Anpassen des Erscheinungsbildes von Verkaufsrechnungen

Wenn Sie eine Rechnung an einen Kunden senden, möchten Sie sie wahrscheinlich in Ihrem eigenen Firmenstil formatieren. Auf diese Weise ist eine Rechnung für Ihren Kunden leicht erkennbar und sieht zudem sehr professionell aus.

Aber wie macht man das? Wir helfen Ihnen dabei. In wenigen Schritten beherrschen Sie den Versand von Verkaufsrechnungen in Ihrem eigenen Firmenstil.

Beginnen wir am Anfang

Am praktischsten ist es, das Erscheinungsbild Ihrer Verkaufsrechnungen festzulegen, bevor Sie mit der Erstellung Ihrer ersten Verkaufsrechnung beginnen. Auf diese Weise müssen Sie nur noch auf die richtige Vorlage klicken, wenn Sie zur Auswahl der Rechnungsvorlage kommen.

Sie gelangen zu den Vorlagen, indem Sie auf Menü → Umgebung → Einstellungen → Einstellungen wählen → Vorlagen klicken.

Auf dieser Seite können Sie Ihr Firmenlogo hochladen oder auf eine der vier Optionen klicken, um das Erscheinungsbild von Dokumenten oder E-Mails individuell zu gestalten.

Firmenlogo

Das Hochladen eines Firmenlogos ist ein Kinderspiel. Wählen Sie auf Ihrem Computer die Logodatei aus und ziehen Sie sie mit der Maus in das Upload-Feld unter der Überschrift "Firmenlogo". Das war's. Das Logo wird automatisch gespeichert, so dass Sie dies nicht selbst tun müssen.

Wenn Sie das Logo einmal ändern möchten, wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte. Sie brauchen nichts zu entfernen, das Logo wird sofort für Sie ersetzt. Einfach, nicht wahr?

Dokumente & E-Mails

Hier können Sie dafür sorgen, dass Ihre E-Mails und PDF-Dateien Ihren eigenen Firmenstil erhalten. Schauen wir uns gemeinsam kurz an, was eingestellt werden kann und wie man es macht.

Um zu den Einstellungen zu gelangen, klicken Sie auf einen der Links, zum Beispiel "Standard-Verkaufsrechnung E-Mail". Auf der nächsten Seite sehen Sie dann eine Reihe von Optionen:

Sie können diese nicht bearbeiten. Es gibt 3 Kategorien: Verkaufsrechnung, Rechnungserinnerung und Zahlungserinnerung.

Auch der Typ kann nicht geändert werden.

Sie können den Namen ändern, wenn Sie möchten. Sie finden diesen Namen bei der Erstellung einer Verkaufsrechnung unter "Optionale Felder".

Geben Sie hier eine E-Mail Adresse Ihrer Wahl ein.

Design

Hier bestimmen Sie das Erscheinungsbild der E-Mails und PDFs durch die Wahl verschiedener Farben. Sie können auch entscheiden, ob Sie das Logo auf den E-Mails und/oder der PDF-Datei anzeigen möchten oder nicht, auch in Kombination mit dem Namen Ihrer Organisation.

Wie Sie gerade gelesen haben, haben Sie hier mehrere Möglichkeiten zur Auswahl. Die Optionen sind:

• Kein Logo, nur der Name meiner Organisation.
• Das Logo auf der linken Seite, der Name meiner Organisation auf der rechten Seite.
• Der Name meiner Organisation auf der linken Seite, das Logo auf der rechten Seite.
• Nur das Logo, sonst nichts.

Sie können alle diese Farben getrennt voneinander mit einem Hexadezimalcode einstellen, zum Beispiel #FFFFFF, was für Weiß steht. Wenn Sie sich mit der Verwendung von Hex-Codes nicht auskennen, können Sie einen Online-Farbwähler verwenden. Sie können damit die gewünschte Farbe auf verschiedene Weise auswählen. Der Farbwähler zeigt Ihnen dann den Hex-Code für diese Farbe an. Wenn Sie zum Beispiel diesen Code (einschließlich #) für die Hintergrundfarbe eingeben, ist dies Ihre neue Hintergrundfarbe.

In der Farbschema Vorschau sehen Sie, wie sich die Farben ändern, sobald Sie einen anderen Hex-Code eingeben. Das ist praktisch, weil man sofort sehen kann, ob einem die Farbe gefällt oder nicht.

Inhalt

Wenn Sie auf die Schaltfläche Variable einfügen klicken, erhalten Sie eine Liste mit Optionen. Hier können Sie Variablen zu dem Text hinzufügen, den Sie für die E-Mail der Verkaufsrechnung, Gutschriftsrechnung, Rechnungserinnerung oder Zahlungserinnerung verwenden möchten. Diese Variablen sorgen dafür, dass zum Beispiel der Name des Kunden automatisch eingetragen wird, so dass Sie sich nicht darum kümmern müssen. So können Sie den Text, der auf Ihren Rechnungen erscheinen soll, selbst eingeben, und durch die Verwendung der richtigen Variablen an den richtigen Stellen müssen Sie diesen Text nicht ständig pro Kunde anpassen.

Sind Sie mit allen Ihren Einstellungen zufrieden? Dann müssen Sie nur noch auf Speichern klicken, um Ihre Einstellungen und Texte zu erfassen. Sie können die E-Mails sogar testweise an sich selbst senden, um zu sehen, ob alles wirklich so aussieht, wie Sie es sich vorgestellt haben. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Test senden, nachdem Sie gespeichert haben.