Sobald eine Rechnung zum ersten Mal den Status "Gesendet" erreicht, wird sie gesperrt. Der Grund dafür ist, dass eine versandte Rechnung nun auch in den Händen des Empfängers ist.
Eine Rechnung sollte nicht mehr geändert werden, sobald der Empfänger eine Kopie erhalten hat. Wenn noch eine Änderung erforderlich ist, kann eine Gutschriftrechnung erstellt werden.
Gutschriftsrechnungen
Um eine Gutschriftrechnung zu erstellen, gehen Sie zunächst zu der Originalrechnung, die Sie kreditieren möchten. Wählen Sie dann Aktionen → Duplizieren in eine Gutschriftrechnung. Eine Gutschriftsrechnung wird jetzt automatisch mit dem Status "Konzept" erstellt. Übrigens werden Sie sofort zu dieser Gutschriftrechnung weitergeleitet.
Die Gutschriftsrechnung enthält alle Rechnungszeilen der ursprünglichen Rechnung, aber die Beträge sind negativ. Sie können die Gutschriftrechnung sofort versenden. Ihr Daxto-Assistent wird beide Rechnungen automatisch bearbeiten, so dass keine weiteren Zahlungen fällig werden.
Weitere Informationen über Gutschriftsrechnungen.
Duplizieren von Rechnungen
Möchten Sie nach der Kreditierung eine neue Rechnung erstellen? Und ist die neue Rechnung der vorherigen sehr ähnlich? Wählen Sie dann Aktionen → Duplizieren auf neue Rechnung aus der ursprünglichen Rechnung. Sie erstellen dann mit einem Klick einen neuen Rechnungsentwurf mit denselben Informationen wie das Original. Nehmen Sie dann die Anpassung vor und senden Sie die neue Rechnung.
Zahlungsdifferenzen
Es kann auch vorkommen, dass eine Zahlung nicht mit Ihrer Rechnung übereinstimmt. In diesem Fall müssen Sie nicht immer eine Gutschriftrechnung erstellen. Wenn die Zahlung nicht ausreicht, können Sie den Empfänger auffordern, den Restbetrag zu überweisen. Sie verknüpfen diese Zahlung dann als zweite Zahlung auf derselben Rechnung. Wenn Ihr Kunde zu viel bezahlt hat, können Sie den Betrag natürlich zurückerstatten. Sie verknüpfen dann die Überzahlung und die Erstattung mit der Kategorie "Kruisposten".
Wenn es sich um einen sehr kleinen Betrag handelt, zum Beispiel um ein paar Cent, können Sie die kleine Differenz auch direkt mit der Kategorie "Betalingsverschillen" verknüpfen und sich nicht weiter um eine Erstattung oder Nachzahlung kümmern.
Trotzdem entsperren?
Schließlich kann die Sperrung auch rückgängig gemacht werden, wenn nichts anderes vorgesehen ist. Wählen Sie dann im Menü Aktionen → Sperre rückgängig machen. Vergewissern Sie sich dann, dass die Daten des Empfängers und die Summen gleich bleiben. Gelingt dies nicht, senden Sie dem Empfänger eine neue Kopie der Rechnung und bitten ihn, die zuvor erhaltene Rechnung zu vernichten.