Anzahlung Verkaufsrechnung

Wenn Sie mit dem Kunden vereinbaren, etwas in zwei oder mehr Teilen zu bezahlen, ist es wichtig, dass Sie jeden Teil separat in Rechnung stellen. Der Grund dafür ist, dass Sie sonst zu viel und/oder zu früh Mehrwertsteuer zahlen und sich der Umsatz in Ihren Zahlen niederschlägt.

Um Anzahlungen, Raten und Teilzahlungen zu vereinbaren, erstellen Sie daher für jedes Teil eine neue Verkaufsrechnung. Jede dieser Verkaufsrechnungen hat also eine eigene Rechnungsnummer, ein eigenes Rechnungsdatum, ein eigenes Zahlungsfrist und eine eigene Lieferung.

Wie arrangiere ich eine Anzahlung?

Eine Anzahlung darf 50% des Gesamtbetrags nicht überschreiten, wenn nicht ausdrücklich schriftlich mit dem Kunden vereinbart wurde, dass sie höher ausfällt. Dennoch sieht man oft, dass Anzahlungen von 20 bis 30% üblich sind. Angenommen, Sie verkaufen einen handgefertigten Schaukelstuhl zum Preis von 800,00 € einschließlich 21% MwSt. und Sie vereinbaren mit Ihrem Kunden, dass eine Anzahlung von 20% erforderlich ist, dann gehen Sie wie folgt vor:

• Erstellen Sie eine neue Verkaufsrechnung. Sagen wir, dieser bekommt die Rechnungsnummer 0001.
• Fügen Sie eine Rechnungszeile hinzu und schreiben Sie eine klare Beschreibung. Zum Beispiel: "Prächtiger Schaukelstuhl".
• Beenden Sie diese Beschreibung mit dem Satz "Diese Rechnung ist eine 20%ige Anzahlung für die Bestellung Nr. 123.".
• Berechnen Sie 20% von € 800,00 einschließlich Mehrwertsteuer. Das Ergebnis ist 160,00 €.
• Setzen Sie die Anzahl der Einheiten der Rechnungszeile auf 1 und den Einheitspreis auf 160,00 €.
• Kreuzen Sie unten auf der Rechnung die Option an, dass die angegebenen Preise die Mehrwertsteuer enthalten.

• Erstellen Sie eine zweite, neue Verkaufsrechnung. Belassen Sie die Rechnung auf dem Status "Konzept". Es gibt bisher noch keine Rechnungsnummer.
• Fügen Sie eine neue Rechnungszeile mit einer Beschreibung hinzu. Sie können die vorherige Beschreibung weitgehend wiederholen.
• Ändern Sie einfach den letzten Satz in: Diese Rechnung ist eine 80%ige Anzahlung auf die Bestellung Nr. 123. Eine Anzahlung von 20% wurde bereits mit der Rechnung 0001 geleistet.
• Setzen Sie die Anzahl der Einheiten der Rechnungszeile auf 1 und den Einheitspreis auf (800-160=) € 640,00.
• Kreuzen Sie unten auf der Rechnung erneut die Option an, dass die angegebenen Preise die Mehrwertsteuer enthalten.
• Diese zweite Verkaufsrechnung wird im Status "Konzept" belassen. Darüber können Sie gleich mehr lesen.

Natürlich sollten Sie in diesen Texten #123 durch Ihre echte Auftragsnummer ersetzen. Handelt es sich bei Ihrem Kunden nicht um eine Privatperson, sondern um ein Unternehmen? Dann addieren Sie 20 % zu dem Betrag ohne Mehrwertsteuer. Am unteren Ende der Rechnung müssen Sie außerdem angeben, dass die Beträge ohne Mehrwertsteuer angegeben wurden.

