Bevor Sie mit der Erstellung oder Bearbeitung von Rechnungen beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle relevanten Beziehungen in Daxto erfasst haben. Auf diese Weise können Sie den Empfänger oder Absender der Rechnung leicht eintragen, da alle Personen und Organisationen aufgelistet sind und Sie sie nur anklicken müssen. Auf diese Weise haben Sie diese Informationen immer zur Hand und müssen nicht jedes Mal zu den Beziehungen zurückkehren, um die Daten der betreffenden Person oder Organisation nachzuschlagen.
Wie füge ich Organisationen in Daxto hinzu?
In diesem Artikel werden wir Ihnen Schritt für Schritt helfen, Organisationen in Daxto hinzuzufügen. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Personen hinzufügen können, klicken Sie hier.
Wenn Sie eingeloggt sind, gehen Sie zunächst zu Menü → Beziehungen → Organisationen. Wenn Sie hier angekommen sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Eine neue Organisation hinzufügen.
Eine Organisation hinzufügen
Auf dieser Seite sehen Sie eine Reihe von Feldern, die Sie ausfüllen können. Neben einigen Feldern befindet sich eine , an die Sie sich mit dem Mauszeiger anlehnen können, um zusätzliche Hilfe zu erhalten, falls Sie diese benötigen.
Ganz unten finden Sie ein Optionsfeld mit der Bezeichnung "Autopilot", das Sie entweder ankreuzen oder deaktivieren können. Wenn Sie dieses Optionsfeld ankreuzen, kann Ihr Daxto-Assistent automatisch Zahlungs- oder Rechnungserinnerungen versenden.
Wenn Sie alles ausgefüllt haben, klicken Sie auf Speichern. Sie sehen dann automatisch eine neue Seite mit einer Übersicht. Hier sehen Sie alle Daten, die Sie gerade eingegeben haben, und können weitere hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Daten hinzufügen. Sie erhalten dann eine Reihe von Optionen, aus denen Sie wählen können: Adresse, Nummer der Handelskammer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, bevorzugte Sprache, soziale Medien, Mehrwertsteuernummer und Website. Wir werden sie im Folgenden getrennt behandeln.
Adresse- Etikett (optional): Hier können Sie etwas eingeben, wenn Sie zum Beispiel einige zusätzliche Informationen zur Adresse hinzufügen möchten, um etwas zu verdeutlichen. Diese Informationen sind nur für Sie sichtbar.
- Typ: Hier haben Sie vier Möglichkeiten: Rechnungsadresse, Postadresse, allgemeine Adresse oder Lieferadresse. Wenn es mehrere Typen von Adressen gibt, können Sie auf diese Weise mehr als eine Adresse hinzufügen, zum Beispiel eine Postadresse und eine Rechnungsadresse.
- Adresse: Je nachdem, welchen Typ Sie gewählt haben, geben Sie hier eine Adresse einschließlich der Hausnummer ein.
- Wohnort: Geben Sie nur den Wohnort an.
- Provinz: kann leer gelassen werden. Bei einer ausländischen Adresse können Sie hier das Bundesland, die Präfektur, den Landkreis oder den Kanton eingeben.
- Postleitzahl: Geben Sie nur die Postleitzahl ein. Zum Beispiel 1234 AB.
- Land: Dies ist das Land, das Sie in den Einstellungen ( Menü → Umgebung → Einstellungen) als Standardland ausgewählt haben. Das macht es Ihnen leicht, wenn Ihre Kunden hauptsächlich aus einem Land kommen, zum Beispiel aus den Niederlanden.
- Primär: Markieren Sie dieses Optionsfeld, wenn Sie mehrere Adressen für diese Organisation eingegeben haben und diese Adresse bevorzugt für diese Organisation verwendet werden soll. Daher kann nur eine Adresse primär sein.
- Nummer der Handelskammer: Geben Sie die Nummer der Handelskammer der Organisation an.
- E-Mail-Adresse: Geben Sie die E-Mail-Adresse der Organisation ein.
- Etikett: Hier können Sie etwas eintragen, wenn ein Unternehmen zum Beispiel mehrere E-Mail-Adressen verwendet, oder wenn Sie einige weitere Informationen zur Verdeutlichung für sich selbst hinzufügen möchten. Diese Informationen sind nur für Sie sichtbar.
- Markieren Sie dieses Optionsfeld, wenn diese E-Mail-Adresse bevorzugt für diese Organisation verwendet werden soll.
- Administrativ: Markieren Sie dieses Optionsfeld, wenn diese E-Mail-Adresse für administrative Aufgaben bevorzugt wird, zum Beispiel die E-Mail-Adresse, an die Sie Rechnungen senden.
- Telefon: Geben Sie die Telefonnummer ein.
- Etikett: Hier können Sie etwas eintragen, wenn zum Beispiel ein Unternehmen mehrere Telefonnummern verwendet oder wenn Sie einige weitere Informationen hinzufügen möchten, um sich selbst zu verdeutlichen. Diese Informationen sind nur für Sie sichtbar.
