Die Erstellung einer Verkaufsrechnung in Daxto ist sehr einfach. Wenn Sie in einer Umgebung angemeldet sind, klicken Sie oben auf Menü → Kauf & Verkauf → Verkaufsrechnungen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Neue Verkaufsrechnung erstellen.
Der nächste Schritt besteht darin, einige Daten einzugeben. Am einfachsten ist es, wenn Sie mit dem linken oberen Block beginnen.
Tipp: Fügen Sie mindestens eine Rechnungszeile hinzu, bevor Sie die Rechnung speichern. Ohne Rechnungszeilen wird dies nicht funktionieren. Es ist auch sinnvoll, vor der Erstellung der Rechnung sicherzustellen, dass Sie den Empfänger als Beziehung hinzugefügt haben. Dadurch wird vermieden, dass Sie dies bei der Erstellung der Rechnung tun müssen.
Verkaufsrechnung
RechnungsstatusStandardmäßig ist sie auf "Konzept" eingestellt. Wenn Sie mit der Erstellung der Rechnung fertig sind, können Sie den Status auf "Erledigt" setzen. Nachdem eine Zahlung mit der Rechnung verknüpft wurde, ändert sich dieser Status automatisch, zum Beispiel in "Vollständig bezahlt".
RechnungsnummerDieses Feld ist standardmäßig leer. Sie können in der Konzeptphase der Rechnung selbst eine Nummer eingeben oder die Nummer automatisch ausfüllen lassen, indem Sie den Status auf "Erledigt" setzen und auf Speichern klicken, wenn die Rechnung vollständig ausgefüllt ist. Die Nummer folgt dann auf Ihre zuletzt verwendete Rechnungsnummer.
RechnungsdatumDas Rechnungsdatum ist das Datum und die Uhrzeit, zu der Sie die Rechnung erstellt haben. Sie können dies noch ändern, solange die Rechnung noch nicht an den Kunden gesendet wurde. Sie können das Datum auf verschiedene Weise eingeben, zum Beispiel: 01-01-2024, 1. Januar 2024 oder 1. Jan. 2024. Vergessen Sie nicht, auch die Uhrzeit einzugeben. Wenn Sie nur das Datum eingeben, wird automatisch 00:00 als Uhrzeit eingetragen.
ZahlungsfristIn Ihren Einstellungen, die Sie im Menü unter Umgebung → Einstellungen finden, können Sie die Standardzahlungsfrist festlegen, damit Sie sie nicht jedes Mal manuell ändern müssen.
EmpfängerWenn Sie die Einstellungen gerade erst vornehmen, sind sie auf "Noch nicht eingestellt". Wenn Sie zuvor im Menü unter "Beziehungen" Personen oder Organisationen hinzugefügt haben, erhalten Sie eine Liste dieser Personen oder Organisationen, wenn Sie darauf klicken. Auf diese Weise können Sie den Empfänger schnell ausfüllen.
RechnungsadresseDie Rechnungsadresse wird automatisch für Sie ausgefüllt, wenn Sie beim Hinzufügen von Beziehungen eine Adresse angegeben haben. Ganz einfach, weil man nicht erst nach der richtigen Adresse suchen muss.
Optionale Felder
RechnungsvorlageSie können Ihre eigenen Rechnungsvorlagen einrichten, indem Sie im Menü auf Umgebung → Einstellungen → Einstellungen wählen → Vorlagen gehen. Wenn Sie auf die gewünschte Vorlage klicken, können Sie das Erscheinungsbild der E-Mail und/oder der PDF-Datei ändern.
ReferenzSie können dieses Feld ausfüllen, wenn die Rechnung an eine bestimmte Person im Unternehmen gerichtet ist.
AnmerkungHier können Sie optional Anmerkungen hinzufügen, wenn Sie die Rechnung mit zusätzlichen Informationen ergänzen möchten. Diese Anmerkungen sind auch auf der Rechnung sichtbar.
Rechnungszeilen
Klicken Sie auf die Schaltfläche Zeile hinzufügen, um eine neue Rechnungszeile zu erstellen.
Tipp: Bei der Eingabe von Rechnungszeilen können Sie sehr schnell und einfach mit der TAB-Taste auf Ihrer Tastatur zum nächsten Feld wechseln. Auf diese Weise müssen Sie nicht jedes Mal klicken, wenn Sie ein neues Feld ausfüllen wollen, und Sie können sofort mit dem Ausfüllen des Feldes fortfahren, da die vorausgefüllten Zahlen automatisch ausgewählt werden. Wenn Sie zum vorherigen Feld zurückkehren möchten, drücken Sie SHIFT + TAB.
BeschreibungBitte geben Sie eine Beschreibung ein, zum Beispiel "Schöner Schaukelstuhl".
EinheitenLegen Sie hier die Menge des Produkts fest. Sie können auf die Pfeile klicken, aber Sie können auch einfach selbst eine Zahl eingeben.
EinheitspreisDies ist der Preis pro Einheit des Produkts.
