Das Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist unerlässlich. So können nicht nur die korrekten Vergütungen abgerechnet und ausgezahlt werden, sondern Sie haben auch einen klaren Überblick über alle Bewegungen. Ein absolutes Muss für Sie und den Belastingdienst.
Fahrten mit eigenen Fahrzeugen
Dies beginnt damit, dass genau festgehalten wird, wem das Fahrzeug gehört und wie es genutzt wird:
- Ein Geschäftsfahrzeug, das ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt wird.
- Ein Geschäftsfahrzeug, das teilweise privat genutzt wird.
- Ein privates Fahrzeug, das teilweise geschäftlich genutzt wird.
Jeder Fahrtenbericht muss einen schlüssigen Kilometerstand enthalten. Das bedeutet, dass für jeden Geschäftskilometer eine angemessene Begründung oder Erklärung vorliegen muss. Auf diese Weise behalten Sie übrigens auch selbst alle Fahrzeuge und Fahrten im Blick. Als Unternehmer erhalten Sie dadurch Einblicke, die es Ihnen ermöglichen, später günstige Entscheidungen zu treffen.
Minimale Anforderungen
Für ein akzeptiertes Fahrtenbuch müssen mindestens die folgenden Informationen aufgezeichnet werden:
- Datum: Wann war die Fahrt?
- Zweck: Warum wurde gereist?
- Ziel: Wohin ging die Fahrt?
- Kilometerzahl: Wie lang war die Fahrt?
Das Fahrtenbuch in Daxto geht noch ein wenig weiter. Die Eintragungen sind nicht nur sehr übersichtlich, sondern auch klar und vollständig.
Abstand oder Kilometerstand?
Die vollständigste Verwaltung verwendet den Kilometerstand vor und nach einer Reise. Auf diese Weise lassen sich alle Fahrten sauber miteinander verbinden, um den aktuellen Kilometerstand zu ermitteln. In einigen Fällen, wie zum Beispiel bei einem Privatfahrzeug, das nur gelegentlich geschäftlich genutzt wird, ist es auch in Ordnung, nur die Kilometer zu erfassen, die auf den Geschäftsreisen gefahren wurden.
Kilometergeld
Für einige Reisen wird ein Kilometergeld gezahlt. Dies ist ein Vorteil der Regierung für die Unternehmer.
Seit 2006 liegt dieser Betrag bei 0,19 € pro Kilometer. Es ist fast sicher, dass er 2023 auf 0,21 € und 2024 auf 0,23 € steigen wird. Auch gibt es europäische Pläne, ab 2030 Straßenbenutzungsgebühren einzuführen. Es ist wahrscheinlich, dass das Kilometergeld bis dahin damit abgegolten sein wird.
Das Kilometergeld ist dazu bestimmt, die Kosten für Geschäftsreisen zu decken. Allerdings reicht das nicht aus. Anschaffung, Ersatz, Wartung und Kraftstoff können damit nicht vollständig bezahlt werden. Aber es hilft ein wenig, was immer willkommen ist.
Die Gebühr ist in der Buchhaltung vom Gewinn abzugsfähig. Die Mehrwertsteuer wird ebenfalls als Vorsteuer eingetragen. Sie werden also später weniger Gewinnsteuer und Umsatzsteuer zahlen.
Daxto berechnet das Kilometergeld automatisch nach dem richtigen Satz. Sie müssen nur die Fahrzeuge richtig einstellen und die Fahrten korrekt aufzeichnen. Der Rest wird automatisch erledigt.
Andere Fahrten
Wenn Sie Ihr Fahrrad für geschäftliche Zwecke nutzen, können Sie auch Kilometergeld beantragen. Dies gilt im Übrigen auch für den gesamten Berufsverkehr. Bei der Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln, Taxis oder Mietwagen sind die Kosten sogar voll absetzbar.
Auch die Parkkosten können abgezogen werden. Dabei buchen Sie den Beleg einfach als Einkaufsrechnung. Bewahren Sie daher immer alle Quittungen und sonstigen Belege auf, damit Sie Ihre Fahrten erklären können, wenn Sie bei einer Kontrolle danach gefragt werden.