Es kann vorkommen, dass eine Verkaufsrechnung von Ihrem Kunden nicht oder nicht rechtzeitig bezahlt wird. Es ist nützlich zu wissen, was man dann tun kann.
Rechnungserinnerung
Wenn Sie Daxto's Autopilot eingeschaltet haben, erhält Ihr Kunde automatisch eine Rechnungserinnerung. Dies ist nicht dasselbe wie eine Zahlungserinnerung.
Kontakt aufnehmen und zusammenarbeiten
Wenn Sie den Autopilot deaktiviert haben oder feststellen, dass der Kunde ihn nicht beachtet hat, gehen Sie wie folgt vor. In der Regel reicht es aus, den Kunden kurz an die Rechnung zu erinnern, in den meisten Fällen hat er sie einfach vergessen.
- Setzen Sie sich mit Ihrem Kunden in Verbindung und gehen Sie davon aus, dass er die Rechnung aufgrund von Umständen leider völlig vergessen hat.
- Erinnern Sie den Kunden daran und erkundigen Sie sich vorsichtig, ob der Kunde beabsichtigt, die Rechnung so bald wie möglich zu bezahlen.
- Wenn der Kunde eine Zeit lang knapp bei Kasse ist, können Sie einen Zahlungsplan vereinbaren. Das wird oft sehr geschätzt, weil man mit ihnen in ihrer schwierigen Situation mitdenkt. Das hilft auch Ihnen, denn Sie werden trotzdem bezahlt, ohne dass Sie eine harte Haltung einnehmen müssen.
Diese Schritte zielen darauf ab, Annahmen zu vermeiden und die Beziehung zu Ihrem Kunden so gesund wie möglich zu halten. Man weiß nie, wie viel Geschäft in der Zukunft folgen kann. Lassen Sie sich daher immer beraten, hören Sie sich den Grund an und suchen Sie gemeinsam nach einer Lösung.
Als zweifelhaft markieren
Reagiert der Kunde nicht auf Ihre Anrufe oder haben Sie ein ungutes Gefühl bei dieser Rechnung? Erwägen Sie dann, die Rechnung so schnell wie möglich als zweifelhaft zu markieren. Auf diese Weise berücksichtigt Daxto, dass dieser Betrag möglicherweise nie gezahlt wird. Das reduziert Ihren Gewinn und damit Ihre Steuer, und der Kunde merkt es nicht. Wenn der Kunde später zahlt, können Sie den zweifelhaften Markierung rückgängig machen.
Eine Rechnung als zweifelhaft zu markieren ist in Daxto sehr einfach. Von jeder offenen Rechnung aus können Sie oben im Menü Aktionen → Als zweifelhafte Forderung markieren wählen. Ihr persönlicher Daxto-Assistent erledigt den ganzen Papierkram im Hintergrund und Sie können sich wieder Ihrer Arbeit widmen.
Zahlungserinnerung
Der Autopilot von Daxto verschickt automatisch eine Zahlungserinnerung 3, 7 und 11 Tage nach dem Fälligkeitsdatum.
Inkassobüro
Wenn der Kunde nicht zahlen will oder unerreichbar erscheint und die dritte Zahlungserinnerung bereits einige Tage zurückliegt, können Sie ein Inkassobüro einschalten. Dies ist natürlich für alle Beteiligten eine unangenehme Situation. Es bedeutet auch oft, dass Sie die Beziehung zu Ihrem Kunden dauerhaft schädigen, also wägen Sie es sorgfältig ab.
Als uneinbringliche Forderung markieren
Bleibt die Zahlung auch mit Hilfe eines Inkassobüros aus, können Sie die Verkaufsrechnung als uneinbringlich markieren.