo wir jetzt sind)
• Daxto-Umgebung
• Vorlagen
• Kategorien
• Benutzer
• Verifizierung
• Integrationen

Im Folgenden wird erläutert, was Sie auf jeder Seite einstellen können und wie Sie dies tun.

Daxto-Umgebung

Auf dieser Seite können Sie alle möglichen Einstellungen für Ihr Abonnement vornehmen.

Ihr Abonnement

Aktuelles Abonnement

Hier können Sie alle Daten zu Ihrem Abonnement einsehen: die Ausgabe und den Speicherplatz.

Upgrade oder Downgrade

Um Ihr Abonnement zu aktualisieren oder herabzustufen, wählen Sie hier die gewünschte Ausgabe. Klicken Sie dann einfach auf Aboänderungen speichern, um Ihre Wahl zu bestätigen.

Fakturierung

Hier sehen Sie eine Übersicht über alle bisherigen Rechnungsmomente.

Umgebung löschen

Wenn Sie Ihre Umgebung löschen wollen, müssen Sie zunächst bestätigen, dass Sie sich darüber im Klaren sind, dass das Löschen aller Daten und Dateien diese sofort löscht. Um zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Umgebung löschen.

Kündigung des Abonnements

Wenn Sie Ihr Abonnement kündigen möchten, müssen Sie zunächst bestätigen, dass Sie wissen, dass die Kündigung Ihres Abonnements sofort erfolgt und Sie auch sofort den Zugang zu Ihrer Umgebung verlieren. Um Ihr Abonnement zu kündigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Abonnement kündigen.

Vorlagen

Auf dieser Seite können Sie ein Logo hinzufügen, das Erscheinungsbild und den Text von E-Mails sowie das Erscheinungsbild der PDF-Datei der Verkaufsrechnung ändern. Wie das genau geht, erfahren Sie im Hilfe-Artikel Anpassen des Erscheinungsbildes von Verkaufsrechnungen.

Kategorien

Bevor Sie mit dem Hinzufügen neuer Kategorien beginnen, sollten Sie diesen Hilfeartikel lesen. Es wird erklärt, warum Kategorien verwendet werden, was sie sind und wie man sie verwendet. Wir erklären Ihnen nun, wie Sie neue Kategorien hinzufügen können, um Ihre Einnahmen und Kosten zu verdeutlichen.

Es gibt Ergebniskategorien und Bilanzkategorien. Die Ergebniskategorien zeigen genau, wie sich Ihre Einnahmen und Ausgaben verteilen. Um einen klaren Einblick zu erhalten, ist es daher wichtig, dass Sie alles in die richtige Kategorie eintragen. Die Bilanzkategorien zeigen die Aktiva, Passiva und das Kapital Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag.

Kategorien hinzufügen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um eine neue Kategorie hinzuzufügen. Wählen Sie vorher aus, ob Sie eine Ergebniskategorie oder eine Bilanzkategorie hinzufügen wollen, indem Sie auf eine der beiden Kategorien klicken.

Ergebniskategorie hinzufügen

Sie können nun einen Ergebnistyp wählen, um zu bestimmen, unter welchen Typ Ihre neue Kategorie fällt.

Sobald Sie den Typ ausgewählt haben, können Sie den Namen der Kategorie eingeben. Dann können Sie wählen, ob die Kategorie eine Unterkategorie einer anderen sein soll oder ob sie allein stehen soll. Um es noch übersichtlicher zu gestalten, zum Beispiel für Ihren Buchhalter oder Bilanzbuchhalter, können Sie auch das entsprechende RGS-Hauptbuchkonto hinzufügen. Vergessen Sie nicht, auf die Schaltfläche Speichern zu klicken, wenn Sie alles ausgefüllt haben.

Bilanzkategorie hinzufügen

Wie bei den Ergebnissen wählen Sie einen Typ, mit dem Sie beginnen. Weitere Erläuterungen zu diesen Kategorien finden Sie in diesem Hilfeartikel.

Dann füllen Sie den Kategorienamen mit der entsprechenden Kategorie und/oder dem RGS-Hauptbuchkonto aus. Nachdem Sie alles eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern, und schon ist die Kategorie einsatzbereit.

Sind Sie mit dem Namen der Kategorie nicht ganz zufrieden, oder haben Sie beim Ausfüllen einen Fehler gemacht? Das macht nichts, Sie können sie jederzeit bearbeiten, indem Sie auf den in der Übersicht klicken. Sie können keine Kategorien löschen, da diese möglicherweise bereits verwendet werden.

Benutzer

Sie können weitere Benutzer hinzufügen, wenn Sie möchten. Zum Beispiel, wenn Sie einem Kollegen oder einem Buchhalter (vorübergehend) Zugang zu Ihrer Daxto-Umgebung geben wollen. Im Folgenden wird erklärt, wie dies funktioniert.

Andere zur Teilnahme einladen

Um jemanden einzuladen, wählen Sie zunächst die Rolle, für die Sie ihn einladen möchten. Wenn die richtige Rolle noch nicht verfügbar ist, können Sie sie selbst hinzufügen, wie wir später erklären werden. Wenn Sie die Rolle ausgewählt haben, geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie Zugang gewähren möchten. Der letzte Schritt besteht darin, auf die Schaltfläche Einladung senden zu klicken. Danach hat die Person 48 Stunden Zeit, die Einladung anzunehmen.

Gesendete Einladungen

Alle Einladungen, die Sie verschickt haben, sind in dieser Übersicht zu sehen. Sie können auch sehen, wie der Einladungscode lautet, welche Rolle er hat und wann die Einladung abläuft.

Aktuelle Benutzer

Diese Liste zeigt alle Benutzer, die Zugang zu Ihrer Daxto-Umgebung haben, ihre E-Mail-Adresse, wann ihre letzte Aktivität stattgefunden hat und welche Rolle sie haben.

Aktuelle Rollen

Hier können Sie beginnen, neue Rollen hinzuzufügen. Es gibt zwei Standardrollen, die Sie nicht löschen können und deren Berechtigungen nicht geändert werden können. Sie können den Namen der Rolle ändern, wenn Sie möchten. Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Rolle hinzuzufügen.

Einstellungen der Rolle

Geben Sie bei Rollenname den Namen ein, den Sie für die neue Rolle, die Sie hinzufügen möchten, gewählt haben. Als nächstes können Sie unter Benutzerrechte alle Checkboxen ankreuzen, die für diese Rolle gelten. Dadurch wird sichergestellt, dass jemand nur die Rechte nutzen kann, die angekreuzt sind. Wenn Sie zum Beispiel möchten, dass nur ein Kollege Verkaufsrechnungen erstellen und bearbeiten kann, dann markieren Sie die Checkboxen, die für Verkaufsrechnungen gelten.

Im Gegensatz zu den beiden Standardrollen können Sie die Rollen, die Sie selbst hinzugefügt haben, bearbeiten und löschen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern, und Ihre neue Rolle ist einsatzbereit.

Verifizierung

Vertrauen und Integrität sind wichtige Elemente im Geschäftsleben. Die Verifizierung vergleicht Daten aus Ihrer Umgebung mit offiziellen Quellen. Die nicht vollständige Verifizierung kann einige Teile von Daxto einschränken.

Integrationen

Integrationen können verwendet werden, um andere Software mit Daxto oder Daxto mit anderer Software zu verbinden. Integrationen erfordern Daxto Premium oder Enterprise. Die Integration mit Exclusive-IT Foundation E-Commerce-Software ist für alle Daxto-Editionen verfügbar.