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Überbezahlte Rechnung

Kauf & verkauf  — Fr. 28 Jan. 2022

Mein Kunde hat ein bisschen zu viel bezahlt

Wenn Ihr Kunde eine Verkaufsrechnung bezahlt hat und der Betrag der Transaktion etwas höher ist als der fällige Betrag, dann gibt es drei Möglichkeiten, dies zu lösen.

1. Verwendung als Zahlung für eine andere Rechnung

Wenn dieser Kunde noch andere Rechnungen offen hat, können Sie den überzahlten Betrag mit diesen verknüpfen. Auf diese Weise ist ein Teil einer anderen Rechnung dieses Kunden bereits bezahlt worden. In diesem Fall ist es wichtig, dem Kunden mitzuteilen, dass für diese Rechnung etwas weniger zu zahlen ist, da Sie sonst später noch eine weitere Differenz zu klären haben.

Ein konkretes Beispiel

Sie haben die Verkaufsrechnung 0001 erstellt, der Gesamtbetrag beläuft sich auf 100,00 € einschließlich Mehrwertsteuer. Der Kunde hat 100,10 € auf Ihr Bankkonto überwiesen, es wurde also 0,10 € zu viel bezahlt. Sie haben aber auch die Verkaufsrechnung 0002 für denselben Kunden erstellt. Ihr Gesamtbetrag beläuft sich auf 200,00 € einschließlich Mehrwertsteuer. Sie gehen dann wie folgt vor:

  • Verknüpfen Sie die Finanztransaktion mit zwei Kategorien.
  • Der erste Verknüpfung ist zu der Verkaufsrechnung 0001 mit einem Betrag von 100,00 €.
  • Die zweite Verknüpfung ist zu der Verkaufsrechnung 0002 mit einem Betrag von 0,10 €.

Die Verkaufsrechnung 0001 wurde nun vollständig bezahlt. Die Rechnung 0002 wurde teilweise bezahlt, nämlich mit 0,10 €. Damit verbleiben 199,90 €, die der Kunde zu zahlen hat.

2. Rücküberweisung an den Kunden
Ein konkretes Beispiel

Sie haben die Verkaufsrechnung 0001 erstellt. Der Gesamtbetrag beträgt 100,00 € einschließlich Mehrwertsteuer. Der Kunde hat 100,10 € auf Ihr Bankkonto überwiesen, also sind 0,10 € zu viel gezahlt worden. Sie wollen dies an Ihren Kunden rücküberweisen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Verknüpfen Sie die Finanztransaktion mit zwei Kategorien.
  • Der erste Verknüpfung ist zu der Verkaufsrechnung 0001 mit einem Betrag von 100,00 €.
  • Die zweite Verknüpfung ist zur Bilanzkategorie 'Kruisposten' mit einem Betrag von 0,10 €.
  • Überweisen Sie nun 0,10 € an den Kunden zurück, mit einer klaren Beschreibung, warum der Betrag zurückgegeben wird.

In Ihrer Bilanz ist nun ein temporärer Betrag von 0,10 € offen, den Sie an Ihren Kunden überwiesen haben. Sobald diese Transaktion später in Ihren Konten erscheint, verknüpfen Sie sie erneut mit der Bilanzkategorie 'Kruisposten'. Da dieser Betrag gezahlt wurde, ist er das Gegenteil des Betrages, den Sie zuvor zu viel erhalten haben, sie heben sich gegenseitig auf. Dadurch wird die Kategorie 'Kruisposten' in Ihrer Bilanz wieder auf Null gesetzt.

3. Verarbeiten als Zahlungsdifferenz
Ein konkretes Beispiel

Sie haben die Verkaufsrechnung 0001 erstellt, der Gesamtbetrag beträgt 100,00 € einschließlich Mehrwertsteuer. Der Kunde hat 100,10 € auf Ihr Bankkonto überwiesen, also sind 0,10 € zu viel gezahlt worden. Sie können diesen Betrag in der Kategorie 'Betalingsverschillen' speichern, indem Sie wie folgt vorgehen:

  • Verknüpfen Sie die Finanztransaktion mit zwei Kategorien.
  • Der erste Verknüpfung ist zu der Verkaufsrechnung 0001 mit einem Betrag von 100,00 €.
  • Die zweite Verknüpfung ist zur Ergebniskategorie 'Betalingsverschillen' mit einem Betrag von 0,10 €.

Die Transaktion ist nun vollständig verarbeitet. 100,00 € sind auf die Verkaufsrechnung 0001 eingegangen, die nun vollständig bezahlt wurde. Die verbleibenden 0,10 € wurden unter 'Betalingsverschillen' verbucht. Dies kann sich später als nützlich erweisen, wenn es um unterbezahlte Rechnungen geht.