Die Lieferung ist Bestandteil der Rechnungen. Sowohl für Einkaufs- als auch für Verkaufsrechnungen. Das Feld für die Lieferung finden Sie am Ende jeder Rechnungszeile zwischen dem Mehrwertsteuersatz und der Kategorie.
Es ist obligatorisch, auf Rechnungen anzugeben, wann etwas geliefert wurde, es darf nicht in einer Rechnung fehlen. Nicht auf Ihre, aber auch nicht auf die Ihrer Lieferanten. Sollte dies einmal der Fall sein, sollte davon ausgegangen werden, dass alles zum Rechnungsdatum geliefert wurde. Wenn eine Lieferung in Betracht gezogen wurde, wird sie als ein Datum oder ein Zeitraum angegeben. Dies kann für die gesamte Rechnung gelten oder für jede Rechnungszeile unterschiedlich sein.
Lieferdatum oder Lieferzeitraum?
- Lieferdatum: Die Position der Rechnungszeile wurde oder wird zu diesem Datum geliefert, zum Beispiel ein Produkt. Die beiden Daten sind dann identisch. Zum Beispiel: 1. März 2024 - 1. März 2024.
- Lieferzeitraum: Der Artikel in der Rechnungszeile wurde oder wird über einen längeren Zeitraum hinweg geliefert, zum Beispiel eine Dienstleistung. Die beiden Daten sind dann unterschiedlich. Zum Beispiel: 1. März 2024 - 1. März 2025.
Wenn Sie in Daxto eine neue Einkaufs- oder Verkaufsrechnung anlegen, übernimmt jede Rechnungszeile automatisch das Rechnungsdatum als Lieferdatum. Sie können diese Lieferung bei Bedarf selbst anpassen. Ihr Daxto-Assistent hilft Ihnen, dies zu erleichtern. Fügen Sie einer Rechnung eine neue Zeile hinzu, übernimmt Ihr Daxto-Assistent die Lieferung für die neue Zeile schnell von der darüber liegenden Zeile. Das wiederum erspart Ihnen unnötige Arbeit.
Warum eine Lieferung?
Ob es sich um ein Lieferdatum oder eine Lieferzeitraum handelt, ist zwingend anzugeben. Dies hat mit Gesetzen und Steuern zu tun. Genauer gesagt, das Zurechnungsprinzip (Art. 2:362.5 BW) und die Gewinnsteuer.
Um dies zu verdeutlichen, können Sie die Einnahmen oder Ausgaben einer Rechnung in zwei Teile aufteilen: Umsatz und Mehrwertsteuer. Mehrwertsteuer, die Sie in dem Zeitraum zahlen oder zurückerhalten, in den die Rechnung mit dem Rechnungsdatum fällt. Sie zahlen jedoch erst später, nach Erstellung der Jahresabschlüsse und Abgabe der Steuererklärungen, Gewinnsteuer auf den Umsatz.
Lieferzeitraum und Gewinnsteuer
Anhand eines Beispiels lässt sich leichter erklären, wie sich der Lieferzeitraum auf die Gewinnsteuer auswirkt. Stellen Sie sich Folgendes vor:
- Sie stellen eine Rechnung über 120,00 € ohne MwSt. für eine Dienstleistung aus, die Sie 12 Monate lang erbringen.
- Hinzu kommen 21% Mehrwertsteuer, was 25,20 € entspricht. Der Gesamtrechnungsbetrag beläuft sich somit auf 145,20 € einschließlich Mehrwertsteuer.
- Legen Sie das Rechnungsdatum auf den 18. April 2024 fest, da Sie dem Kunden an diesem Tag sofort im Voraus eine Rechnung stellen werden.
- Die Dienstleistung wird vom 1. Mai 2024 bis zum 1. Mai 2025 erbracht. Diese Lieferfrist wird daher für die Rechnungszeile festgelegt.
In Ihrer Buchhaltung wird ungefähr Folgendes passieren:
- Für das zweite Quartal 2024 werden 25,20 € Mehrwertsteuer gezahlt, da das Rechnungsdatum der 18. April 2024 ist.
- Danach verbleiben 120,00 € Umsatz, die für die Gewinnsteuer auf den entsprechenden Zeitraum aufgeteilt werden müssen.
- Die ersten 8 Monate der Dienstleistung werden im Jahr 2024 erbracht. Das Ergebnis 2024 erhöht sich somit um 80,00 €.
- Die restlichen 4 Monate der Dienstleistung werden im Jahr 2025 erbracht. Das Ergebnis 2025 erhöht sich somit um 40,00 €.
Daxto verteilt die Einnahmen und Ausgaben von Rechnungen mit Lieferzeiträumen automatisch über den eingestellten Zeitraum, sogar taggenau. Dadurch erhalten Sie als Unternehmer einen besseren Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben, anstatt alle Einnahmen oder Ausgaben an einem einzigen Rechnungsdatum auszuweisen.
Das bedeutet natürlich, dass Ihre Berichte das Ergebnis "verteilt" ausweisen, was genau das ist, was Sie als Unternehmer wollen. Manchmal möchte man aber auch einen Einblick in die in einem Zeitraum tatsächlich erhaltenen und gezahlten Beträge erhalten. Und das können Sie. Dann konsultieren Sie Ihren Cashflow.
