Buchen ist ein Wort, das man im Zusammenhang mit der Buchhaltung häufig hört und antrifft. Es bedeutet: etwas in der Buchhaltung zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erledigen.
Warum heißt es "buchen"?
Denn es ist ein sehr alter Begriff; früher bestand jede Verwaltung aus einem dicken Stapel von Büchern. Stellen Sie sich einen Moment lang das Jahr 1850 oder 1950 vor. Wenn man damals etwas in diese Bücher eintragen wollte, sagte man zum Beispiel zu seinem Kollegen: "Das Glas Erdnussbutter, das der Kunde gerade gekauft hat, werde ich gleich buchen." Obwohl der ganze Stapel von Büchern aus der Buchhaltung oft irgendwo in einem Büro lag, gab es oft ein etwas dünneres Buch auf dem Ladentisch. Das sogenannte Verkaufsjournal. Darin notierte man, dass man ein Glas Erdnussbutter weniger und etwas mehr Geld hatte. Buchführung und Inventur zugleich.
Am Ende des Tages nahm man das Verkaufsjournal mit ins Büro und trug alle Verkäufe des Tages in ein anderes, dickeres Buch ein: das so genannte Hauptbuch. Diese Bücher waren wirklich groß, denn es musste viel darin stehen. Heute kann man sich das Hauptbuch als den Ergebnisbericht von Daxto vorstellen, aber damals war das alles noch etwas umständlicher und viel Handarbeit.
Wie auch immer, die Zeiten ändern sich. Heutzutage scannen wir den Strichcode auf dem Erdnussbutterglas und der Computer erledigt den Rest. Aber das Wort hat sich gehalten. Das Wort "buchen" ist auch heute noch unübersehbar.
Buchungsdatum
Das Buchungsdatum ist das Datum und die Uhrzeit, zu der Sie eine Änderung in Ihren Konten erfassen möchten. Das Buchungsdatum muss also nicht unbedingt das heutige Datum sein. Beispiel: Angenommen, ein Lieferant schickt Ihnen eine Einkaufsrechnung. Auf dieser Einkaufsrechnung steht ein Rechnungsdatum, das Ihr Lieferant angegeben hat. Sagen wir, es ist das Datum von gestern. Sobald Sie diese Rechnung in Ihrer Buchhaltung erfassen, werden Sie sie buchen. Sie buchen sie zum Rechnungsdatum, so soll es sein. In diesem Beispiel ist das also das Datum von gestern. Es spielt keine Rolle, dass Sie sie heute aufschreiben, Sie verwenden immer noch das Datum der Einkaufsrechnung als Buchungsdatum.
Buchsperrdatum
Das Buchsperrdatum wiederum ist modern. Es ist eine Option, mit der Sie Ihre Konten vor Änderungen schützen. Das wollen Sie, denn Zahlen, die offiziell übermittelt wurden, zum Beispiel an den Belastingdienst, dürfen sich danach nicht mehr ändern. Ein Buchsperrdatum kann dabei helfen. Ihr Daxto-Assistent wird Sie warnen, wenn Sie versuchen, etwas in einem Zeitraum zu buchen, den Sie mit dem Buchsperrdatum abgeschlossen haben.