Angenommen, Sie sind im Laden und Ihnen fällt ein, dass Sie noch eine Packung Druckerpapier für das Büro brauchen. Aber Sie haben die Business-Debitkarte nicht dabei. Was dann?
Wenn Sie etwas für Ihr Unternehmen kaufen, können Sie es privat vorstrecken. Sie bringen dies später in der Geschäftsbuchhaltung wieder in Ordnung. Dies kann auf zwei Arten geschehen:
1. Den Betrag direkt an Sie selbst zurückzahlen
Am einfachsten ist es, wenn Sie den Betrag direkt von Ihrem Unternehmen an sich selbst überweisen, so bleibt klar, was passiert ist. Außerdem haben Sie das Geld privat sofort zurück.
- Verbuchen Sie die Quittung oder Einkaufsrechnung in Ihrer Buchhaltung.
- Überweisen Sie den Gesamtbetrag einschließlich Mehrwertsteuer von einem Geschäftskonto auf Ihr Privatkonto.
- Verknüpfen Sie diese Zahlung vom Geschäftskonto mit dem zuvor eingegebenen Quittung oder der Einkaufsrechnung.
Und das war's. Die Quittung oder Kaufrechnung ist nun in Ihrer Buchhaltung sauber erfasst. Sie haben das Geld privat zurück und diese Zahlung stellt sicher, dass die Zahlung der Quittung oder der Kaufrechnung erfüllt wurde.
2. Notieren Sie, dass Ihr Unternehmen Ihnen den Betrag schuldet
Sie müssen den Betrag nicht immer sofort von Ihrem Unternehmen an sich selbst überweisen, Sie können ihn auch einfach als Schuld verbuchen. Eine Schuld Ihres Unternehmens an Sie. Angenommen, Ihr Name ist Bart, dann gehen Sie folgendermaßen vor:
- Verbuchen Sie den Beleg oder die Einkaufsrechnung in Ihrer Buchhaltung.
- Legen Sie eine Memorandum-Buchung mit zwei Kategorien an: die erste ist "Crediteuren" und die zweite ist "Stortingen Bart".
- Legen Sie die Quittung oder Einkaufsrechnung als Bezugsrechnung für die Memorandum Buchung fest.
- Schreiben Sie unter "Crediteuren" 10,00 € in die Soll-Spalte. Dadurch wird dieser Betrag reduziert.
- Schreiben Sie unter "Stortingen Bart" 10,00 € in die Guthaben-Spalte. Dadurch wird dieser Betrag erhöht.
Jetzt ist alles geregelt. Die Quittung oder Einkaufsrechnung wurde durch eine verbundene Zahlung vom Typ "Memorandum" bezahlt. In der Bilanz steht, dass Bart 10,00 € in das Unternehmen eingezahlt hat. Das ist natürlich nicht das, was tatsächlich passiert ist, aber so verbuchen Sie es. Auf diese Weise schuldet das Unternehmen Bart weitere 10,00 €.
Wenn Sie diesen Betrag später noch auf sich selbst übertragen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
- Überweisen Sie 10,00 € von einem Geschäftskonto auf Ihr eigenes Konto.
- Verknüpfen Sie die Zahlung mit der Kategorie "Opnames Bart".
So einfach ist es.