Rabatt %Hier können Sie einen Rabattprozentsatz eingeben. Beachten Sie, dass es sich um einen Prozentsatz und nicht um einen Betrag handelt. Für einen rabattierten Betrag legen Sie eine neue Rechnungszeile an, in der Sie in der Beschreibung angeben, dass es sich um einen Rabatt handelt, und ein Minuszeichen vor den Stückpreis setzen. Weitere Erläuterungen finden Sie im Hilfeartikel Rabatte auf Rechnungen.
ZeilensummeDie Zeilensumme zeigt den Gesamtbetrag der Zeile an. Wenn Sie zum Beispiel 25,00 € für den Einheitspreis und 10 Einheiten eingegeben haben, beträgt die Gesamtsumme 250,00 €.
MwSt, lieferung & KategorieMithilfe einer praktischen Dropdown-Liste können Sie ganz einfach den richtigen Mehrwertsteuersatz pro Rechnungszeile hinzufügen. Möchten Sie mehr darüber erfahren? Lesen Sie dann den Hilfeartikel Mehrwertsteuersätze auf Rechnungen.
Sie können die Lieferung auf ein Datum festlegen, zum Beispiel das Datum der Rechnung oder ein späteres Datum. Bei Bedarf können Sie aber auch einen Lieferzeitraum angeben. Weitere Informationen über die Lieferung auf Rechnungen finden Sie hier.
Die Kategorie kann, wie die MwSt. und die Lieferung, pro Rechnungszeile eingestellt werden. Um sich die Arbeit zu erleichtern, können Sie im Menü unter Umgebung → Einstellungen → Rechnungen → Standardkategorie für Verkaufsrechnungsposten eine Standardkategorie festlegen. Beim Start von Daxto wird diese Kategorie automatisch auf "Ongecategoriseerde omzet" gesetzt. Sie können auch eigene Kategorien erstellen, wenn Sie einen besseren Überblick über die umsatzstärksten Produkte haben möchten.
Verknüpfte Zahlungen
Wenn Ihr Kunde die Rechnung bezahlt hat und Sie die Zahlung mit der Rechnung verknüpft haben, können Sie die Zahlung hier sehen. Solange es keine Verknüpfung gibt, erscheint hier der Text 'Noch keine verknüpften Zahlungen'.
Rechnungssteuer
Hier geben Sie an, ob die Preise ohne oder mit Mehrwertsteuer angegeben werden. Stellen Sie sicher, dass Sie dies bei der Erstellung einer Rechnung richtig eingestellt haben. Sie können auch wählen, ob Ihre Preise immer ohne oder mit Mehrwertsteuer angezeigt werden sollen. Gehen Sie dazu auf Menü → Umgebung → Einstellungen. Unter Mehrwertsteuer finden Sie die Überschrift Standardsteuermodus für Verkaufsrechnungen. Wählen Sie eine der beiden Optionen.
Formatierung der Verkaufsrechnung in einer anderen Sprache
Falls Ihr Kunde die Rechnung in einer anderen Sprache als Niederländisch erhalten möchte, können Sie eine Rechnung auf Englisch oder Deutsch ändern. Stellen Sie sicher, dass Sie auch eine niederländische Rechnung für sich selbst erstellen, da Sie diese für Ihre eigene Verwaltung benötigen. Sie können die Sprache, in der Sie arbeiten, ändern, indem Sie auf Nederlands am oberen Rand des Bildschirms klicken. Wenn Sie eine der anderen Sprachen verwenden, klicken Sie auf Deutsch oder English.
Wenn Sie die Sprache geändert haben, werden Sie feststellen, dass einige Felder automatisch für Sie ausgefüllt werden, andere jedoch nicht. Die Referenz, der Anmerkung und die Beschreibung müssen von Ihnen selbst für jede Sprache ausgefüllt werden. Um zu prüfen, wie die PDF aussehen wird, können Sie nach dem Speichern der Rechnung auf Herunterladen → PDF-Rechnung klicken. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob Sie für die jeweilige Sprache alles ausgefüllt haben und ob alles so aussieht, wie Sie es wünschen.
Um sicherzustellen, dass Ihr Kunde die Rechnung in der richtigen Sprache erhält, können Sie beim Anlegen von Personen oder Organisationen eine bevorzugte Sprache angeben. Das Einzige, was Sie noch tun müssen, ist, die Rechnung in dieser Sprache auszufüllen.
Zusätzliche Optionen nach dem Speichern der Rechnung
Nachdem Sie die Rechnung gespeichert haben, werden einige zusätzliche Schaltflächen angezeigt. Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:
Senden- Rechnung per E-Mail senden.
- Rechnung manuell senden.
- PDF-Rechnung
- Duplizieren auf neue Rechnung.
- Duplicieren in eine Gutschriftrechnung.
- Wiederkehrende Rechnungen erstellen
- Als zweifelhafte Forderung markieren.
- Als uneinbringliche Forderung markieren.
Dies waren alle Schritte zum Erstellen einer Verkaufsrechnung in Daxto. Wenn Sie nach dem ersten Mal noch Hilfe brauchen, können Sie diesen Artikel jederzeit wieder lesen, damit Sie nichts verpassen. Oder klicken Sie auf eine der Eulen auf dem Bildschirm, die Ihnen bei Bedarf zusätzliche Erklärungen geben können.