- Primär: Kreuzen Sie dieses Optionsfeld an, wenn diese Telefonnummer bevorzugt für diese Organisation verwendet werden soll.
- Administrativ: Kreuzen Sie dieses Optionsfeld an, wenn diese Telefonnummer für administrative Aufgaben bevorzugt wird.
- Bevorzugte Sprache: Wählen Sie hier die bevorzugte Sprache für diese Organisation. Auch die Rechnungen und E-Mails an diesen Kunden werden in dieser Sprache verfasst.
- Soziale Medien: die Adresse der entsprechenden sozialen Medien.
- Etikett: Hier können Sie etwas eintragen, wenn zum Beispiel ein Unternehmen mehrere Arten von sozialen Medien nutzt oder wenn Sie einige weitere Informationen hinzufügen möchten, um sich selbst zu verdeutlichen.
- Primär: Kreuzen Sie dieses Optionsfeld an, wenn diese Adresse in den sozialen Medien bevorzugt für diese Organisation verwendet werden soll.
- Administrativ: Kreuzen Sie dieses Optionsfeld an, wenn diese Adresse in den sozialen Medien für administrative Aufgaben bevorzugt wird.
- MwSt.-Nummer: Geben Sie die MwSt.-Nummer der Organisation an.
- Etikett: Hier können Sie etwas eintragen, wenn Sie weitere Informationen hinzufügen möchten, um sich selbst zu verdeutlichen. Diese Informationen sind nur für Sie sichtbar.
- Website: Geben Sie die Website der Organisation an, zum Beispiel B-Art.nl
- Etikett: Hier können Sie etwas eintragen, wenn zum Beispiel ein Unternehmen mehrere Websites hat oder wenn Sie weitere Informationen hinzufügen möchten, um sich selbst zu verdeutlichen. Diese Informationen sind nur für Sie sichtbar.
- Primär: Kreuzen Sie dieses Optionsfeld an, wenn diese Website bevorzugt für diese Organisation verwendet werden soll.
- Administrativ: Kreuzen Sie dieses Optionsfeld an, wenn diese Website für administrative Aufgaben bevorzugt wird.
Notizen zur Organisation
Jeder kennt die bunten Haftnotizen, die man zum Beispiel benutzen kann, um etwas aufzuschreiben, das man nicht vergessen darf, oder um seinen Büroraum zu tapezieren. In Daxto können Sie auch Notizen machen, aber dann digital. Das ist praktisch, denn man kann sie nicht verlieren, wenn der Klebestreifen versagt.
Um eine Notiz hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Notiz erstellen. Sie gelangen auf eine neue Seite, auf der Sie eine Reihe von Optionen auswählen und die Notiz ausfüllen können.
- Notiz Priorität: Hier können Sie zwischen vier Prioritäten wählen: niedrig, mittel, hoch of höchst. Dies dient vor allem dazu, sich selbst zu verdeutlichen, wie wichtig die Notiz ist.
- Verwandte Person: Hier können Sie eine Person aus einer Liste auswählen. Diese Liste enthält alle Personen, die Sie zuvor hinzugefügt haben.
- Geschrieben auf: Das Datum und die Uhrzeit werden automatisch eingestellt, wenn Sie mit der Erstellung der Notiz beginnen. Sie können dies auf ein Datum und eine Uhrzeit Ihrer Wahl ändern.
- Notiz: Füllen Sie die Notiz hier aus.
Nachdem Sie sie gespeichert haben, sehen Sie die Notiz in der Übersicht der Organisation. Sie können die Notiz jederzeit bearbeiten oder löschen, wenn Sie möchten.
Verkaufsrechnungen für Organisation
Wenn Sie bereits Verkaufsrechnungen für diese Organisation erstellt haben, sehen Sie sie hier übersichtlich gruppiert. Sie können hier auch ganz einfach eine neue Verkaufsrechnung erstellen, die dann sofort der richtigen Organisation zugeordnet wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Verkaufsrechnung erstellen.
Einkaufsrechnungen von Organisation
Wenn Sie bereits Einkaufsrechnungen von dieser Organisation erhalten haben, sehen Sie sie hier übersichtlich zusammengefasst. Sie können hier auch eine neue Einkaufsrechnung buchen, damit sie sofort auf den Namen der richtigen Organisation registriert wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche Buch neue Einkaufsrechnung.
Finanzkonten von Organisation
Fügen Sie ein Finanzkonto für diese Organisation hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche Neues Finanzkonto erstellen klicken. Sie werden dann auf eine neue Seite weitergeleitet, auf der Sie alle erforderlichen Angaben machen können.
Personen bei Organisation
Wenn Sie eine oder mehrere Personen hinzugefügt und das Feld "Person arbeitet bei" ausgefüllt haben, sehen Sie diese Person(en) hier.