Nachdem Sie eine Verkaufsrechnung erstellt haben, können Sie diese an den Empfänger senden. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen.
- Senden Sie die Rechnung per E-Mail direkt aus Daxto an den Empfänger.
- Laden Sie die Rechnung im gewünschten Format oder in den gewünschten Formaten herunter und versenden Sie sie manuell, zum Beispiel per E-Mail.
- Öffnen Sie die Rechnung im PDF-Format und drucken Sie sie aus. Anschließend übergeben Sie die Rechnung dem Kunden oder schicken sie per Post.
Von Daxto aus senden
Sobald eine Rechnung gespeichert wurde, kann sie über das Menü Senden oben auf dem Bildschirm "Verkaufsrechnung" direkt per E-Mail an den Kunden gesendet werden. Zu diesem Zweck wird die E-Mail-Adresse verwendet, die für den Kunden als Verwaltungsadresse gekennzeichnet ist. Wenn diese nicht verfügbar ist, wird die primäre E-Mail-Adresse verwendet. Und wenn auch diese nicht zur Verfügung steht, wird jede andere E-Mail-Adresse verwendet, die dem Empfänger in Ihrer Kundenverwaltung bekannt ist. Gibt es überhaupt keine bekannte E-Mail-Adresse? Dann wird Ihr Daxto Assistant Sie darüber informieren, dass die Rechnung nicht sofort versendet werden kann.
Formate
Verkaufsrechnungen können in verschiedenen Dateiformaten versendet oder heruntergeladen werden. Das häufigste Format ist PDF. Eine PDF-Datei kann auf fast jedem modernen Gerät geöffnet werden. Vom Tablet zum Telefon, Computer oder Laptop. Unabhängig von der Marke oder der Software des Geräts.
Der Empfänger Ihrer Rechnung hat vielleicht auch Daxto oder eine andere moderne Buchhaltungssoftware. In diesem Fall kann die Rechnung dem Empfänger auch als E-Rechnung zugestellt werden. Dies hat den Vorteil, dass der Empfänger davon profitiert. Der Empfänger kann die Datei in seine Software einlesen, so dass keine manuelle (fehleranfällige) Arbeit zum Abtippen oder Erkennen mit OCR erforderlich ist.
Das UBL-Format wird vor allem von Unternehmen und Regierungen in Europa zunehmend geschätzt. Sie können UBL-Dateien über Daxto versenden, sie manuell außerhalb von Daxto herunterladen und versenden oder sie über das Peppol-Netzwerk versenden.
Das DAX-Format ist umfangreicher als das UBL-Format, mit zusätzlichen Informationen und eingebauten Sicherheiten, kann aber nur verwendet werden, wenn der Empfänger auch Daxto verwendet. Im Gegensatz zum UBL-Format verhindert das DAX-Format, dass der Inhalt der Rechnung von einer anderen Partei als dem vorgesehenen Empfänger eingesehen werden kann. Das DAX-Format verhindert auch, dass Rechnungen nach der Erstellung manipuliert werden können.
Um Ihnen und dem Empfänger die Arbeit zu erleichtern, versendet Daxto automatisch eine Rechnung in allen Formaten, wenn Sie diese direkt aus Daxto heraus versenden. Auf diese Weise kann der Empfänger wählen, welches Format am besten passt.