Gutschriftrechnung

Eine Gutschriftrechnung, ein Kredit oder eine Gutschrift sind alle dasselbe. Es handelt sich um eine Rechnung mit einer negativen Endsumme, das heißt, einem Minusbetrag.

Gutschriftrechnungen können aus verschiedenen Gründen erstellt werden. Der häufigste Grund ist die Korrektur einer bereits erstellten Rechnung, die sich bereits im Besitz des Empfängers befindet. Es ist auch möglich, eine Gutschriftrechnung zu verwenden, um nur einen Teil einer Rechnung rückgängig zu machen, zum Beispiel wenn Ihr Kunde einen Teil der Bestellung storniert.

Konkretes Beispiel

Wenn Sie gemeinsam beschließen, dass Sie auf eine frühere Vereinbarung verzichten, können Sie die ursprüngliche Rechnung vollständig gutschreiben. Dies lässt sich anhand eines einfachen Beispiels leicht erklären. Angenommen, die ursprüngliche Rechnung hat Nummer 0001 und weist einen Betrag von 100,00 € auf. Um diese Vereinbarung rückgängig zu machen, legen Sie eine neue Rechnung an. Dies wird also Nummer 0002 sein. Es handelt sich um eine Gutschriftrechnung, da die Gesamtsumme negativ sein wird. Um vollständig gutgeschrieben zu werden, entspricht der Betrag also umgekehrt dem der ursprünglichen Rechnung. In diesem Fall € -100,00.

Kreditierung auf korrekte Weise

Jede in Daxto erstellte Rechnung, die eine negative Gesamtsumme aufweist, ist eine Gutschriftsrechnung. Dennoch ist es ratsam, nicht einfach eine Rechnung mit einer negativen Gesamtsumme zu erstellen, es sei denn, die Gutschriftsrechnung muss nicht mit einer anderen Rechnung verrechnet werden UND Sie werden Ihrem Kunden den Betrag zurückerstatten. In diesem Fall verknüpfen Sie die Erstattung mit der separaten Gutschriftsrechnung und alles ist erledigt.

In den meisten Fällen gehen Sie jedoch wie folgt vor: Um eine zuvor erstellte Rechnung ganz oder teilweise gutzuschreiben, gehen Sie zunächst zur ursprünglichen Rechnung. Wählen Sie dann Aktionen → Duplizieren in eine Gutschriftrechnung.

Das hat den Vorteil, dass Ihr Daxto-Assistent Ihnen die meiste Arbeit abnimmt, wie zum Beispiel das Kopieren aller Daten und das Einfügen einer Anmerkung mit Angabe der ursprünglichen Rechnungsnummer. Der Daxto-Assistent wird außerdem automatisch die Beträge negativ setzen und dafür sorgen, dass die Summen beider Rechnungen ausgeglichen sind. Schließlich weiß Ihr Daxto-Assistent jetzt auch, für welche Originalrechnung Sie eine Gutschriftsrechnung erstellen, und die ganze Situation wird automatisch von Ihrem Assistenten erledigt.

Teilweiser Kreditierung

Angenommen, Ihr Kunde storniert die Hälfte des Auftrags, nachdem Sie bereits die Rechnung gestellt haben, aber bevor die Zahlung erfolgt ist. Nehmen wir als Beispiel an, es handelt sich um zwei Stühle zu je 50,00 €. Der Kunde möchte jedoch nur einen der beiden Stühle kaufen. In diesem Fall erstellen Sie Gutschriftrechnung 0002 mit einem Endbetrag von -50,00 €. Das ist leicht gemacht:

Zunächst duplizieren Sie die ursprüngliche Rechnung in eine Gutschriftrechnung. Ihr Assistent hat diese Rechnung vollständig für Sie ausgefüllt. Es werden aber beide Stühle angezeigt; Sie wollen nur einen stornieren. Sie löschen die Rechnungszeile des noch zu bezahlenden Sitzes aus der Gutschriftrechnung.

Nachdem Sie die Gutschriftsrechnung gespeichert haben, wird in den Endsummen der ursprünglichen Rechnung angezeigt, dass die Hälfte gutgeschrieben worden ist. Denn Ihr Daxto-Assistent kümmert sich automatisch um den Papierkram in dieser Situation. Der Kunde muss nun nur noch die verbleibende Hälfte abbezahlen. Sie verknüpfen diese Zahlung mit der ursprünglichen Rechnung. Das ist alles.

Vergessen Sie nicht, Ihrem Kunden auch die Gutschriftrechnung auszuhändigen. Zusammen mit der Originalrechnung wird die Geschichte sowohl für den Kunden als auch für seine Buchhaltung richtig.

Kreditierung nach Zahlung

Manchmal kreditiert man nicht im Voraus. Manchmal werden Gutschriften erst dann erteilt, wenn die Zahlung bereits erfolgt ist oder ein Teil davon bereits bezahlt wurde. Aber wie funktioniert das?

Bei Daxto hat man sich dafür entschieden, die Originalrechnung in den Mittelpunkt zu stellen. Auf diese Weise müssen Sie sich nicht wie ein Detektiv durch Ihre Unterlagen wühlen, um ein vollständiges Bild zu erhalten. Alle Beträge, Gutschriften und Memorandum-Einträge sind mit der Originalrechnung verknüpft. So hat die Rechnung immer einen aktuellen Überblick über den Stand der Dinge.

Ein Beispiel könnte sein, dass Ihr Kunde zuerst etwas kauft und bezahlt, aber dann vereinbaren Sie beide, dass es trotzdem einen Rabatt von 50 % gibt. Das sieht dann so aus:

In diesem Beispiel wurde also nach Zahlungseingang beschlossen, einen Teil der Rechnung gutzuschreiben. Sie erstellen diese Gutschrift aus der ursprünglichen Rechnung, indem Sie sie in eine Gutschriftrechnung duplizieren und dann auf die Hälfte anpassen. Wenn Sie Ihren Assistenten zu diesem Zeitpunkt eine Prüfung durchführen lassen, würde dies bedeuten, dass die ursprüngliche Rechnung "überzahlt" wurde. Schließlich hatte der Kunde zuvor alles bezahlt. Aufgrund der neuen Gutschriftrechnung ergibt sich nun eine Überzahlung.

Sie sehen diese "Überzahlung" auch in der Auflistung der Gesamtsummen der ursprünglichen Rechnung am unteren Rand und in den verknüpften Zahlungen links davon. Die Lösung besteht darin, dem Kunden das Geld zu erstatten und diese Transaktion mit der ursprünglichen Rechnung zu verknüpfen. Das ist also Rechnung 0001. Alles, was mit dieser Situation zu tun hat, kann also jederzeit auf einen Blick in Rechnung 0001 gesehen werden, mit der alles begann. Ganz klar.

Gutschriftrechnung von einem Lieferanten (Einkaufsrechnung)

Haben Sie eine Gutschriftrechnung von einem Lieferanten erhalten? Wählen Sie dann im Feld "Gutschriftrechnung für Einkaufsrechnung" die richtige Originalrechnung aus, für die diese Gutschriftrechnung bestimmt ist. Ihr Daxto-Assistent wird dann die beiden Rechnungen miteinander verrechnen.

Wenn die Endsumme der erhaltenen Gutschriftrechnung nicht mit der ursprünglichen Rechnung übereinstimmt, können Sie den Restbetrag mit einer Transaktionsverknüpfung bearbeiten oder den Restbetrag auf eine Kategorie buchen.

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Es gibt noch viel mehr über Rechnungen im Allgemeinen zu lernen. Werfen Sie zum Beispiel einen Blick auf diese Übersicht.