Unternehmer berechnen immer exklusive Mehrwertsteuer, aber da Privatpersonen alles inklusive Mehrwertsteuer erfahren, ist es besser, eine Anzahlung von 20% inklusive Mehrwertsteuer zu wählen. Die Wirkung ist dieselbe. Ohne Mehrwertsteuer kostet der Schaukelstuhl natürlich € 661,16. Eine 20%ige Anzahlung beträgt dann 132,23 €. Nicht ganz zufällig 21% weniger als 160,00 €. Dennoch ist die Eingabe des Preises inklusive Mehrwertsteuer für eine Privatperson angenehmer, mit den 21% Mehrwertsteuer inklusive € 160,00 erscheint logischer. Wir sind nicht alle Rechenkünstler. Eine Privatperson berechnet die 20 %ige Anzahlung häufig auf der Grundlage des Preises einschließlich Mehrwertsteuer.

Das zweite Konzept Rechnung

Da Sie den gesamten Termin auf einmal eingegeben haben, erinnert Sie Daxto immer wieder an die zweite Rechnung mit der Ratenzahlung. Auf diese Weise kann sie nicht vergessen werden. Da es sich bei der Rechnung um einen Entwurf handelt, gilt sie noch nicht für die Mehrwertsteuererklärung oder für die Gewinnsteuer. Wenn es an der Zeit ist, Ihren Kunden zur Zahlung aufzufordern, müssen Sie nur noch Folgendes tun:

• Öffnen Sie die zweite Rechnung, die noch den Status "Konzept" hat. Aktualisieren Sie das Rechnungsdatum auf das heutige Datum, das Fälligkeitsdatum wird automatisch aktualisiert.
• Setzen Sie nun den Status auf " Erledigt " oder verwenden Sie die Funktionen unter der Schaltfläche Senden vom Status " Konzept " aus. Diese kennzeichnen die Rechnung automatisch als erledigt.
• Die Rechnung erhält nun eine Rechnungsnummer und gilt für Steuer- und Umsatzzahlen.

Warum nicht eine einzige Rechnung?

Wenn Sie eine Verkaufsrechnung über 800,00 € ausstellen, können Sie diese auch in zwei Zahlungen begleichen lassen. Immerhin können Sie zwei eingegangene Bankzahlungen mit dieser Rechnung verknüpfen. Dies ist jedoch nicht die Absicht. Sie hat die folgenden Nachteile:

• Das Fälligkeitsdatum liegt wahrscheinlich 14 bis 90 Tage nach dem Rechnungsdatum. Wenn Ihr Kunde die Zahlung später vornimmt, werden Sie wahrscheinlich daran erinnert, dass diese Rechnung zu spät bezahlt wurde. Weil der volle Betrag nicht innerhalb der Zahlungsfrist eingegangen ist.
• Wenn Sie den gesamten Betrag von 800,00 € auf eine Rechnung stellen, zahlen Sie bereits die volle Mehrwertsteuer von 21 % auf der Grundlage dieses Rechnungsdatums. Das sind 138,84 € von 800,00 € anstelle von 27,77 € von 160,00 €.
• Wenn der Kunde die Zahlung nicht vornimmt und die Rechnung uneinbringlich wird, muss die Mehrwertsteuer zurückerstattet werden. Das ist unnötiger Ärger. Wenn Sie sich in diese Situation gebracht haben, gibt es eine Lösung: Ergänzung. Dies wäre jedoch nicht notwendig gewesen, wenn jedes Teil separat in Rechnung gestellt worden wäre.
• Auch Ihre Umsatzzahlen sind falsch. Bei einer Rechnung wird der gesamte Umsatz bei der Zustellung dieser Rechnung verbucht, während Sie je nach Rechnungssystem die Rate in dem Zeitraum berechnen sollten, in dem sie eingeht.
• Diese Abweichung bei der Verbuchung des Umsatzes wird noch verschärft, wenn die tatsächliche Zahlung erst in einem späteren Geschäftsjahr erfolgt. Dann zahlen Sie im falschen Geschäftsjahr Gewinnsteuer.

Tun Sie sich also einen Gefallen und stellen Sie getrennte Rechnungen für Anzahlungen, Ratenzahlungen und Teilzahlungen aus. Dann haben Sie später keine unnötige Mehrarbeit.