Lieferungen, die in der Vergangenheit liegen
Aber es funktioniert auch andersherum. Angenommen, Sie haben eine Einkaufsrechnung für ein Mobiltelefon-Abonnement Ihres Unternehmens erhalten. Sie erhalten es am 15. Januar 2025, aber die Rechnung bezieht sich auf die Nutzung des Mobiltelefons zwischen dem 15. Dezember 2024 und dem 15. Januar 2025. Durch die korrekte Einstellung der Lieferung auf der Einkaufsrechnung wird ein Teil der Rechnung in die Zahlen des Vorjahres aufgenommen.
Dies ist übrigens einer der Gründe, warum Sie Ihre Jahresabschlüsse und Ihre Steuererklärung nicht gleich nach dem Jahreswechsel erstellen sollten. Es ist ratsam, mindestens bis Mitte Februar zu warten. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Rechnungen, die noch das vorangegangene Geschäftsjahr betreffen könnten, bei Ihnen eingegangen sein.
Lieferung und die Bilanz
Einnahmen und Ausgaben, deren Lieferung vom Rechnungsdatum abweicht, erhöhen oder verringern Ihr Ergebnis in der Zukunft, in der Vergangenheit oder in beiden Fällen. Dies muss in der Bilanz korrigiert werden, damit sie ausgeglichen bleibt. Wenn Sie dieses Konzept verstehen, dann haben Sie wahrscheinlich auch kein Problem mit dem Konzept der Zeitreise, sie sind ähnlich. Dies wurde jedoch für alle leicht gemacht. Ihr Daxto-Assistent erledigt den Abgleich vollautomatisch für Sie. Zu diesem Zweck werden die folgenden Bilanzkategorien verwendet:
| Kategorie der Bilanz | Erläuterung |
|---|---|
| Vooraf gefactureerde omzet levering | Zuvor in Rechnung gestellte Einnahmen, ohne Mehrwertsteuer. Aufgrund der Lieferung werden sie noch nicht auf das Ergebnis angerechnet. |
| Achteraf gefactureerde omzet levering | Später in Rechnung gestellte Einnahmen, ohne Mehrwertsteuer. Durch die Lieferung werden sie bereits jetzt auf das Ergebnis angerechnet. |
| Vooraf gefactureerde kosten levering | Zuvor in Rechnung gestellte Ausgaben, ohne Mehrwertsteuer. Aufgrund der Auslieferung werden sie noch nicht auf das Ergebnis angerechnet. |
| Achteraf gefactureerde kosten levering | Später in Rechnung gestellte Ausgaben, ohne Mehrwertsteuer. Durch die Lieferung werden sie bereits auf das Ergebnis angerechnet. |
Beispiel: Sie haben am 1. Dezember eine Verkaufsrechnung im Wert von 100,00 € ohne MwSt. erstellt. Der Lieferzeitraum ist vom 1. Dezember bis zum 1. Februar. Wenn Sie sich Ihren Bilanzbericht zum 31. Dezember ansehen, werden Sie ein Ergebnis von 49,21 € sehen. Schließlich zählt der Rest des Umsatzes erst im nächsten Haushaltsjahr. Um Ihre Bilanz im Gleichgewicht zu halten, werden die verbleibenden 50,79 € vorübergehend in der Kategorie "Vooraf gefactureerde omzet levering" verbucht.
Verwechseln Sie diese vier Kategorien nicht mit den beiden folgenden, die einem anderen Zweck dienen:
| Kategorie der Bilanz | Erläuterung |
|---|---|
| Nog te factureren aan klanten | Einnahmen (einschließlich Mehrwertsteuer), die bereits erhalten wurden, für die aber noch keine Verkaufsrechnung erstellt wurde. |
| Nog te factureren door leveranciers | Ausgaben (einschließlich Mehrwertsteuer), die bereits bezahlt wurden, für die aber noch keine Einkaufsrechnung empfangen wurde. |
In Daxto hat man sich bewusst dafür entschieden, diese beiden Kategorien von den bisherigen vier Kategorien zu trennen. Auf diese Weise behalten Sie einen klaren Überblick über Einnahmen und Ausgaben aufgrund von Lieferungen. Und darüber hinaus auf Beträge, die vor der Rechnungsstellung eingehen und bezahlt werden.
Beispiel: Ein Kunde zahlt am 31. Dezember 50,00 € auf Ihr Konto ein, aber Sie stellen die Rechnung erst im Januar des nächsten Geschäftsjahres aus. Da die Einzahlung des Kunden in der Buchhaltung verarbeitet werden muss, verknüpfen Sie diese Transaktion mit der Saldokategorie 'Nog te factureren aan klanten'. Nachdem Sie die Rechnung im Januar erstellt haben, ändern Sie die Verknüpfung und lassen die Transaktion als Zahlung für die soeben erstellte Verkaufsrechnung gelten.
Die meisten Unternehmer müssen sich nur selten, wenn überhaupt, damit auseinandersetzen. Sollte dies dennoch der Fall sein, verwenden Sie diese beiden Kategorien. Buchen Sie am besten nie selbst etwas in einer der vier ersten Kategorien.
Daxto hilft Ihnen automatisch, alle Zahlen in Ihrer Buchhaltung korrekt zu erfassen, vom Ergebnisbericht bis zum Jahresabschluss. Wenn Sie die Lieferung von Rechnungszeilen einstellen (falls erforderlich), sehen Sie automatisch überall die richtigen Zahlen.